Plan De Contingencia

Planes de Contingencia

Dentro de la Planeación Estratégica, se contempla la preparación de Planes de contingencia. Es decir, se formulan los escenarios no deseados que puedan tener un fuerte impacto en la organización, en sus objetivos o metas; todos aquellos acontecimientos que puedan afectar la producción o la calidad de productos y servicios. A partir de esta planeación, se concibe un plan para evitar o prevenir todo imprevisto o siniestro. Ese es el objetivo primordial de los Planes de Contingencia, proporcionar a la organización alternativas viables para enfrentar este tipo de situaciones, de ahí su importancia.

Proceso para determinar un plan de contingencias

Manejo de Planes de Contingencia de acuerdo a Goodstein, Nolan y Pfeiffer.

1. Identificar Contingencias por Impacto y Probabilidad.

2. Planear las contingencias de Alto impacto y baja probabilidad. Las contingencias de alto impacto y alta probabilidad deben considerarse no como contingencias, sino como parte del plan estratégico

Tomando como base a Goodstein, Nolan y Pfeiffer, un plan de contingencia se puede diseñar a partir de:

Anticipar contingencias por impacto y probabilidad

Hacer la matriz de Plan de Contingencias por Vulnerabilidad y Oportunidad, y establecer puntos activadores o críticos. Es decir, medios por los cuales la organización identifica de inmediato el advenimiento de una contingencia. Estos generalmente son indicadores de productividad, financieros, comerciales, etc., tanto internos como externos.

Identificar indicadores que permitan anticiparse a otras contingencias:

Definir constantemente el estatus de la organización.

Revisar índices macroeconómicos.

Revisar indicadores de la variación del presupuesto

Con estos elementos se puede elaborar una lista completa de contingencias que permitan elaborar un plan efectivo de manejo de situaciones que, a pesar de su baja probabilidad, pueden impactar a la organización.

Para identificar las verdaderas contingencias y separarlas de las que no lo son, se puede acudir a la matriz Impacto – Probabilidad descrita en el esquema anterior. Esto es, el Plan de Contingencias debe abarcar las acciones de baja probabilidad pero de alto impacto. No es necesario planear algo sobre las de bajo impacto, sería perder el tiempo. Las situaciones de alta probabilidad son planeadas como estrategia o como operación.

Deben considerarse las contingencias que surjan dentro de la organización o de factores externos, que sean factores de vulnerabilidad (peligros), como factores de oportunidad.

De hecho, anticiparse a las oportunidades, es decir, prever que pueden ocurrir situaciones benéficas, significa aprovecharlas doblemente. Cuando llegan las buenas oportunidades, pueden perderse si no se está preparado.

Esto es mediante una evaluación del desempeño organizacional que permita identificar su estatus. Una forma conocida para contar con indicadores objetivos es el Balanced Scorecard.

Monitorear la situación de expansión o contracción de la industria y el mercado que, para las instituciones de la administración pública, debe verse como el análisis de la posible expansión o contracción del presupuesto o los posibles cambios en el alcance de la dependencia.

Indicadores de la variación del presupuesto que, al igual que los indicadores anteriores, permiten anticiparse a contingencias provocadas en este caso por alteraciones en el presupuesto.

Conclusiones

• Las contingencias son las situaciones de alto impacto, pero que tienen mediana probabilidad de ocurrir.

• Anticiparse es la clave de un manejo efectivo de las contingencias. Se requiere de un análisis exhaustivo para poder identificarlas previamente.

• Una visión estratégica inteligente prevé también las contingencias positivas, es decir, las que de ocurrir pueden beneficiar a la organización.

• Un monitoreo constante ayuda a "predecir" la proximidad de contingencias.

La planeación de contingencias reduce los riesgos y la improvisación y hace ver a los líderes de las instituciones como personas altamente efectivas.

ESCUELA PRIMARIA MARIANO AZUELA

PLAN ESCOLAR DE CONTINGENCIAS

El Plan de Contingencias se diseña para ayudar a la comunidad escolar, director, maestros, personal administrativo, padres y estudiantes a desarrollar e implementar un Plan de Acción para casos de desastres.

Un Plan de Contingencias involucra más que preparar un Plan de Respuesta solamente. Es una actividad continua que incluye identificar y reducir los peligros en la escuela, elaborar un Plan de Evacuación y conducir simulacros. Además, con la participación de maestros, padres y estudiantes, desarrollar un Plan para proveer cuidados y refugio a los estudiantes hasta que sean reunidos con sus padres después del desastre o emergencia mayor. Un programa efectivo también incluye entrenamiento y ejercicios, pláticas en el salón y actividades para ayudar a los estudiantes a entender la importancia de tomar acciones preventivas.

La necesidad de un que incluya medidas preventivas y un Plan de Respuesta efectivo, está basada en las siguientes suposiciones:

- Un desastre o emergencia mayor puede ocurrir sin previo aviso y puede ocurrir durante las horas hábiles de escuela.

- Este evento puede causar daños mayores por los efectos secundarios del desastre o emergencia mayor.

- Las vías de circulación, líneas telefónicas y otros servicios serán interrumpidos.

- La asistencia médica y de rescate tardará en llegar ya que estarán sobresaturados de trabajo y es probable que no puedan responder a todos los llamados de personas y/o estructuras afectadas en el área por algunas horas.

Las comunidades escolares individuales deberán estar preparadas para ser autosuficientes, esto es, ser capaces de mantenerse con sus propios recursos para proteger y atender a la población estudiantil y docente hasta que la ayuda externa este disponible. Este documento proporciona lo fundamental para desarrollar esta capacidad. La intención

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