PROCESO ADMINISTRATIVO

CONCEPTO DE PROCESO ADMINISTRATIVO

Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, es la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.

COMPONENTES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANIFICACIÓN

Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones pararealizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización”. A. Reyes Ponce.

"Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasosnecesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos".Ernest Dale.

“Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso desuposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividadespropuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados" George R. Terry.

"La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se defineun problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas"J. A. Fernández Arenas.

"La planeación consiste en determinar los objetivos y formular políticas, procedimientos ymétodos para lograrlos" L. J. Kazmier.

"Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos, ycuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias" Burt K. Scanlan.

"Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursosde acción, a partir de los cuales establece los objetivos" Joseph L. Massie.

"Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro,generalmente el proceso de planeación consiste en considerar las diferentes alternativasen el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor" Robert N. Anthony

IMPORTANCIA

La vida actual es sumamente dinámica, donde el cambio está presente constantemente,éste puede ser súbito o lento, la planeación permite asimilar estos cambios.Razones por las cuales es importante la planeación:

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racionalde los recursos.

Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, másno los elimina.

Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten,con las mayores garantías de éxito.

Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.

Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.

Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando lascorazonadas o empirismo.

Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.

Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases através de las cuales operará la empresa.

Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.

Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.

PROPÓSITOS

La planeación, se inicia a partir de la definición de los propósitos, éstos son los finesesenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de cualquier grupo social. Su determinación es una función reservada a los altos funcionarios de laempresa.Los propósitos proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico, seexpresan genéricamente y su determinación es una función reservada a los altosejecutivos de la empresa.Toda organización debe establecer los propósitos como base para la formulación de unplan; las siguientes cuatro características los diferencian de los objetivos.

Los Propósitos Son aspiraciones fundamentales o fines de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente, un grupo social.

La diferencia entre los objetivos y los propósitos es que: son básicos o trascendentales porque constituyen el fundamento de los demás elementos; genéricos o cualitativos, ya que no se expresan en términos numéricos; permanentes porque su per iodo de vida es vigente durante la existencia de la organización; y semipermanentes, debido aque pueden abarcar un periodo determinado.

ORGANIZACIÓN

Desde siempre el ser humano ha estado consciente de que la obtención de eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos. Una vez establecidos los objetivos (lo que se quiere hacer) a través de la planeación, será necesario determinar que medidas utilizar para lograrlos (como hacerlo).

"Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados" Agustín Reyes Ponce.

“Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir." Eugenio Sixto Velasco.

"Estructura de relaciones entre personas, trabajo y recursos" Beckles, Carmichael ySarchet.

"Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue" Issac Guzmán V.

"Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa" Koontz & O'Donnell.

"La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes" Joseph L. Massie.

DIRECCION

Esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución, comando o liderazgo,es una función de tal trascendencia, que algunos autores consideran que laadministración y la dirección son una misma cosa.Como hemos visto que en la planeación es el ¿Qué se quiere hacer?, nos sigue laorganización con el ¿Cómo se va hacer?, para entrar en la etapa de la Dirección, dondeencontraremos las formas de Ver que se haga.

Algunos autores llaman a este elemento “actuación” otros“ejecución” . Terry define la“actuación” como “hacer que todos los miembros del grupo se propongan lograr elobjetivo, de acuerdo con los planes y la organización, hechos por el jefe administrativo.Algunos autores los definen de la siguiente manera.

Burt K. Scanlan. Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización.

Leonard J. Kasmier . La guía y supervisión de los esfuerzos de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización.

Joel J. Lerner y H.A. Baker. Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y la supervisión.}

La dirección. Es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión

CONTROL

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.

Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa" (p.654).

Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas" (p.610)

Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición". (p.62).

Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales:

En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión

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