Plan De Comunicación-calidad

OBJETIVO

Gestionar y documentar estrategias de comunicación para el correcto funcionamiento de los procesos fortaleciendo dicha comunicación de CONFECCIONES MEICY.

ALCANCE

Inicia desde la identificación de las necesidades a comunicar hasta la creación y administración de estrategias que permitan el buen funcionamiento del plan de gestión de comunicación.

DESCRIPCIÓN

La comunicación es una actividad que aborda en su totalidad a la organización, pasando por todas las áreas, procesos, colaboradores y lo que esté relacionado con la organización tanto internos como externo, lo que hace que la comunicación sea proyectada y ejecutadas a diversos públicos y por ende con objetivos diferentes, por ello es fundamental organizarla y llevarla a la práctica sensibilizando a todos los colaboradores de la organización para así generar conciencia de lo importante que es la comunicación para que los procesos funcionen de forma correcta.

El plan de gestión de comunicación diseñado para CONFECCIONES MEICY permite desarrollar estrategias de comunicación que brinden dar solución y permiten responder a diversos criterios, aspectos y necesidades que surjan en la organización, la herramienta consta de dos (2) ítems (ver imagen 8) que gracias a su programación con Visual Basic y Macros permite un fácil uso y entendimiento de la herramienta.

IMAGEN 8

Los dos ítems que conforman el plan de gestión de comunicación se explica a continuación:

1. Plan de comunicaciones (ver anexo plan de comunicaciones)

Se diseñó con el objetivo de gestionar la comunicación de la organización, dándole un uso adecuado para un correcto funcionamiento de los procesos de la organización, este ítem se encuentra conformado por ocho (8) puntos:

• Proceso: Nombre del proceso en el que se planea ejecutar la comunicación.

• Tema específico: Tema específico de lo que se quiere tratar en la comunicación.

• Objetivo: Logro que se quiere alcanzan con la comunicación planeada.

• Actividades: Nombre de las actividades necesarias para cumplir con el objetivo.

• Público objetivo: Publico al que se quiere intervenir con la comunicación.

• Medio de comunicación: Se da a elegir el medio de comunicación con que se quiere llegar al público objetivo, estas elecciones van del 1 al 14, son:

1. Manual de procedimientos

2. Planes y programas.

3. Documentos internos.

4. Encuestas.

5. Carteleras.

6. Reunión

7. Informe.

8. Boletines.

9. Llamadas telefónicas

10. Correo, pagina WEB

11. Eventos.

12. Cartillas.

13. Videos, Cd.

14. Video conferencias.

• Recurso necesario: Recursos que se necesitan para lograr la comunicación deseada.

• Responsable: Nombre de la persona o proceso responsable de la comunicación.

Para facilitar el manejo de los puntos que conforman el plan de comunicación, se diseñó la programación de un botón que permitiera diligenciar la información solicitada por medio de un formulario (Ver imagen 10).

Imagen 10

2. Matriz de comunicación (ver anexo matriz de comunicación)

En esta matriz se muestra en detalle la comunicación que se quiere birndar a la organización, y para esto cuenta con una información la cual corresponde a los siguientes cinco (5) puntos:

• Tema de la comunicación:

• Público objetivo: Publico al que se quiere intervenir con la comunicación.

• Responsable: Nombre de la persona o proceso responsable de la comunicación.

• Medio de comunicación: Se da a elegir el medio de comunicación con que se quiere llegar al público objetivo, estas elecciones

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