Procedimiento De Compras

INDICE

OBJETIVO 2

ALCANCE 2

DEFINICIONES 2

DESARROLLO 3

REGISTROS 4

ANEXO I 5

ANEXO II 6

ANEXO III 7

OBJETIVO

Asegurar que el proceso de compras se realice de tal forma que se pueda garantizar que los productos adquiridos por “La Giralda, S.A. de C.V” cumplen con las especificaciones requeridas por el Sistema de Gestión de Calidad.

ALCANCE

Este procedimiento es aplicable al Departamento de Compras de “La Giralda, S.A. de C.V”.

Las Gerencias, Directivos, Jefes de departamentos, y personal de administración deben considerar este procedimiento para los efectos de implementar un proceso de adquisiciones efectivo y eficiente para la evaluación y el control de los productos y servicios comprados/contratados, con el fin de satisfacer las necesidades y requisitos de la empresa.

DEFINICIONES

Proveedor: empresa o persona Jurídica o natural, que suministra productos, servicios o información.

Proveedor único: Corresponde a un proveedor para un determinado material y/o servicio, que en el país, región o comuna sea el único en poseerlo o que por contrato, el Colegio esté comprometido a adquirir el insumo a ese proveedor.

Evidencia histórica: proveedores habituales, antes de la implementación del sistema, fiables en cuanto al cumplimiento de los requisitos de compra

Insumos: bienes empleados en la producción de otro bien o servicio

Cotización: proceso de recolección del precio de un producto / servicio

Orden de compra: solicitud escrita a un proveedor para determinados productos o servicios

Consultor, consultaría, programas de reforzamiento: profesional/técnico con las competencias necesarias que presta apoyo/servicios a la ejecución de proyectos o implementación de sistemas en el Colegio San Francisco Javier de Los Vilos

Adquisición/compra: Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio de un bien o servicio

DESARROLLO

De la Adquisición de insumos

1. Ante la necesidad de la adquisición de un producto para satisfacer las especificaciones de los clientes de la empresa “La Giralda, S.A. de C.V.”, los Directivos, jefes de departamentos y administrativos, deben realizar un memorando interno con referencia: “SOLICITUD DE ADQUISICION.

2. El jefe de compras, recibirá los memorando de SOLICITUD DE ADQUISICION el último día hábil de la tercera semana de cada mes. En la oportunidad el Gerente de producción debe revisar y filtrar las solicitudes, ajustándolas a las planificaciones entregadas por los diferentes departamentos. Estas solicitudes podrán ser aprobadas o rechazadas parcialmente o totalmente.

3. El Gerente de producción deberá refundir en un solo memorando de SOLICITUD DE ADQUISICION DEL MES XXX, los requerimientos aprobados por él y dirigirlo al Departamento de compras a más tardar el día martes siguiente, para cuantificación, cotización y estimación del financiamiento involucrado. Debe ir acompañada dicha solicitud con los respaldos de las solicitudes de adquisición de los distintos departamentos.

4. La Secretaria del Departamento de compras procederá a realizar las 3 cotizaciones que requiere el sistema de gestión de la calidad y en un plazo no superior a las 48 horas deberá informar a la Gerencia de Producción sobre los valores cotizados.

5. Los proveedores deben ser evaluados y seleccionados antes de adquirir sus productos/servicios. A tales efectos, se tendrá en cuenta:

• Precio, plazo, condiciones de pago, etc.

• Evidencia histórica.

• Reputación del posible proveedor, solicitando referencias de otros clientes.

6. Una vez seleccionados los proveedores para la compra, la Secretaria presentará una lista al Departamento de producción, mediante la “Lista de Proveedores” detallando las diferencias económicas y de calidad de sus productos/servicios.

7. Una vez cotizado y aprobado el insumo, el departamento de Compras deberá proceder a elaborar la Orden de Compra, debidamente foliada, donde se deben incluir los siguientes aspectos:

• Nº de orden de compra. Fecha de emisión.

• Nombre, Rut, giro, dirección, teléfono del Colegio San Francisco Javier. Nombre del proveedor.

• Unidad, cantidad, descripción del material, valor unitario, valor total. Fecha de entrega, lugar de entrega

• Condiciones de pago., VºBº Gerencia

• El original y 1era copia amarilla debe ser entregada al proveedor, y la 2da copia debe quedar archivada en el Departamento Administración y Finanzas., junto con los antecedentes de respaldo.

8. Una vez suministrado el producto, la Secretaria recibe y verifica contra guía de despacho o factura según sea el caso, el físico recepcionado. En el caso de

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