Planeación De Estudio

5.1 PLANEACIÓN DEL ESTUDIO

Todo estudio organizacional se encuentra basado en un proceso que parte de la percepción y determinación de la problemática, definición de los factores de estudio, objetivos, lineamientos y campos de trabajo para su realización, la captación y el análisis de los datos necesarios para formular, implantar y evaluar las recomendaciones hasta presentar por escrito el informe a las autoridades, implantar las recomendaciones, evaluar, dar seguimiento y retroalimentar el proceso.

Consiste en precisar la naturaleza y alcance del estudio y establecer los términos de referencia para orientar su ejecución.

a) DETERMINAR EL FACTOR DE ESTUDIO:

Identificar el elemento o variables que deben ser estudiados para determinar el objetivo del estudio. Este procedimiento fija los cimientos para determinar el objetivo de estudio y llevar a cabo una exploración o investigación preliminar que proporcione la información fundamental para integrar un proyecto de estudio sólido y completo

b) FUENTES DE ESTUDIO:

FUENTES INTERNAS: Órganos de gobierno, nivel directivo, nivel medio, área afectada, otras unidades administrativas, unidades de mejoramiento administrativo, comisiones o grupos de trabajo, recursos de información.

FUENTES EXTERNAS: Normativas (Organismos internacionales, Instituciones oficiales), Competidores, Proveedores, Clientes y usuarios, Organizaciones líderes en el campo de trabajo, Organizaciones de otros campos de trabajo.

c) DEFINICIÓN DEL OBJETIVO DE ESTUDIO:

Debe ser muy específico en cuanto a las condiciones que la organización espera como resultado de sus acciones.

d) INVESTIGACIÓN PRELIMINAR:

Reconocimiento para determinar la situación administrativa de la organización, esto implica revisar la literatura técnica, legal, además de establecer el primer contacto con la realidad que se va a estudiar

e) PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE ESTUDIO.

Después de recabar los elementos preliminares para llevar a cabo el estudio, se debe preparar el documento de partida a fin de ponerlo en práctica.

f) PROPUESTA TECNICA

1. Naturaleza (tipo de estudio que se pretende realizar)

2. Alcance (Área de aplicación que cubre el estudio)

3. Justificación

4. Antecedentes (Todos los estudios y esfuerzo análogo preparados con anterioridad).

5. Objetivos (Logros que se pretende alcanzar)

6. Estrategia (Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos)

7. Recursos

8. Costo

9. Resultados

10. Información complementaria

http://es.slideshare.net/GennAcosta/metodologa-para-la-creacin-e-innovacin-de-estructuras

5.1- Planeación del estudio.

Cualquier mejoramiento o racionalización administrativa debe comenzar con cuidados y preparación, así como:

a) Reconocimiento del problema y autorización para realizar el estudio

Cuando en las actividades de una empresa se detectan dificultades su avance, o bien se considera que la eficiencia en las actividades se encuentra por debajo de los niveles deseables, es el momento de aceptarlos y someterlos a la consideración de las autoridades a quienes corresponde decidir si se sigue adelante con la investigación, tomando en cuenta las características de costo, tiempo y recursos que esta requiera.

b) Ubicación precisa del área en que se presenta el problema.

La decisión para autorizar la investigación delimitara el área o áreas en que se presenta el problema, así como las unidades que intervienen directa o indirectamente con el mismo. Debe entonces hacerse una breve descripción de la ubicación, jerarquía y funciones.

c) Tipificación del problema.

En este punto se especifica el tipo de problemas que hay que investigar. El termino problema se usa en este método para indicar una desviación, dificultad o situación que preocupa a los directivos y que desconocen como afrontarla, por donde empezar y como proceder para solucionarlo.

La tipificación del problema consiste en determinar si este se origina por:

• Planes obsoletos.

• Deficiente organización.

• Insuficiente control.

• Incremento en las cargas de trabajo.

• Insatisfacción del personal.

• Comunicación inadecuada.

• Procesos defectuosos.

• Operaciones con costos elevados.

• Duplicidad de mando.

• Falta de armonía de trabajo en equipo.

• Limitación de los supervisores para actuar.

• Estructura orgánica caduca.

• Mediciones contables inadecuadas.

• Personal excesivo.

• Baja en las utilidades.

• Normas deficientes.

• Resistencia del personal al cambio.

• Formas ineficaces.

• Fricciones internas entre el personal.

• Disminución de ventas.

• Otras situaciones semejantes.

Así como se tiene que ver con la implantación, el mejoramiento o modificación del nuevo sistema, modernización del equipo o el manejo de uno nuevo.

d) Investigar sobre las causas del problema.

Para hacer un análisis exhaustivo que ayude a determinar las circunstancias que provocan o propician el problema, es conveniente establecer una clara diferenciación entre causas externas e internas:

Causas externas: en algunos casos, un problema tiene a menudo su origen en un sector ajeno a la empresa, como:

• Altos impuestos por el gobierno.

• Atraso en la entrega de materia prima por el proveedor.

• Mejor producto de la competencia.

• Incumplimiento en los pagos del cliente, entre otras.

Causas internas: un problema en un alto porcentaje proviene de la propia empresa, de manera que se requiere identificar sus causas, como:

• Deficiencias en le proceso de producción.

• Funcionamiento insuficiente de maquinas.

• Irregularidad en las cargas de trabajo.

• Centralismo de autoridad.

• Inconformidades del sindicato.

• Personal no calificado en puestos clave.

• Desequilibrio en producción y ventas.

• Deficiencia para la toma de decisiones.

• Distribución inadecuada del a planta.

• Ambiente desagradable.

• Resistencia a usar equipo de seguridad.

• Reglamentos obsoletos.

• Deficiente reconocimiento en el esfuerzo del personal.

e) Definición del objetivo del estudio.

Una vez detectadas las principales causas que originan el problema administrativo, es necesario determinar con claridad el objetivo del estudio, esto con la finalidad de evitar confusiones que obstaculicen el trabajo posterior.

f) Formulación del plan de trabajo.

El plan de trabajo es un documento, donde es necesario precisar, como mínimo la siguiente información:

• La justificación del estudio.

• Los resultados que se esperan obtener.

• Precisar los temas de investigación que cubrirán (procedimiento, funciones, motivación, costos, procesos, sistemas).

• Las áreas en donde se realizara.

• Localización estructural y física del área.

• Los recursos (humanos, materiales, financieros) que requiere en cada fase del estudio.

• Costo global y de cada parte el estudio.

• El tiempo disponible, indicando las fechas de inicio y terminación de cada fase o actividad.

Bibliografía:

José G. García Martínez. Métodos de investigación administrativa. Editorial Trillas, 2005. Segunda edición. Páginas 19, 20, 21, 22,23.

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