PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS

Planeación y administración de contratos

Si el proyecto no involucra proveedores externos, tanto este aparte como el siguiente se pueden saltar. Sin embargo, dado que el auge por el outsourcing, en especial en materia de conexión a Internet e implementación de software de refiere, incluimos los dos apartes como tercer y cuarta habilidad requerida.

El contrato es el documento que rige las condiciones bajo las cuales se adquiere un bien y/o servicio. En el caso de los bienes, es mucho más fácil medir la entrega de lo adquirido, situación que se dificulta cuando son servicios. Por esto es recomendable tener una lista de "entregables" que se esperan obtener de los servicios recibidos. Entre más tangibles los entregables, más fácil de administrar el cumplimiento.

Hay dos temas fundamentales en la administración de un contrato: la entrega de los resultados (entregables) y el cumplimiento de las fechas para estas entregas. Para ambos se establecen criterios y requerimientos que permiten controlar el cumplimiento de los dos temas. Ojalá el pago esté amarrado a los entregables a satisfacción por el contratante, lo que aporta un factor motivador para el cumplimiento.

Con frecuencia se olvida que el contrato es un documento legal, regido por el código de comercio de cada país, por lo que es indispensable conocer éste código. De la misma manera se convierte en necesidad conocer el esquema de manejo de las pólizas de cumplimiento, las instancias para su ejecución, y la documentación de soporte.

La administración del contrato es el proceso de asegurar que el desempeño del vendedor cumplirá con los requerimientos contractuales. En los grandes proyectos con múltiples proveedores de productos o servicios, el aspecto clave de la administración del contrato es manejar las interfaces entre los varios proveedores. La naturaleza legal de las relaciones contractuales hace que sea imperativo que el equipo del proyecto esté atento de las implicaciones legales de las acciones que se toman cuando se administre el contrato.

En resumen, la administración del contrato involucra el control de los entregables, los pagos, y el manejo del tiempo del proyecto.

Cierre contractual del proyecto

Entregar un producto no significa la finalización del proyecto. Para cerrar un plan es necesario cumplir una serie de procesos que nos aseguren aquilatar la experiencia para aplicarla en el mejoramiento continuo.

Sin un proceso formal de cierre, los equipos de proyectos pueden seguir trabajando sin reconocer el final, haciendo que se extiendan los cronogramas y generando gastos inesperados. Por el contrario, el cierre asegura que todas las metas del proyecto han sido alcanzadas completamente; que los clientes están satisfechos con los resultados; que el conocimiento y la información crítica han sido capturados; que el equipo se siente realizado; y que los recursos son liberados para nuevos proyectos. Sean exitosos o no, todos los proyectos deben ser cerrados. Para proyectos complejos puede ser una buena idea ir cerrando cada fase individualmente, de manera tal que resulte menos complejo el cierre final. Este proceso puede ayudar a identificar las lecciones aprendidas, fundamentalmente en aquellos proyectos que son cancelados antes de su finalización.

Sin embargo, en la propia euforia de haber llegado al final, muchas veces este proceso se obvia y lo que podía convertirse en un momento de análisis de los resultados, reflexión e incorporación de la información acumulada a la organización, pasa sin mayor trascendencia. Esto sucede por la falta de buenas prácticas de gestión, ya sea a nivel del proyecto o de la organización, o por desconocimiento de las mismas en las personas a cargo de los proyectos. Por ello, la conclusión de un proyecto se tiene que realizar de manera ordenada pues, de lo contrario, quedarán eventos difíciles de cerrar.

Al terminar un proyecto debemos realizar una revisión que contemple planificación y traspaso del proyecto al grupo que se encarga del mantenimiento u operación; asignación de los miembros del equipo a otros proyectos; asignación de los recursos materiales a otros proyectos; finalización de la relación contractual con el cliente, con los proveedores y contratistas; y revisión de las lecciones aprendidas en el proyecto y documentación de las mismas. Asimismo, en el informe de cierre se debe consignar el desempeño del proyecto con relación a los objetivos, factores críticos de éxito, presupuesto y cronograma. Adicionalmente, se relacionan las lecciones aprendidas y las conclusiones arrojadas.

En este documento es importante agrupar algunos de los elementos fundamentales que faciliten el desarrollo exitoso de la organización a través del uso de la información histórica registrada. El proceso de cierre incluye tareas tales como realizar el cierre financiero y contractual, dando solución a cualquier problema que pueda existir; liberar todos los recursos (ya sean materiales o humanos) y reubicarlos en nuevas tareas; concluir, recolectar y archivar todos los documentos generados a lo largo del desarrollo; documentar todos los problemas enfrentados y su resolución (ayuda a otros proyectos a identificarlos en momentos tempranos como posibles riesgos); obtener las lecciones aprendidas por cada miembro del proyecto, discutirlas y archivarlas (esto favorece el mejoramiento de la productividad y eficiencia del equipo en las nuevas tareas que enfrenten), y celebrar el fin del proyecto.

Cierre contractual: Incluye todas las actividades necesarias para establecer y cerrar cualquier acuerdo contractual establecido por el proyecto, así como definir aquellas actividades que apoyan el cierre administrativo formal del proyecto. Este procedimiento incluye la verificación que todo el trabajo ha sido completado correcta y satisfactoriamente y el cierre administrativo (actualización de los documentos contractuales que reflejen los resultados finales, así como el proceso de archivar toda la información para un uso futuro).

Los términos y condiciones del contrato también pueden prescribir especificaciones para el cierre del proyecto que pueden ser parte de este procedimiento. La conclusión temprana de un contrato es un caso especial de cierre de contrato que podría involucrar, por ejemplo, la incapacidad de entrega del producto, sobregiro de los presupuestos, o la ausencia de recursos necesarios.

Como conclusión de todo este proceso se sugiere obtener, además de otros definidos en los procedimientos establecidos, dos documentos finales que agrupan el mayor bagaje informativo: el Informe de cierre de proyecto y el Informe de evaluación del proyecto.

Informe de cierre

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