PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

A CONTINUACIÓN SE MUESTRAN 2 PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS:

PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS (1)

Primer paso.

Se recibe la requisición de las compras hechas al departamento de abastecimiento, la cuales indicaran:

*¿Qué es lo que se necesita?

*¿Cuántas unidades necesita?

*Cuándo debe estar disponible los artículos para la producción.

*Quién hace la requisición y la solicitud.

*Cantidad de existencia en el inventario del producto ( esto para evitar compras innecesarias y mantener al mínimo los gastos de inventario)

*¿Quiénes autorizan la compra?

SEGUNDO PASO

Análisis de las posibles fuentes de abastecimiento "proveedores potenciales". Realizar investigación de los archivos disponibles que se tengan en compras, pedir cotización de precios a cada uno de los proveedores así como fechas de entrega y embarque.

TERCER PASO

Realizar el análisis de las cotizaciones de los proveedores en término de precios, descuentos, entregas, embarques. Solvencia, calidad del trabajo. Reciprocidad y otros factores.

CUARTO PASO

En este paso se coloca la orden de compra, la mejor alternativa, mejor proveedor, se debe estar seguro de que en la orden exista toda la información del artículo, numero de orden, firmas, cantidad, precio, fecha de entrega, descuentos y condiciones de pago.

QUINTO PASO

Seguimiento del pedido, esto implica realizar comprobaciones ocasionales para chequear el progreso, el estatus de cumplimiento del pedido.

SEXTO PASO

Recibo del artículo, esto traerá varias actividades por el departamento de recibo antes mencionadas como inspección e inspección y manejo en el área de almacén.

SEPTIMO PASO

Este paso final implica la termalización de la transacción y debe realizarse un registro del inventario la operación de compra se da como terminada y se envía el pago a los proveedores.

NOTA

Al accionar un procedimiento de compras este es de diferentes maneras, dependiendo si se trata de una empresa de procesos productivos o de un servicio. Si no se cuenta con un archivo de proveedores se debe buscar información en publicaciones, periódico, folletos o directorios industriales.

PROCESO DE COMPRAS (2)

Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.

Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.

Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.

Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.

Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.

Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.

Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).

Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir

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