Plan de seguridad

1. Monitorear el funcionamiento de sistema de CCTV, al año 24/365, guardias, sensores y reportar de inmediato si hay alguna que se arruine.
2.  Mantener suficiente iluminación natural y/o artificial en las puertas; salidas; pasillos; área de contenedores y parqueos de manera que en caso de emergencia o bajas de luz pueda mantenerse iluminado.
3. Reportar de inmediato al “Jefe de Seguridad” y o “Jefe de Personal” cualquier actividad, persona u objeto sospechoso o equipos en mal estado/fallando (cámaras, alarmas).
4. Verificar y entregar contados “los carnés de visitantes” según cambien de turno, dejar documentado en la bitácora del cambio de turno.
5. Verificar y entregar “reportes completados” según cambien de turno a la administradora de RRHH.
6. Mantener en orden, limpios y rotulados los reportes de seguridad.
7. Mantener expedientes de personal resguardados.
8. Bombera de seguridad física en caso de sabotaje.

(Área de CCTV, sistemas de IT) seguido de las propias normas administrativas y de producción.

1. Mantener vigiladas las bodegas de P-terminado y zonas de carga. Equipo de control eléctrico y alarmas -----
2. Mantener exclusivo manejo de llaves/dispositivo.
3. Línea directa
4. Inducir en los contratos de proveedores, los requisitos mínimos de seguridad.
5. Reconocimientos a empleados
6. Evidencia de información a sus proveedores deben estar firmadas y selladas sobre las políticas.

1. Los guardias de seguridad de garita de control y personal de recepción no guardaran ni retendrán los paquetes y documentos, los deben entregar de inmediato a quien corresponda.

La gerencia de la fábrica se reserva el derecho de no recibir paquetes sospechosos y el guardia de seguridad es el encargado de dar aviso a la gerencia cuando un paquete o documento es sospechoso.

1. La función de los agentes de seguridad interna y/o externa y personal de áreas restringidas son los responsables directos para alertar, identificar, proceder y reportar alguna intromisión.
2. Los vehículos de la empresa deberán portar visiblemente un marbete numerado. El número de marbete debe coincidir con el número de carne de placa asignado y es el administrador de seguridad ubicado en la garita de control el responsable de proveerlo al momento de que el visitante ingrese a las instalaciones, el objetivo es que pueda ser controlada la instancia de los vehículos; desde el ingreso hasta el egreso a las instalaciones.
3. Capacitar sobre los criterios de seguridad y las políticas establecidas por la empresa por lo menos cada 6 meses, esto abarca al personal involucrado en la seguridad, personal de áreas restringidas, proveedores permanentes de alimentos, personal que ingresa a prestar servicio técnico u operativo durante días y al personal en general según los temas que les corresponda. Durante el proceso de capacitación se debe dejar plasmado que el objetivo primordial es el resguardo de la integridad física del personal y los valores de la empresa.
4. Implementar y mantener un programa de sensibilización al 100% de los trabajadores sobre las amenazas terroristas, test de retroalimentación y certificación.
5. Realizar auditorías internas de seguridad con el objetivo de detectar riesgos y debilidades que puedan afectar la cadena de suministros y los puntos débiles identificados, deben ser documentados y corregirse de manera oportuna.
6. Crear un equipo que monitoree el programa de seguridad de la empresa, estableciendo jerarquías y el rol de responsabilidades.
7. Establecer una política escrita que indique qué trabajadores tienen acceso a la información.

Sección 2

Controles de acceso del personal y visitantes

1. De la verificación del documento de identificación, referencias laborales y antecedentes (penales y policiacos) de los colaboradores.                                                                                                                    

Normas:

1. Todo expediente de colaboradores y personal de seguridad (interna o externa) deberá contar con una copia del DPI, con las referencias laborales y personales; una copia de los antecedentes penales y policiacos (estos últimos actualizados por lo menos 1 vez al año y los expedientes de los guardias externos deben contener evidencia de entrenamientos recibidos en su empresa, copia de su contrato de trabajo, permiso de portación de armas (permiso de gobernación).

Procedimiento:

1. Recursos Humanos verificara que los datos del DPI (documento personal de identificación); las referencias (laborales y personales) y la vigencia de los antecedentes (penales y policiacos) estén completos y actualizados para el 100% del personal (de seguridad y mandos medios hacia arriba), en un periodo no mayor de 2 meses después de iniciada la relación laboral; de la verificación deberá registrar como mínimo: nombre de la empresa; nombre y firma del responsable del procedimiento; datos del empleado (código, nombre completo, fecha de ingreso, área, dirección actual, número de teléfono, datos para actualizar dirección); datos del DPI (no. De orden y registro, lugar de extensión, numero de CUI, numero de libro, folio y partida); del estado físico de los documentos: (fotos, sellos, firmas, etc.); de los antecedentes penales y policiacos (vigentes, con sellos, etc.); de las referencias laborales (empresa, contacto, fecha y motivo de retiro, etc.); de las referencias personales (nombre, contacto, parentesco, etc.). El formato SGS-11&12-FO1 en el anexo le sirve de ejemplo.
2. La verificación de los antecedentes penales y policiacos se podrá realizar
3. Actualizar en la ficha de verificación de datos, la dirección domiciliar y la vigencia de antecedentes por lo menos cada año; que es el requisito mínimo actual de la aduana de los EE.UU. y dejar archivada la verificación en el expediente en la página web, link:

http://antecedentes.pnc.gob.gt/localiza/

http://www.oj.gob.gt/unap/

Y deberá dejar evidencia impresa en el expediente del trabajador.

