PROGRAMA AUDITORIA OPERATIVA

PROGRAMA AUDITORIA OPERATIVA

Presentado por:

Luisa Fernanda Correa

Luz Miriam Cardona

Yeison Alexander Campos

Yenifer Gabalan

Presentado al Docente:

German Rocha

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

BOGOTÁ

• Índice

INTRODUCCIÓN

Este trabajo es realizado con el fin de complementar los conocimientos teóricos, con los prácticos, desarrollando así una auditoria operativa en el área de Recursos Humanos, en la cual posiblemente se encontraran falencias las cuales se evaluaran, teniendo como base las normas de auditoria generalmente aceptadas, identificando la planeación estratégica y utilizando como criterios de medición los indicadores de gestión y posteriormente se formularan recomendaciones para su mejoramiento.

• Presentación

Objetivo general

Desarrollar por medio de una auditoria operativa los conocimientos que hemos adquirido, realizándolos en la práctica para descubrir las posibles falencias y evaluar los controles existentes en una empresa y el desempeño en los procedimientos del área auditada, con el fin de dar las recomendaciones necesarias para el mejoramiento de los mismos.

Objetivos específicos

1) Aplicar los conocimientos adquiridos en la materia para llevar a cabo una buena auditoria operativa.

2) Realizar una auditoria operativa en un campo practico, donde se pueda identificar la Matriz DOFA de una empresa en un área funcional.

3) Complementar los conocimientos teóricos con los prácticos para así tener bases consolidadas para realizar una auditoria operativa.

4) Identificar los procedimientos que obstaculizan el normal funcionamiento de las actividades de un área específica.

5) Formular recomendaciones para mejorar los procedimientos en los cuales se encontraron anomalías para completar el buen funcionamiento del área auditada, teniendo en cuenta las 3 E (economía, eficiencia y eficacia).

6) Desarrollar la auditoria teniendo en cuenta los papeles de trabajo para encontrar las evidencias de una manera técnica.

7) Dar recomendaciones a la administración para mejorar procesos que no permiten el buen funcionamiento de las operaciones de la compañía.

• Descripción de la entidad

Constitución: La empresa fue constituida mediante Escritura Pública en Santafé de Bogotá el 22 de febrero de 1.993 inscrita el 16 de febrero de 1.993. Se constituyó la sociedad comercial denominada ACEROS CORTADOS S.A.

Objeto social: Importación, transformación y venta de acero en todas sus formas y calidades, así como de otros metales ferrosos y no ferrosos, tales como el aluminio, zinc, etc. La distribución de acero y otros metales; ya sean de origen nacional o importado, la compra y venta de maquinaria relacionado con el manejo del acero y de otros metales.

Número de empleados: La empresa cuenta con 100 empleados, 79 en la sede Bogotá y 20 en la sede de Barranquilla y un Asesor comercial en Medellín.

Sucursales:

• En Bogotá se encuentran las oficinas y planta donde operan la Dirección General, la Dirección Comercial, la Dirección de Recursos Humanos y la Dirección Administrativa y Financiera.

• En el Parque Industrial Malambo en Barranquilla estan localizados 20 asesores comerciales.

• En Medellín se encuentra un asesor comercial con dependencia directa de la sede Bogotá.

• Cronograma de actividades

SEMANA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Visita a la sede administrativa (Bogotá) para recoger información acerca de la compañía, con el fin de tener más conocimiento acerca de ésta. Dirección administrativa de la empresa.

2 Evaluación de las áreas funcionales de la empresa. Luz Miriam Cardona

Identificación del área funcional más crítica. Luz Miriam Cardona

4 Selección del área a auditar Luz Miriam, Luisa, Yeison, Yenifer

5 Extracción de los hallazgos del área auditada. Luz Miriam, Luisa, Yeison, Yenifer

Formulación de recomendaciones para el mejoramiento de los procesos y presentar informe final. Luz Miriam, Luisa, Yeison, Yenifer

• Desarrollo del programa de Auditoria Operacional.

