PROCESAR LA INFORMACION DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA SENA

GESTION DOCUMENTAL

FICHA: 1093212

INSTRUCTOR

ANDREY BONILLA TORRES

APRENDIZ

BEATRIZ CASTAÑEDA FONSECA

LINA MARITZA SIERRA SIERRA

GINNA SEMANATE

ADRIANA MARQUEZ

DIEGO FERNANDO ACOSTA BARRANTES

RUSBELT FERNEY LAITON VELASCO

PROCESAR LA INFORMACION DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN

BOGOTA 18 DE ABRIL DE 2016

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACION

¿Qué efectos genera la no aplicación de los procesos de archivo hacia los clientes internos y externos en la Universidad Gran Colombia?

1. OBJETIVO GENERAL

Verificar e identificar el correcto cumplimiento de los procesos que conlleven a una aplicación eficiente del Programa de Gestión Documental.

1. OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Hacer un  diagnóstico de la situación actual de Gestión Documental en la Universidad Gran Colombia.
2. Analizar, evaluar e interpretar los procesos y metodologías del manejo documental para identificar la debida aplicación de los procesos de acuerdo a la normatividad y disposición que la ley general de archivo ordena.
3. Analizar detalladamente cada uno de los procesos archivísticos: normatividad, alistamiento de documentos, tabla de retención documental, custodia de la documentación^[a].

1. PLANTEAMIENTO DE LAS PREGUNTAS DE INVESTIGACION

• ¿Qué procesos archivísticos no cumplen con la normatividad  que la ley general de archivos ordena?
• ¿Qué factores influyen en el proceso de gestión documental que orienten el cumplimiento y adecuada aplicación de las TRD?
• ¿El perfil de las personas es el adecuado para el desarrollo de los procesos archivísticos en cada dependencia?
• ¿La capacitación, seguimiento y control de los procesos archivísticos es adecuado para el buen desarrollo del mismo?
• ¿Se tienen instrumentos de evaluación para los procesos que permitan identificar las falencias que presentan en cada proceso?

1. JUSTIFICACION

En Colombia el archivo general de la nación es el ente rector de la política archivística en el Artículo 4to de la ley 594 de 2000, sobre los principios generales que rigen la función archivística, señala en el  literal  H “Modernización” infraestructura y la organización de su sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.

Es de gran importancia la Gestión Documental en el ámbito administrativo y organizacional en las empresas, ya que permiten el buen desarrollo de las funciones que allí desempeñan; es así como el archivo es un área de soporte administrativo significativo para la gestión institucional.

Sin embargo el manejo de los procesos archivísticos en las empresas no se cumple adecuadamente y se presentan problemáticas  que afectan al servicio que se presta a los clientes internos y externos que tiene la entidad, generando con ello perdida de documentos, tramites costosos, demoras en las respuestas de las solicitudes, pérdida de tiempo y recursos, reprocesos.

Ante esta situación es importante realizar un estudio en la Universidad Gran  Colombia de los procesos archivísticos, para identificar las falencias que se presentan y así determinar una solución que permita mejorar y aplicar el adecuado proceso.

VIABILIDAD

La realización de esta investigación, no crea un recurso económico que genere mayor problema. Se cuenta con el recurso humano para implementar la investigación, de igual manera el proyecto tiene el apoyo de la Universidad la Gran Colombia que está siendo objeto de investigación en cuanto a los procesos archivísticos.

En cuanto a la parte legal, el proyecto  se rige por la normatividad que se establece en la ley 594 de Julio de 2000 de archivos, la cual se rige la Gestión Documental en la universidad la Gran Colombia. Con la investigación se pretende verificar como se llevan a cabo los procesos archivísticos y si realmente cumplen con todos los requisitos de la norma, para mejorar la prestación del servicio a los clientes externos e internos de la Universidad Gran Colombia.

1. MARCO TEORICO

1. PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

La ley 594 de 2000 en su Artículo 22, Procesos Archivísticos, establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos. Se determinan los siguientes procesos:

1.  PRODUCCION DOCUMENTAL

Generación de documentos en las instituciones, en cumplimiento de sus funciones.

1.  RECEPCION DE DOCUMENTOS

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

1.  DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario, esto se realiza al interior y al exterior de la entidad, sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envió de los mismos.

1.  TRAMITE DE DOCUMENTOS

Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

1.  ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

1.  CONSULTA DE DOCUMENTOS

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. El usuario tiene derecho de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente.

1.  CONSERVACION DE DOCUMENTOS

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

1.  DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

1. DIGITALIZACION

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, cine, microfilm y otros) que solo puede ser leída e interpretada por computador.

1.  ASPECTO LEGAL

La Ley 527 de 1999 o la Ley de comercio electrónico y la Ley 594 de 2000 Ley general de archivos, utilización de nuevas tecnologías en el manejo de los documentos, es importante considerar que el párrafo 1 del Artículo 19 de este último establece la obligación de garantizar la autenticidad, integridad y la inalterabilidad de la información allí consignada, aspectos no del todo resueltos por la tecnología.

1.  VENTAJAS DE LA DIGITALIZACION

• Velocidad y facilidad de consulta.
• Distribución en red.
• Capacidad de mejorar imágenes de documentos en mal estado.
• Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de documentación.
• Consulta de una misma información por varios usuarios a la vez.

1. MICROFILMACION

Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

1.  ASPECTOS LEGALES

Los decretos Ley 5227 de 1950 y 3354 de 1954 establecen los parámetros y procedimientos que se deben tener en cuenta para que un microfilm se constituya como medio valido para transferir documentación.

1. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Es el instrumento de apoyo administrativo en la Gestión Documental, que permite agrupar la documentación en series, subseries y sus correspondientes tipos documentales, de acuerdo con las funciones propias de cada dependencia. Series documentales a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

1.  COMPONENTES DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

1. FONDO

Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones.

1. SECCION

Es una subdivisión del fondo, identificada con la producción documental de una unidad administrativa o funcional de la Universidad.

1. SUBSECCION

Es una subdivisión de la Sección identificada con la producción documental de una subdivisión de la unidad administrativa o funcional.

1.  CONTENIDO DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

1. SERIE DOCUMENTAL

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor.

1. SUBSERIE DOCUMENTAL

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas.

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