PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

ASESORIA S.A.S – COMPRAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

IDENTIFICACION

CARGO

Denominación:

Código: Grado:

Número de cargos:

Relación y dependencia

Departamento:

Sección:

Jefe inmediato:

Descripción de procedimientos

1. OBJETIVO

Describir detalladamente las actividades relacionadas con el proceso de compras de productos y Servicios en CEDCO S.A.S.

2. ALCANCE

Aplica para todo producto o servicio que se vaya a adquirir en CEDCO S.A.S., desde el momento de su necesidad hasta su posterior entrega y verificación.

ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

1

Identificación de la necesidad de productos y/o servicios Personal ASESORIA S.A.S

Aux. Contable

N/A

2 Solicitud al Auxiliar contable los productos y/o servicios Personal Asesoría S.A.S

Solicitud Interna de

Productos.

3

Solicitar la autorización de la Gerencia de los productos y/o servicios solicitados, firmando el respectivo formato.

Aux. Contable Orden de servicio

GC.PR.01-FR.06

Orden de compra

GC.PR.01-FR.11

4 El producto solicitado se encuentra en el inventario?

SI: Entrega de los productos al personal, solicitando el diligenciamiento de la casilla

Correspondiente a recibí, NO: Se sigue al numeral 6.

Aux. Contable

Solicitud interna de productos.

5 Cada vez que sea necesario se debe solicitar los productos necesarios para reponer el inventario entregado, previamente autorizados por la gerencia.

Aux. Contable

Orden de compra

6 Solicitud de productos y/o servicios al proveedor por correo electrónico.

Aux. Contable Orden de compra

Orden de servicio

7 Recepción y verificación de productos y/o servicios solicitados

Aux. Contable Orden de compra

Orden de servicio

8 Organización de los productos y/o artículos comprados en el respectivo sitio

Aux. Contable

NA

9 Registro de la compra en el sistema y archivo de la respectivas órdenes de compra producto o servicio

Aux. Contable

Factura de compra FC

10 Entrega de la factura al Responsable de Contabilidad con los soportes necesarios: Factura de compra (2) y Copia de la Orden de Compra (1) para su respectiva revisión.

Aux. Contable

Factura de compra FC

11 Una vez revisadas y aprobadas por el

Responsable de Contabilidad se separan las copias de las originales para el respectivo archivo y pago. Responsable de Contabilidad

Aux. Contable.

NA

12 Archivo provisional en Acordeón de las facturas de compra FC, si es compra a crédito.

Si es compra de contado se elabora el comprobante de egreso.

Aux. Contable Comprobante de

Egreso

Comprobante de

Egreso en Efectivo

13 Presupuesto de pagos para la elaboración de cheques en la fecha determinada. Aux. Contable

Presupuesto de Pagos

14 Elaboración y revisión del cheque, adjuntando copia de la orden de compra y/o servicios. Responsable de Contabilidad

Aux. Contable. Comprobante de

Egreso

• Cheque

...