PERSONAL

El personal de cualquier organización es el recurso más importante de los

• recursos existentes en ella. De allí que la auditoria de esta función abarque

aspectos tan importantes como aquellos relacionados con vinculación y

• desarrollo de personal, la estructura orgánica, la coordinación de este

• Departamento con otros de la empresa, la descripción de puestos, etc.

OBJETIVO:

• Realizar un estudio y evaluación de las políticas y procedimientos relacionados

• con la administración y control del personal existente dentro de la firma.

POLITICAS:

El auditor deberá detectar e informar las verdaderas relaciones entre los

distintos factores humanos al igual que las personas que desarrollen por sus capacidades para así sugerir promociones u obtener una imagen cada vez más clara del funcionamiento de la organización.

PROGRAMA:

• Analizar si son adecuadas las políticas y procedimientos para reclutar el

• personal más capacitado, asignar sueldos que garanticen la estabilidad

• permanente de la persona, mantener programas de adiestramiento,

• capacitación y desarrollo de personal y otros factores que son importantes

para garantizar el reconocimiento de derechos que todo trabajador tiene como ser humano.

• Evaluación de la estructura de la organización que permita identificar si se aplican adecuadamente los principios de autoridad, reconociendo derechos y obligaciones que tienen, tanto el trabajador como la empresa.

Efectuar el análisis del Manual de Punciones y confrontarlo con las

• actividades que desempeña el trabajador.

Si existe una contabilidad de Recursos Humanos, evaluar:

• a. Los diferentes factores imputables que determinan el costo de ese

• personal.

• b. El método usado en el cálculo del valor de los recursos humanos de

• la empresa.

• c. Los procedimientos usados para la acumulación tanto del costo

• como del valor de esos recursos.

• d. Los diferentes documentos que sirvan de justificantes de las

• transacciones.

• e. Los diferentes medios de control que aplique la empresa en términos

• de horas de trabajo. retardos, fechas de vacaciones, pagas por

• anticipos a cesantías, salarios, horas extras, reconocimiento de

• méritos, programas recreativos y educativos, etc.

1) Selección del área a auditar

Área a auditar: Recursos Humanos.

2) Preparaciones previas:

2.1) Nombramiento de coordinador: La Sra. Norma Zuluaga. (Directora de Recursos Humanos) de la Compañía ACEROS CORTADOS S.A.

2.2) Nombramiento de empleados que colaboran con el coordinador:

Los jóvenes: Luz Miriam Cardona, Luisa Fernanda Correa, Yeison Alexander Campos y Jennifer Gabalan.

2.3) Estudio de manuales de funciones, procedimientos, guías de autorización.

Todo el personal de la empresa cuenta con manuales de funciones, de igual manera se realizan los procedimientos y controles existentes en donde se verifica el debido proceso de autorización de la forma correcta.

3. ENCUESTA INICIAL

3.1. VISITA A LAS INSTALACIONES

Se realizo una vistita a las instalaciones del área de recursos humanos ubicada en la sede de Bogotá con el fin de observar las situaciones en las que se encuentra esta área se analizaron varios aspectos:

INFRAESTRUCTURA

Se encontró que los espacios son bastante amplios, hay muy buena iluminación, los escritorios son cómodos y las sillas facilitan la buena postura.

AMBIENTE COMO EQUIPO DE TRABAJO

Se encontró un ambiente agradable los trabajadores se apoyan entre si para brindar un excelente resultado el gerente y los jefes tienen muy buena comunicación con sus subalternos.

SEGURIDAD INDUSTRIAL

Se observo que la higiene y seguridad ha sido implementada por la iluminación, la ventilación y todos los espacios necesarios para el buen desenvolvimiento del personal.

3.1. ESTUDIOS DE EXPEDIENTES DE AUDITORIA SOBRE EL AREA SELECCIONADA

Se realizo un estudio para identificar problemas anteriores y ver su seguimiento y mejoras, se encontró que en la parte de la infraestructura mejoro en un 90% en los planteado en la auditoria anterior igualmente en la parte de seguridad industrial

...