Presupuesto

PRESUPUESTOS PARA LA EMPRESA

16.1. INTRODUCCIÓN

Una de las áreas más difíciles que encara el ejecutivo de hoy consiste en planear para el futuro en un mundo en que ocurren casi a diario cambios drásticos en las condiciones de la actividad económica. Las divisas principales suben y se devalúan, los precios de materias primas llegan a las nubes o se hunden súbitamente, y sus fuentes resultan cada vez más inciertas. En medio de estas crisis, el ejecutivo debe tomar decisiones claras sobre el futuro de su organización.

La mejor manera de prepararse para las condiciones cambiantes de la actividad económica consiste en adoptar un esquema que contenga un plan concreto, pero que sea lo suficientemente flexible para permitir su adaptación a cambios imprevistos. El plan de hoy debe incluir también un método de control para mañana.

Esto es precisamente lo que hace un sistema presupuestario bien concebido. El manual de práctica presupuestaria moderna que usted prepare le debe ofrecer un método con el cual la administración superior podrá planear el futuro de manera tal que se asegure el control de las operaciones. Para hacerle llegar este capítulo, hemos realizado encuestas, consultado a destacados expertos en finanzas y emprendido otros estudios de prácticas presupuestarias modernas. Hemos analizado y explicado las técnicas de presupuestación que debe conocer el planificador empresario moderno: presupuesto de ventas, presupuesto de costos de fabricación, el cálculo de costos de distribución, presupuesto de costos Administrativos y generales, y presupuestos financieros. El material se ha organizado de modo tal que el lector pueda adaptar el sistema presupuestario a cada operación concreta. Explica cómo integrar las diferentes partes del sistema presupuestario, como la coordinación de los diversos presupuestos operativos con el presupuesto financiero.

El ejecutivo que domine los conceptos que aquí exponemos estará mejor equipado para planear el futuro de so organización. Y si los acontecimientos financieros contrariaran sus mejores cálculos y previsiones, comprobará que un sistema presupuestario bien concebido le permitirá el cambio con mínimos efectos negativos.

Los presupuestos son un instrumento que permite la coordinación de la inteligencia combinada de toda una organización dentro de un plan de acción. Este plan se basa en el desempeño histórico y es gobernado por juicios racionales acerca de los factores que influyen en el curso de los negocios en el futuro. Sin la coordinación que proporcionan los presupuestos, los jefes de los departamentos pueden seguir cursos que beneficien a sus propios departamentos, pero no a la empresa en general. El control presupuestario es una operación extensiva a toda la empresa que incluye un plan de ejecución completo, un programa que abarca mucho más que los aspectos monetarios. Un gran número de factores de comportamiento intervienen en el proceso que se sigue en la preparación de presupuestos. El presupuesto maestro incluye los presupuestos de operación y financiero.

16.2. DEFINICIÓN DE PRESUPUESTO

Presupuesto es un plan expresado en términos monetarios.

Un plan proviene de la raíz latina PLANUS, que quiere decir COSA PLANA, en una cosa plana puede verse desde el inicio el fin, ya que no tiene ningún obstáculo sobresaliente ni hendidura que impida ver.

Reseña total del plan de operaciones de una empresa, para un periodo futuro, expresado en dinero o términos monetarios.

Es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la gerencia.

Presentación cuantitativa formal de los recursos asignados para las actividades planeadas, dentro de los plazos establecidos.

16.3. EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA PRESUPUESTACIÓN

Por medio del proceso administrativo se logra planificar, organizar, dirigir y controlar. Cuando hablamos de planeación decimos que es el proceso mediante el cual se establecen metas y cursos de acción idóneos para alcanzar dichas metas; de organización decimos que es la acción de agrupar actividades necesarias para alcanzar los objetivos esenciales, señalando las responsabilidades, el ejercicio de la autoridad y la creación del orden; de dirección decimos que es dotar a la organización de los recursos humanos técnicos y materiales que se requieren para lograr sus objetivos; de control decimos que es la actividad mediante la cual, quién administra se cerciora de que las cosas se hagan cuándo, cómo, dónde, por quién y con el material que se planeó. Los logros que se consiguen son:

1. Planeación:

a. Establecer variables pertinentes.

b. Establecer objetivos de la empresa.

c. Desagregar objetivos empresariales como metas específicas.

d. Desarrollar estrategias para lograr los objetivos y metas especificados.

e. Operacionalizar objetivos, metas y estrategias desarrollando un plan de utilidades.

2. Organización:

a. Desarrollar una estructura de las actividades a realizar para lograr los objetivos y planes empresariales.

b. Identificar las Áreas estructurales con individuos específicos mediante la asignación de autoridades y responsabilidades.

c. Asesorar y definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes empresariales.

d. Dotar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para aumentar su capacidad.

3. Dirección:

a. Ejercer liderazgo dinámico en activar y ejecutar los planes y estrategias.

b. Desarrollar un ambiente de trabajo que provee motivación positiva para el individuo y los grupos.

4. Control:

a. Medir continuamente la ejecución y comparar resultados reales con los planes y estándares de ejecución.

b. Usar continuamente supervisión y retroalimentación para mejorar la ejecución mediante acciones correctivas.

16.4. PROCESO DE PRESUPUESTACIÓN

La presupuestación se desarrolla en los siguientes procesos:

16.4.1. Proces o uno: Diagnóstico financiero

En este proceso se evalúan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, etc.), m efectúa la evaluación de os factores ambientales m controlados por la dirección y se estudia el comportamiento de la empresa. Este diagnóstico contribuiría sentar los fundamentos del planeamiento, estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones en los campos siguientes:

a. Selección de las estrategias competitivas: liderazgo en costos y/o diferenciación.

b. Selección de las opciones de crecimiento: intensivo, integrado o diversificado.

16.4.2. Proceso dos: Formulación del Presupuesto

Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en el proceso durante el cual los mismos adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales, procediéndose según las pautas siguientes:

a. En el campo de las ventas, su valor se subordinará a las perspectivas de los volúmenes a comercializar provistos y de los precios, Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles se tomarán decisiones inherentes a los medios de distribución, los canales promocionales y la política crediticia.

b. En el frente productivo se programarán las cantidades a fabricar o ensamblar, según los estimativos de ventas y las políticas sobre inventarlos.

c. Con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles de inventarlos de materias primas, insumos o componentes, se calculan las compras en términos cuantitativos y monetarios.

d. Con base en los requerimientos de] personal planteados por cada jefatura, según los criterios de la remuneración y las disposiciones gubernamentales que gravitan sobre ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos debe preparar el presupuesto de la planilla de sueldos y salarios en todos los órdenes administrativos y operativos.

16.4.3. Proceso tres: Ejecución Presupuestarla

En el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la puesta en marcha de los planes y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados, con el comité de presupuestos como el principal impulsor, debido a que si sus miembros no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal de las metas propuestas.

En este proceso el director de presupuestos tiene la responsabilidad de prestar colaboración a las jefaturas en aras de asegurar el logro de los objetivos consagrados al planear. Igualmente, presentará informes de ejecución periódicos.

16.4.4. Proceso cuatro: Control del Presupuesto

Si el presupuesto es una especie de termómetro, para medir la ejecución de todas y cada una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso seria parcial al no incorporar este proceso en el cual es viable determinar hasta qué punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patrón

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