Presupuesto

. En 1948 el Departamento de Marina de los Estados Unidos presenta el presupuesto por programas y actividades. En 1961 el Departamento de Defensa de los Estados Unidos trabaja con un sistema de planificación por programas y presupuestos. En 1965 el gobierno de los Estados Unidos crea el Departamento de Presupuesto e incluye en las herramientas de planeación y control del sistema conocido como "planeación por programas y presupuestos". El papel desempeñado por los presupuestos lo destacan prestigiosos tratadistasmodernos quienes señalan lo vital de los pronósticos relacionados con el manejo deefectivo.PRESUPUESTOAntes de poder definir lo que es un presupuesto, es necesario tener una idea de cuál essu papel y su relación con el proceso gerencial. Pocas veces un presupuesto es algoaislado más bien es un resultado del proceso gerencial que consiste enestablecer objetivos y estrategias y en elaborar planes. En especial, se encuentraíntimamente relacionado con la planeación financiera.Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del clásico cicloadministrativo de planear, actuar y controlar o, más específicamente, como parte de unsistema total de administración que incluye: Formulación y puesta en práctica de estrategias. Sistemas de Planeación. Sistemas Presupuéstales. Organización. Sistemas de Producción y Mercadotecnia. Sistemas de Información y Control. Con base en lo anterior y de manera muy amplia, un presupuesto puede definirse comola presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto ouna estrategia. A propósito, esta definición hace una distinción entre la contabilidadtradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos últimos están orientados haciael futuro y no hacia el pasado, aun cuando en su función de control, el presupuesto paraun período anterior pueda compararse con los resultados reales (pasados).

7. Con toda intención, esta definición tampoco establece límite de tiempo sí bien porcostumbre los presupuestos se elaboran por meses, años o algún otro lapso. Pueden, sinembargo, referirse fácilmente a un solo artículo o proyecto; a propósito, esta definición noimplica que el presupuesto deba establecerse en términos financieros, a pesar de que esaes la costumbre. En este sentido cabe mencionar que los sistemas presupuéstalescompletos pueden incluir, y de hecho lo hacen, renglones como la mano deobra, materiales, tiempo y otras informaciones.En la práctica, los sistemas administrativos no se encuentran tan claramente definidos y amenudo se entrelazan con mayor o menor grado. Enempresas pequeñas no es raro queel mismo grupo maneje tanto la contabilidad como los presupuestos. Pocas veces se llevaa cabo la tarea gerencial como ese paquete limpio y ordenado que teóricamente sepresenta. Por lo general los directivos y gerentes se enfrentan a una actividadde equilibriocomplejo para la cual el juicio es un factor crítico.Es evidente la íntima relación entre la planeación y el presupuesto y no es raro encontrarque utilizan indistintamente términos como presupuesto, plan anual de la empresa. Comose dijo, el presupuesto es resultado de algún tipo de plan o esta basado en él, sea ésteexplícito o bien algo que se encuentra en las mentes de los directivos.Finalmente, se puede definir el Presupuesto como un plan de acción dirigido a cumpliruna meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse endeterminado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cadacentro de responsabilidad de laorganización.EL PROCESO PRESUPUESTARIO EN LAS ORGANIZACIONESEl proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de lospresupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante elestablecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo,puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último alque va orientado la gestión de la empresa.Los presupuestos sirven de medio de comunicación de los planes de toda la organización,proporcionando las bases que permitirán evaluar la actuación de los distintos segmentos,o áreas de actividad de la empresa y de la gerencia. El proceso culmina con el controlpresupuestario, mediante el cual se evalúa el resultado de las acciones emprendidas

8. permitiendo, a su vez, establecer un proceso de ajuste que posibilite la fijación de nuevosobjetivos.Un proceso presupuestario eficaz depende de muchos factores, sin embargo cabedestacar dos que pueden tener la consideración de "requisitos imprescindibles"; así, porun lado, es necesario que la empresa tenga configurada una estructura organizativa claray coherente, a través de la que se vertebrará todo el proceso de asignación y delimitaciónde responsabilidades. Un programa de presupuestación será más eficaz en tanto encuanto se puedan asignar adecuadamente las responsabilidades, para lo cual,necesariamente, tendrá que contar con una estructura organizativa perfectamentedefinida.El otro requisito viene determinado por la repercusión que, sobre el proceso depresupuestación, tiene la conducta del potencial humano que interviene en el mismo; estoes, el papel que desempeñan dentro del proceso de planificación y de presupuestaciónlos factores de motivación y decomportamiento. La presupuestación, además derepresentar un instrumento fundamental de optimización de la gestión a corto plazo,constituye una herramienta eficaz de participación del personal en la determinación deobjetivos, y en la formalización de compromisos con el fin de fijar responsabilidades parasu ejecución. Esta participación sirve de motivación a los individuos que ejercen unainfluencia personal, confiriéndoles un poder decisorio en sus respectivas áreas deresponsabilidad.El proceso de planificación presupuestaria de la empresa varía mucho dependiendo deltipo de organización de que se trate, sin embargo, con carácter general, se puede afirmarque consiste en un proceso secuencial integrado por las siguientes etapas: Definición y transmisión de las directrices generales a los responsables de la preparación de los presupuestos: La dirección general, o la dirección estratégica, es la responsable de transmitir a cada área de actividad las instrucciones generales, para que éstas puedan diseñar sus planes, programas, y presupuestos; ello es debido a que las directrices fijadas a cada área de responsabilidad, o área de actividad, dependen de la planificación y de las políticas generales de la empresa fijadas a largo plazo. Elaboración de planes, programas y presupuestos: A partir de las directrices recibidas, y ya aceptadas, cada responsable elaborará el presupuesto considerando las distintas acciones que deben emprender para poder cumplir los objetivos marcados. Sin embargo, conviene que al preparar los planes

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