Planificacion

Organización de eventos es el arte de la planificación de un convenio, parte de una exposición, una ceremonia o por ejemplo una competición deportiva. Un planificador de eventos tiene que trabajar sobre el presupuesto, establecer las fechas del evento, seleccionar y reservar un lugar adecuado, la adquisición de todos los permisos necesarios de las autoridades y la coordinación de todos los involucrados de logística de evento. En el proceso creativo de la planificación de un evento, el planificador de eventos tiene que desarrollar un tema, organizar artistas y oradores, coordinar todos los servicios públicos necesarios, seleccionar y organizar la decoración, mesas, sillas, carpas y todos los demás requisitos, tales como catering, seguridad, aseos , planes de emergencia y así sucesivamente.

¿Cómo planificar un evento?

En primer lugar un planificador de eventos tiene que establecer un propósito de la necesidad de su cliente: podría ser un lanzamiento de producto, una empresa de celebración, un evento deportivo o un festival de música. A continuación, el planificador de eventos tiene que trabajar sobre la ubicación, lista de invitados y el contenido, como bailarines, música u otras formas de entretenimiento. Las posibilidades son infinitas para las ubicaciones y, normalmente, coinciden con el concepto de eventos en general. Lugares comunes para los eventos son centros de convenciones, museos, vestíbulos de hoteles, centros comerciales o cualquier otro tipo de lugares de interés como al aire libre son, playas, parques ,lugares públicos, o cualquier tipo de escenarios. Una vez que el lugar del evento ha sido seleccionado por el planificador de eventos (organizador del evento), tiene que mirar la preparación de este evento con el personal, elegir el entretenimiento y la actualidad del concepto del nuevo cliente. Él tiene que buscar en todos los detalles para que el evento sea un éxito: alimentos, bebidas, decoración, entretenimiento, música, así como elaboración de presupuestos, marketing, publicidad y otros aspectos logísticos. Importante para un planificador de eventos es la capacidad de trabajar dentro de los plazos y términos para poder coordinar todas las partes sin problemas ,para funcionar perfectamente en el día del evento. Sólo una perfecta gestión y organización del evento conseguira que sea un éxito y asi satisfacer a un cliente en su totalidad. Los organizadores de eventos tienen por lo tanto ,sobre todo, flexibilidad y rápidez mental, que puede evitar interrupciones fácilmente y tienen una mente de soluciones prácticas.

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