2. Del “carné de identificación” para colaboradores y visitantes

Definición

Carné: Documento de bolsillo en forma de tarjeta que acredita una identificación y que pertenece a una empresa para ejercer una actividad. Puede contener nombre, foto, firmas y otra información relacionada con una persona.

Normas:

1. Todos los carnés para nuevos colaboradores y visitantes (acá se incluye a proveedores) serán emitidos de inmediato por el departamento de Recursos Humanos y deberán llevar los siguientes requisitos:
2. Todo carné para colaboradores y proveedores, visitantes llevaran firma y sello de la gerencia de Recursos Humanos.
3. Todo colaborador deberá portar durante toda su jornada laboral un carné con: código; nombre completo; departamento al que pertenece; puesto de trabajo; firma de RRHH; sello de la empresa; número de DPI; fecha de inicio de la relación laboral; requisitos para reposición, etc. La forma SGS-11&12-F02.1 (Ilustración 1) en el anexo le sirve como ejemplo.

Imagen - Formato para carné de identificación personal y/o tarjeta para registro de jornadas

1. Todo visitante deberá portar durante todo el tiempo de su estancia un carné numerado, firmado, sellado y con las normas respectivas como se muestra en SGS-11&12-f02.2 y 2.3 (las ilustraciones 2,3)

Imagen 1        Carné para visitantes                                Normas para visitantes

Imagen 2         carné para proveedores permanentes                Normas para el carné de proveedor

1. Toda entrega de carnés nuevos y reposiciones (por deterioro o extravío) se documentará con: nombre de la empresa; nombre y firma de los responsables de control y supervisión; fecha; datos del colaborador; departamento; motivo de la entrega, fecha de la reposición y firma del empleado. El formato SGS-11&12-f03 en el anexo, le sirve como ejemplo.
2. A todo colaborador, visitante o proveedor retirado, se le deberá recoger el carné, llaves u otros dispositivos y archivar en el expediente o donde designe Recursos Humanos/Administración y levantar evidencia como mínimo de: nombre de la empresa; nombre y firma de los responsables del control y supervisión; fecha; código del colaborador, visitante o proveedor; nombre; departamento; fechas de ingreso y egreso; detalle de la devolución y firma del colaborador. El formato SGS-11&12-F09.1 en el anexo le sirve como ejemplo.
3.  Las gerencias, los supervisores y los guardias supervisarán todo el tiempo el uso del carné en un lugar visible durante la jornada laboral o visita.
4. Toda pérdida de “carné” de colaboradores, visitante o proveedor deberá ser reportado de inmediato a Recursos Humanos para su reposición, no sin antes documentar los pasos a seguir en el procedimiento para hallazgos, indicados en la sección de este manual.

3. Del ingreso y egreso de colaboradores

Normas:

1. Verificar por medio de las “revisiones físicas” que los colaboradores no ingresen/egresen ninguno de los siguientes objetos:

• Armas de fuego u objetos punzo-cortantes de cualquier tipo.
• Drogas o cualquier tipo de licor.
• Químicos y/o materiales desconocidos.
• Aparatos celulares, salvo los autorizados.
• Envases de vidrio, comida, bebidas, etc.
• Mochilas, bolsas, maletines o cualquier otro paquete.

1. Sólo está permitido el ingreso/egreso de despitadores siempre y cuando estén identificados y con la tapadera puesta. También están permitidas las bobinas y carreteles

Procedimiento:

1. Verificar que todo colaborador sin excepción porte el carné a su ingreso/egreso en cualquier momento (durante labores, tiempo de almuerzo, permisos personales y/o asistencia al seguro social).
2. Realizar las revisiones físicas con “decoro” a todos los colaboradores en la barrera de protección principal (puerta principal) al momento del ingreso y/o egreso de labores, almuerzo, permisos de ley y/o asistencia al seguro social. Sólo ejecutivos de la empresa estarán exentos de esta revisión, previa información y orientación que la gerencia de RRHH facilite a los guardias de seguridad.
3. Documentar todo ingreso/egreso durante la jornada ordinaria (permisos de ley y personales, hora de almuerzo y dejar evidencia como mínimo: nombre de la empresa; nombre y firma de los responsables de control y supervisión; fecha; código y nombre del colaborador; departamento; motivo de salida y/o entrada; si aplicara número de envío, cantidad de prendas, bolsas o paquetes; hora de salida; hora de entrada y firma del empleado. El formato SGS-11&12-F05 en el anexo le sirve como ejemplo.
4. Realizar en caso que ingresen vehículos revisiones al azar al ingreso o egreso, para lo cual deberá solicitar al visitante o colaborador “Por favor estaciónese en nuestro punto de revisión, baje sus vidrios y abra su baúl”. En caso de disponer de marbetes o calcomanía por parte de la empresa, deberá colocarlo en un lugar visible.
5. Exponer en entrada/salida los principales requisitos básicos de esta sección. Ver ilustración

Imagen – requisitos para el ingreso/egreso de empleados

4. Del ingreso/egreso de visitantes

Definición:

Persona que visita a alguien o un lugar, ajeno a la empresa, este puede ser cliente, proveedor y colaborador de otra empresa.

Normas:

1. Los visitantes no podrán estacionarse nunca en el área de contenedores.
2. Los visitantes no podrán ingresar los siguientes objetos:

• Armas de fuego u objetos punzo-cortantes de cualquier tipo.
• Drogas o cualquier tipo de licor.
• Químicos, materiales desconocidos o paquetes sellados.

Procedimientos:

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