Plan De Contingencia

CONTENIDO

1. Objetivos

2. Alcance

3. Niveles de Alerta

4. Organización

5. Funciones y Responsabilidades

6. Procedimientos Generales

7. Procedimientos Específicos

8. Anexos

GERENCIA DE SEGURIDAD BANCARIA

PLAN DE CONTINGENCIA EN CASO DE

SITUACIONES ESPECIALES

ELECCIONES PRESIDENCIALES OCT 2012

1.- OBJETIVOS

Establecer los procedimientos generales y específicos, así como también, asignar responsabilidades y niveles de autoridad, necesarios para enfrentar con éxito las situaciones especiales resultantes de agresiones intencionales que pudieran atentar contra la vida de empleados, bienes de la empresa y minimizar el impacto en las operaciones de de la Institución Financiera.

2.- ALCANCE

Áreas Operacionales:

3.- NIVELES DE ALERTA

Con la finalidad de estandarizar los niveles de alerta para toda la organización, se establecen las siguientes alertas:

CODIGO VERDE: Condición generada por posibles eventos de riesgo, que no se evidencia materialización. CONDICIONES NORMALES o de BAJO NIVEL DE RIESGO. No se generarán reportes.

Bajo tal condición la Gerencia de Seguridad Bancaria, se mantiene en constante vigilancia y monitoreo para así poder conformar un comité de manejo de crisis para cada área en particular, de manera de mantenerlos informados.

CODIGO AMARILLO: Condición generada por la inminente existencia de eventos de riesgo en proceso de materialización o situaciones especiales de orden público con niveles de Riesgo MEDIO A ALTO, tales como: llamados a manifestaciones, desorden público, desobediencia civil, interrupciones temporales del servicio eléctrico, comunicaciones, agua, suspensión del transporte público, activaciones de alarmas sin causa aparente, ausencia de empleados en oficinas.

Bajo tal condición la Gerencia de Seguridad Bancaria ejecutará las acciones y alertará a las instancias correspondientes e informará al CMC.

CODIGO ROJO: Condición generada por la permanencia de conflictos o situaciones especiales de orden público con calificación de riesgo ALTO a MUY ALTO. Bajo tal condición la Gerencia de Seguridad Bancaria activará plan de emergencia, el cual se dirige a EVACUACIONES DE PERSONAS o RESGUARDO, llamados a los organismos de orden público, médico, bomberos, Protección Civil, Desalojos y cualquier otra acción de acuerdo con las circunstancias.

Nota: La responsabilidad para fijar la condición de alerta funcional a nivel nacional corresponde a la Gerencia de Seguridad Bancaria o a quien designe la Junta Coordinadora del Proceso de Liquidación. En los casos que se requiera declarar un nivel de alerta regional o local, el mismo podrá ser establecido por la Máxima Autoridad de la Gerencia de Seguridad Bancaria, previa consulta de la Junta Coordinadora del Proceso de Liquidación. En tal caso se debe notificar a la Gerencia de Recursos Humanos.

4.- ORGANIZACION

Comité de Manejo de Crisis (CMC):

Los integrantes del CMC para este Plan de Contingencia estará conformado por:

Miembros de la Junta Coordinadora del Proceso de Liquidación.

Gerencia de Seguridad Bancaria

Gerencia de RRHH

Gerente de Administración

5.- FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

5.1.- FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CMC, GCIA SEGURIDAD BANCARIA Y FUNCIONARIOS DEL BANCO:

COMITÉ DE MANEJO DE CRISIS (CMC):

a) Promoverá de manera permanente las acciones de prevención y preparación por parte de las unidades que ejecutarán las acciones en relación con las situaciones de riesgo que puedan derivarse antes, durante y después del evento electoral.

b) Analizará las informaciones suministradas por la Gcia de Seguridad Bancaria y girará instrucciones a la misma, siempre y cuando el evento de riesgo esté relacionado a un CODIGO ROJO.

c) Contribuirá de ser el caso a la coordinación con el resto de las organizaciones tanto internas como externas de las acciones dirigidas a neutralizar y/o mitigar aquellos eventos que puedan o estén afectando la continuidad operacional del Banco y/o la integridad física de clientes y empleados.

d) Mantener activos y/o disponibles los canales de comunicación.

GERENCIA DE SEGURIDAD BANCARIA:

a) Recibirá y analizará todas las informaciones suministradas tanto por entes internos como los externos y procederá a calificarlas de forma expedita asignándole a su vez inmediatamente el CODIGO que corresponda de acuerdo con las nomenclaturas y características indicadas al inicio de este documento.

b) Coordinará y ejecutará con las áreas y los entes respectivos tanto internos como externos las acciones que conlleven a mitigar los eventos de riesgo a los que se encuentra expuesto el banco en todo su contexto (estructuras, activos y personas)

c) Informará al CMC comenzando por la máxima autoridad de este sobre los hechos, acciones tomadas para reducir el impacto y situación al momento de la comunicación.

d) Mantendrá todos los sistemas de monitoreo y comunicaciones de seguridad totalmente activos, siempre y cuando las circunstancias se lo permitan.

e) Solicitar apoyo y asistencia a las entidades públicas y privadas para la ejecución de las actividades dirigidas al orden público, protección ciudadana, asistencia médica integral, alimentación y transporte, así como para cualquier necesidad que se requiera cubrir antes, durante y después del evento electoral dirigido a la continuidad de las operaciones del Banco y de la integridad física de los empleados.

f) Velar por el cumplimiento de todas y cada una de las disposiciones de este plan de contingencia.

g) Monitorear las labores del personal directamente involucrado en las operaciones dirigidas a mantener la continuidad operacional.

h) Elaborar informes de eventos.

i) Mantener una bitácora de las novedades y sus soluciones.

j) Coordinar los proveedores de servicios de los dispositivos de seguridad que garanticen la continuidad de las operaciones de seguridad del Banco.

k) Mantener activos y/o disponibles los canales de comunicación.

l) Garantizar el acceso al personal del Banco.

m) Identificar quien son miembros de mesas electorales conjuntamente con la Gerencia de RR.HH.

