Manual De Procedimientos De Compras

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

DEL AREA DE COMPARAS DE LA EMPRESA FARMACIAS DEL DR. DESCUENTO, S.A DE C.V.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

II- INDICE

CAPITULO

I- TITULO…………………………………………………… 1

II- INDICE……………………………………………………. 2

III- ALCANCE………………………………………………… 3

IV- OBJETIVO DEL MANUAL………………………………. 3

V- POLITICAS………………………………………………… 3

VI- RESPONSABLES…………………………………………. 4

VII- PROCEDIMIENTOS……………………………………… 5

VIII- REGISTRO DE CAMBIOS………………………………. 9

IX- DOCUMENTOS RELACIONADOS……………………. 9

X- GLOSARIO DE TERMINOS………………………………. 10

XI- ANEXO 1 FLUJOGRAMA…………………………………… 11-14

III-ALCANCE

El presente manual comprende el proceso de compras para los recursos que son asignados a los departamentos: Administrativos, Recursos Humanos, Soporte, Operaciones, Producción y Ventas de acuerdo a lo establecido anualmente en el Presupuesto Anual de Gastos de la Empresa FARMACIA DE GENERICOS, S.A DE C.V.

IV- OBJETIVO

Asegurar que las adquisiciones se lleven a cabo según normativas establecidas en el presentedocumento y que los artículos para la compra sean realmente requeridos para llevar a cabo lastareas específicas del sector solicitante.

V- POLITICAS

1-Queda establecido que en octubre de cada año, se elaborara un presupuesto anual de gastos para el año siguiente, esto de acuerdo a la previsión de necesidades financieras de todos los departamentos de la empresa: Recursos Humanos, Soporte, Administración, Produccion, Coordinación y Ventas, donde cada jefe de departamento debe realizar el cálculo correspondiente a los distintos rubros en los cuales se requerirán desembolsos de dinero con sus justificaciones correspondientes, vía nota al Jefe de Administración y Finanzas, según fechas establecidas por la Dirección Administrativa.

2-Según esta previsión de necesidades, el Jefe de Administración y Finanzas confecciona elPRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS (PAG), y posterior verificación y autorización delDirector Administrativo, una vez definidos los montos, estarán cargando en undocumento compartido a más tardar para fines de diciembre a fin de que todos los jefesde departamentos accedan a la información y certifiquen los valores presupuestados paracada rubro asignado.

3-En el documento compartido, estarán asignados los responsables para cada tipo de acciónque podrá realizar con respecto a la carga de datos, siendo estos los encargados de“ejecutar” y “actualizar” los valores de las compras, y la última verificación y visto bueno lo realizara el Jefe de Administración y Finanzas, quien se le denominara “Administrador”.

4- Se detalla a continuación, los responsables por departamento:

•Jefe de Ventas: Departamento de Ventas

•Jefe de Producción: Departamento de Producción

•Jefe de Administración: Departamento Administrativo

•Coordinador de Operaciones: Departamento de Operaciones del campo

•Jefe de Soporte : Departamento de

5-Todas las compras que son autorizadas por los jefes de departamentos deben estar registrado en la planilla de presupuesto compartido al realizar la orden de compra.

6- Cuando el encargado de compras firma la Orden de Compra (OC), verifica la carga en la planilla de presupuesto compartido antes de remitir al Jefe de Administración y Finanzas para su último control y aprobación, luego de esto, se procede a la compra.

7-En caso de que el Jefe de Departamento solicitante autorice la compra y no registre en el presupuesto, será motivo de sanción disciplinaria previsto en el reglamento interno de la empresa.

VI- RESPONSABLES

•Encargado de Compras

•Encargado de Depósito

•Jefes de Departamentos

•Jefe de administración y finanzas

•Director Administrativo

VII- PROCEDIMIENTOS

7.1-ANTES DE LA COMPRA DE ORDEN DE PEDIDO

1-El solicitante debe llenar una planilla de ORDEN DE PEDIDO (OP), (Cada sector debecontar con un talonario numerado y en duplicado), el jefe del sector debe firmar y argumentar el gasto.

