PASOS PARA ACTUALIZAR LIBRO DE AFILIADOS J.A.C.S.

PARA ACTUALIZAR EL LIBRO DE REGISTRO DE AFILIADOS(AS) DE LA JUNTA, TENGA EN CUENTA LO SIGUIENTE...

Actualizar el registro de afiliados(as) de una Junta de Acción Comunal (JAC) es un proceso mediante el cual se pone al día el listado de residentes afiliados(as) a ésta, que permite saber con cuantos afiliados cuenta la organización en una fecha determinada para cumplir con los objetivos para los que fue creada.

Existen tres procesos que permiten mantener actualizado el libro de registro de afiliados(as): Proceso de revisión secretarial, Proceso declarativo y Proceso disciplinario.

1. Proceso de revisión secretarial:

Es el proceso mediante el cual el Secretario (a) de la JAC mantiene actualizado el libro de registro afiliados (as), para lo cual adelanta las siguientes tareas:

a. Revisar que los afiliados (as) a la JAC se encuentren registrados en el libro sólo una vez. En caso que encuentre más de un registro para un mismo afiliado (a), el secretario(a) debe anular los registros repetidos y dejar como único el más antiguo de éstos.

b. Verificar que los registros contengan todos los datos requeridos (Número de Orden, Fecha de afiliación, Nombres y Apellidos, Documento de Identidad, Dirección, Teléfono, Edad, Sexo, Ocupación, Comisión de Trabajo, Firma y Observaciones). En caso de encontrar registros incompletos procurar su consecución.

c. Revisar que cada registro este debidamente firmado o colocada la huella (caso de los afiliados (as) que no saben escribir). De presentarse ausencia de firma o huella debe proceder a excluir del libro dichos registros, pues son prueba de inscripciones de personas que jamás adquirieron la calidad de afiliados(as). Se debe tener cuidado con los registros de afiliados (as) que figuren sin firma porque algunos pueden corresponder a: Personas que solicitaron su afiliación ante la Personería Local o ante el DAACD, registros que fueron transcritos después de adelantar, aplicando el debido proceso, depuración al libro, los cuales se deben contar como registros hábiles.

d. Verificar la existencia de cartas de renuncia en la cual el afiliado (a) expresa su voluntad de renuncia y/o retiro de la organización. De encontrarse tales documentos se deben cancelar dichos registros.

e. Revisar que la numeración (número de orden) de los registros no presente inconsistencias a fin de determinar el número total de afiliados (as) al libro en una fecha determinada. De hallar inconsistencias se deben hacer las correcciones y constancia en el libro debidamente firmada por Secretario (a) y Fiscal de la JAC.

f. Mantener, en lo posible, actualizado el registro de cada afiliado(a) respecto de su residencia, documento de identidad, dirección, teléfono, etc. a fin de tener una información clara, objetiva, veraz y completa de los afiliados a la organización comunitaria.

2. Proceso declarativo

Es el proceso que realiza la CCC de la JAC para excluir de la JAC a aquellos afiliados (as) que, a pesar de no haber violado las normas comunales, no pueden seguir perteneciendo a la organización comunal por las siguientes causales: 1) Fallecimiento. 2) Cambio de residencia por fuera del territorio de la JAC. Se desarrolla de la siguiente manera:

a. El secretario (a) de la JAC, elabora una lista de los afiliados (as) que presuntamente han fallecido y de aquellos que ya no residen en el territorio de la JAC.

b. Se entrega el listado a la CCC de la JAC para que la misma, de forma inmediata, inicie el debido proceso que garantice los principios de publicidad, economía, celeridad, eficacia, imparcialidad y contradicción; así como el derecho de defensa, para lo cual debe adelantar los siguientes pasos:

• Adopta, mediante decisión plasmada en documento denominado AUTO, la apertura del proceso declarativo en contra de los afiliados (as) presuntamente fallecidos (as) y/o de aquellos (as) que han cambiado de residencia fuera del territorio de la JAC.

• Comunica a los afectados (as) sobre la apertura del proceso declarativo y les otorga un plazo (día, lugar y fecha) para que clarifiquen su situación y aporten las pruebas que consideren pertinentes. Se recomienda dejar cinco días para la presentación de las mismas.

• Una vez se haya permitido a los afectados (as) exponer su situación, la CCC de la JAC práctica las pruebas, para lo cual tiene un término de 10 días hábiles para tomar la decisión pertinente en cada uno de los casos. La práctica de pruebas consiste en revisar documentos, realizar visitas a la residencia de los afiliados (as) a fin de determinar si la persona aún vive allí o para indagar con los vecinos(as) la situación de cada uno.

• Surtida la práctica de pruebas la CCC de la JAC emite el fallo declarativo en el cual se resuelve excluir de la JAC del barrio correspondiente aquellos afiliados (as) que efectivamente no residen en el territorio de la JAC o que fallecieron, haciendo claridad que los afectados (as) tienen derecho a interponer los recursos de reposición y apelación dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha de notificación de la decisión.

Los recursos (reposición y/o apelación) se interponen ante la CCC de la JAC para que se aclare, modifique o revoque la decisión.

El Recurso de Reposición lo asume y resuelve la CCC que emitió el fallo, en este caso la CCC de la JAC.

El Recurso de Apelación lo asume y resuelve LA ASOJUNTAS

• La CCC de la JAC debe notificar (personalmente o por edicto) el contenido del fallo a los afectados. Para notificar personalmente se envía una citación al afiliado (a) a la dirección que se encuentra registrada en el libro. Si el afiliado(a) no se hace presente, se procede a la notificación por Edicto.

El edicto, es un escrito que se coloca por diez

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