FUNCIONARIOS CLAVES DEL BANCO:

a) Ejecutarán las acciones de acuerdo con las instrucciones emanadas por la Gerencia de seguridad Bancaria y/o por el CMC.

b) Informarán a la Gerencia de Seguridad Bancarias en todo momento sobre la situación o evento al que están expuestos tanto los empleados como las instalaciones del Banco.

c) Informarán a la Gerencia de Seguridad Bancaria sobre los resultados arrojados una vez ejecutada la acción.

d) Informarán a la Gerencia de Seguridad Bancaria sobre cualquier factor que no le permita ejecutar la acción.

e) Mantendrán constante comunicación para informar de cualquier eventualidad que pueda sugerir un riesgo para la institución en todo su contexto.

f) Mantener activos y/o disponibles los canales de comunicación.

5.2.- Sustituciones, reemplazos o personal alterno del Comité de Manejo de Crisis, Gerencia de Seguridad Bancaria y Funcionarios Claves del Banco:

Ante cualquier circunstancia que impida la presencia de alguno de los miembros integrantes del CMC, de la Gerencia de Seguridad Bancaria y Funcionarios claves del Banco, estos serán reemplazados por el empleado que ocupe una de las siguientes posiciones a nivel jerárquico en la organización. Estos empleados deben estar totalmente identificados:

Miembros de la Junta Liquidadora Gerentes.

Coordinadores Analistas de mayor nivel

Funciones y Responsabilidades:

a) Cumplirán con cada función del titular.

b) Ejecutarán las acciones que comprenda la mitigación de los eventos de riesgos.

5.3.- Grupo de Operaciones de acción:

El grupo de operaciones para el control y respuesta ante la contingencia estará conformado por:

a) Gerentes y Coordinadores o los sustitutos o reemplazos que los titulares han designado.

b) Coordinar sistemas de transporte alterno en caso de ausencia de transporte público o eventos de inseguridad personal.

c) Coordinar y suministrar alimentación y agua o hidratantes líquidos de consumo humano a los funcionarios del Banco durante la permanencia del plan de contingencia en caso de no existir otro medio de alimentación viable.

d) Cada área debe mantener botiquín de primeros auxilios si el caso lo amerita cumpliendo con las regulaciones de la LOPCYMAT

6.- PROCEDIMIENTOS GENERALES

a) Todo empleado que tenga conocimiento de la ocurrencia o posibilidad de ocurrencia de un hecho de los considerados en este plan, deberá notificarlo a la Gerencia de Seguridad Bancaria.

b) El Custodio de Seguridad o el Investigador, se comunicara de inmediato con el Gte. de Seguridad Bancaria, informando la novedad.

c) Todos los funcionarios deben comunicar las situaciones irregulares pero de manera que no se altere el proceso del plan de contingencia, es decir, no causar caos.

7.- PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS

a) Identificar la amenaza o evento de riesgo.

b) Informarlo a la Gerencia de Seguridad Bancaria.

c) Analizar la vulnerabilidad o riesgo y clasificarlo de acuerdo a su nivel: Muy bajo, Bajo, Medio, Alto, Muy Alto.

d) Asignarle el CODIGO (verde, amarillo o rojo) según corresponda.

e) Establecer la medida de mitigación.

f) Aplicar la acción para su mitigación.

d) La Gcia de Seguridad Bancaria, tendrá la responsabilidad exclusiva y autoridad en todo lo referente a materia de protección de las instalaciones, incluyendo el control de acceso de personas y vehículos, aglomeraciones de personas en los puntos de entrada, custodia y protección de empleados claves y cualquier otro aspecto interno de seguridad.

e) El personal de Gcia de Seguridad Bancaria; asignado a los puestos de vigilancia, deberá garantizar el acceso a la instalación, a todo el personal de la empresa que se presente a sus labores.

f) Cada turno de guardia deberá llevar un registro secuencial de las novedades que ocurran durante el turno correspondiente.

g) El custodio de Seguridad, será el centralizador de todas las comunicaciones referentes al presente plan.

h) El uso de teléfonos fijos o celulares será exclusivamente para las emergencias o notificaciones de eventos.

i) Los mensajes se comunicarán con fluidez y sin causar pánico.

j) Debe de tenerse un registro actualizado de teléfonos de todo el personal de la Institución.

k) Los teléfonos se deben tener activos desde el día 07/10/2012 a las 08 a.m. y se mantendrán activos hasta finalizar el plan de contingencia.

l) Establecer el vestuario acorde con las necesidades.

m) Establecer los perfiles de accesos especiales.

n) Coordinar la adquisición de linternas y sus pilas.

o) Coordinar la adquisición e instalación de líneas telefónicas, tarjetas prepago.

GERENCIA DE SEGURIDAD BANCARIA

Torre Domus

Centro General de Intoxicaciones (Coche)

FLUJO DE COMUNICACIONES

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