2-Esta OP, se remitirá al Encargado de depósito quien deberá revisar si tal producto está disponible en stock, en caso de que exista, se hace entrega marcando en la O.P entregado confirma de la persona que recibe, y los detalles y cantidades del ítem retirado.

3-En caso de que no todos los ítemes fueron entregados, el Encargado de Deposito deberáremitir el duplicado de la OP al Encargado de compras marcando como pendientes los ítemspara proceder a la compra.

7.2-REALIZACION DE LA COMPRA

1-El encargado de compras, se encarga de ver la forma de compra (crédito, contado, cajachica). Todas las compras deberán tener O.P.

2-Para realizar las compras mayores de Gs.300.000 crédito o contado debe haber unmínimo de 3 presupuestos y elaboración de O.C.

3-El presupuesto aprobadotendrá la firma del responsable que hizo el pedido aclarando enel presupuesto el motivo de la elección (precio, calidad, etc.), este presupuesto será válidohasta 30 días, y deberá quedar anexada una copia a la factura. En caso de reiterarse lamisma compra se podrá utilizar el mismo presupuesto, siempre y cuando, la antigüedaddel presupuesto no sea superior a 30 días.

4-Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras por abecedario teniendoen cuenta el proveedor, y la 2da copia va con legajo para compra.

5-Las compras menores a Gastos de $500.00 se realizarán al contado y por CAJA CHICA, sinnecesidad de presupuestos y O.C. Si las compras son reiteradas deberá seguir el procesonormal de compras descripto más arriba.

6-En caso de que no se disponga de tres presupuestos, el Encargado de Compras deberájustificar en la OP el motivo y el Jefe de Administración y Finanzas analizara y si lascondiciones están dadas, se autoriza la compra.

7-Al elaborar la OC debe estar registrado por el área solicitante de la compra "en la carpeta “compartida del presupuesto general", firmado por el encargado de compras y con el vistobueno del jefe de administración y Finanzas, se confecciona la orden de compra quedebe contener; el proveedor, código contable del proveedor y el código contable de laobra o gasto que corresponda.

7.3-ENTREGA DE LA COMPRAENTREGA - ORDEN DE PEDIDO

1- Para la recepción de la compra, el auxiliar de compra provee de una copia de la OC alencargado de depósito a modo de control de las cantidades y características del/las compras adquiridas.

2.Con la copia de la OC este deberá verificar que el contenido de la factura recibida delproveedor coincida con la cantidad física de mercaderías de acuerdo a la OC yconfirmando la información debe dar ingreso a las mercaderías en el stock delsistema informático y archivará con su firma de visto bueno. La factura con sello al reverso lo remitirá a compras para completar el rejistro de compras.

3.El encargado del depósito se encarga de comunicar a los sectores solicitantes que lasmercaderías ya se encuentran en el depósito para pasar a retirar los pendientes, segúnfirma de conformidad o recibido en la OP original.

7. 4- PROCEDIMIENTO POST COMPRA

1-El Dpto. de compra tiene la responsabilidad de verificar que las facturas contengan lafecha, el tipo de comprobante (de crédito /contado), vencimiento del timbrado, que notengan tachaduras ni enmiendas y en caso de que sea una compra a crédito, consignar lafecha de vencimiento.

2-El Encargado de Compras remite a Contabilidad según cronograma de fechasestipuladas por contabilidad los legajos de compra (En un tiempo aproximado a 48 horasdespués). Como resguardo, Compras llevará un libro donde registrará toda ladocumentacion que entregó a Contabilidad (nombre proveedor y número de factura),en donde firmará Contabilidad por cada retiro.

3-En caso que Contabilidad registre algún faltante de documentación o irregularidad,deberá devolver a Compras para su regularización.

4-Contabilidad se encargara del registro de las facturas de compras en el módulo de “compras” del sistema para imputarlos, y pasara un informe diario a la gerencia de todoslos registros e imputaciones (Compras a Crédito y Contado realizadas con O.C.)Asimismo la gerencia y contabilidad deberán sellar y firmar las facturas para indicar quefueron CARGADAS en el sistema y verificadas.

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