Plan De Calidad

INGENIERIA Y CONSTRUCCIONES INCOLUR S.A.

INSTRUCTIVO AL PROCESO DE FACTURAS DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS

CODIGO : IT – 7.4-5

MODIFICACIÓN : 4

FECHA DE VIGENCIA : 17.10.13

APLICABLE A : FINANZAS Y COSTOS – OBRAS

Originado por :

Verónica Gutierrez

Encargada de Tesorería

Aprobado por :

Paula Rivas

Gerente de Finanzas y Costos

1 OBJETIVO

Establecer la responsabilidad y metodología para la recepción, aprobación y pago de Facturas a proveedores de productos y proveedores de servicios (subcontratistas)

2 RESPONSABILIDADES

2.1 EN OFICINA

2.1.1 Gerente de Finanzas y Costos

• Prever recursos financieros para los Pagos a los Proveedores y Subcontratistas

• Revisar y aprobar las facturas que vienen con V°B° de Obra

• Aprobar la Nómina de Pago de Proveedores.

2.1.2 Gerente de Operaciones y Gerente de Proyectos

• Asegurar que el proceso de revisión de facturas funcione adecuadamente

• Autorizar facturas en los casos que falte el V°B° a facturas de obra

2.1.3 Encargado de Subcontratos Oficina Central:

• Suministrar al Encargado de Proveedores y Tesorería el listado actualizado de Subcontratistas que aplique factura de compra

2.1.4 Tesorera:

• Controla y supervisa el trabajo de los Encargados de Proveedores

• Realiza el control y pago de leasing

• Revisa y controla el Flujo de Proveedores

• Custodia las boletas de Garantía de Proveedores

• Autorización de nominas bancarias en lo referido al pago proveedores

• Realiza el detalle para el pago de Servicios

2.1.5 Encargado de Proveedores:

• Asigna los Centros de Costo a las Facturas

• Verificar que la factura del subcontrato tengan las revisiones laborales al día.

• Identificar la factura de subcontratos con un timbre de subcontrato marcando en el mismo si adjunta los documentos de estado de pago y certificado laboral.

• Prepara e informa los memos a obra solicitando los V°B° de facturas

• Controla los factoring

• Realiza la circularización

• Realiza los Arqueos

• Recepciona los V°B° de facturas de Obra

• Prepara Informe de IVA

• Entrega a Gerencia facturas para V°B°

• Actualiza y realiza la cuadratura del flujo de proveedores

• Prepara nomina de pago

• Solicita y controla las Notas de Crédito

• Realiza el pago de Servicios

• Archiva los controles Tributarios

• Realiza la asociación de la orden de compra con factura.

• Prepara y contabiliza los cheques de la nomina de pago de facturas de proveedores

• Prepara y envía las cartas para devolución de Facturas

• Seguimiento a facturas sin orden de compra

• Realiza la atención telefónica de proveedores

• Adjunta la Orden de Compra a las Facturas.

2.1.6 Secretaria Recepcionista:

• Recepciona las facturas, estampando el timbre y colocando la fecha en que fue recepcionada en oficina, destacando la fecha de recepción en obra (si corresponde).

• Ingresa los documentos a la contabilidad

• Recepciona las facturas de compra proveniente del Jefe de Contabilidad y lo procesa de la misma manera como si se tratase de una factura del proveedor.

• A diferencia de una factura del proveedor, la recepcionista consulta al Jefe de Contabilidad para la colocación de la fecha de vencimiento de la factura de compra recibida.

• Usando la Nómina de Pago avisa al proveedor la forma de pago, si es Vale Vista indica el nombre del Banco y sucursal o cuando es Cheque indica la dirección de Incolur y hora que debe retirarlo, (anotando en la misma nómina el nombre y el cargo de quien recibió el aviso).

• Realizar el Pago a Proveedores y dejar respaldo de dicho pago.

• Guardar bajo llave cuando los cheques no son retirados

2.2 OBRA

2.2.1 Ingeniero Administrador de obra:

• Aprueba las facturas relacionadas con su obra.

• Aprueba los estados de pagos de los subcontratos y arriendos

• Solicitar a la Gerencia de Finanzas y Costos o a la Gerencia de Operaciones la aprobación de toda condición de pago “especial” transada con proveedor o subcontratista en obra.

2.2.2 Jefe de Ingeniería (Oficina Técnica) y/o encargado de costos

• Revisa las facturas, se asegura de los respaldos y de su envío oportuno a oficina central.

• Envía al Jefe de Contabilidad de oficina central el estado de pago aprobado de los subcontratistas

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