Procedimeint0 De Compras

1. OBJETIVOS

Definir la metodología de compras para asegurar que los materiales, servicios y subcontratos adquiridos, cumplan con los requisitos solicitados por el cliente y con los requisitos de compra definidos por la empresa.

2. PROCEDIMIENTO

2.1. IDENTIFICACIÓN DE COMPRAS Y SUBCONTRATOS

De cualquier tipo de necesidad y/o requerimiento que exista en cada proyecto se debe elaborar el Plan de compras (F-CPR-01-06), de acuerdo al cual se utilizará una solicitud de compra debidamente diligenciada mediante el formato F-CPR-01-01, “Solicitud de compra” y hacerlo llegar al Director Administrativo y financiero para que este lo analice y continúe con el proceso.

2.2. LISTADO DE PROVEEDORES

En la requisición del producto el área solicitante Director Administrativo y financiero define todas las especificaciones técnicas y de compra que va a solicitar a los proveedores. El Asistente Administrativo y Financiero debe buscar inicialmente dentro del “Listado de Proveedores” según formato F-CPR-01-02 el proveedor(es) que ofrezca el material, servicio o subcontrato, si no existe en el listado, se deben buscar en el mercado y hacer la respectiva cotización para su posterior selección.

2.3. SELECCION

La selección se lleva a cabo en el momento de analizar el Formato F-CPR-01-03 “Selección”, en el cual se realiza una calificación de la capacidad de cumplimiento de los requisitos establecidos por parte de cada uno de los proveedores, con base en la definición previa de criterios que aseguren la calidad del producto comprado y/o servicio contratado.

Si se trata de una compra de un material que no afecte la calidad del producto terminado o de un proveedor único, se hace orden de compra directamente según el formato F-CPR-01-04 Orden de Compra.

2.4. ORDEN DE COMPRA

Si se trata de una compra de materiales, el Director administrativo y Financiero elabora la” Orden de Compra” F-CPR-01-04. Para el caso de prestación de servicios, se definen las especificaciones técnicas y de compra que el producto y/o servicio debe cumplir, formas de pago, actividades de inspección en las instalaciones del proveedor ya sea por parte de la Organización o del Cliente, criterios de liberación de productos cuando aplique, metodología para Producto no Conforme y todos aquellos otros datos que se requieran, teniendo en cuenta los requisitos de compra suministrados al proveedor y la oferta que este haga; el Director administrativo y Financiero debe hacer llegar la orden de compra al proveedor.

2.5. VERIFICACIÓN DE LA COMPRA

Luego de hacer la compra, el Ingeniero Residente debe recibir y controlar los productos, servicios o subcontratos, debe proceder de la siguiente forma:

2.5.1 Si es compra de materiales, se recibe el producto verificando que cumpla con las especificaciones de compra establecidas (pruebas de laboratorio, certificados de calidad, etc.) en la orden de compra. Si se cumplen las especificaciones, se firmará en señal de aceptación la remisión del proveedor; de lo contrario, se hará la respectiva observación en la remisión. La entrada de materiales se registra en el formato F-OBR-01. Almacén, y este formato lo tiene que llevar el Ingeniero residente.

2.5.2 Si se trata de la prestación de algún servicio o subcontrato, se deben controlar periódicamente los trabajos especificados de acuerdo a los requerimientos establecidos y en el momento del recibo verificar el cumplimiento de las especificaciones establecidas. Las observaciones a que haya lugar deben quedar registradas en los cortes de obra o actas de recibo. Estos cortes de obra y actas de recibo con las observaciones deben hacerse llegar a la oficina principal al Director Administrativo y Financiero para poder efectuar los pagos.

2.6. COMPRAS EN PROYECTOS FUERA DE TUNJA

Si el proyecto se esta desarrollando fuera de Tunja, el procedimiento es el mismo descrito en el numeral anterior, considerando adicionalmente los siguientes aspectos:

El Ingeniero Residente y/o Director de Obra deben buscar los posibles proveedores, cuando debido a la ubicación del proyecto es necesario hacer compras en la región y no se tienen proveedores seleccionados dentro de esa zona.

Cuando por las condiciones del proyecto sea necesario hacer solicitudes de material directamente de la obra, el Ingeniero Residente debe elaborar el formato F-CPR-01-04 Orden de Compra, previa coordinación con la oficina principal y enviarlo al proveedor asegurándose de conservar algún recibido (sello o firma), el formato debe ser aprobado por el mismo Ingeniero Residente o por el Director de Obra. Posteriormente se debe hacer llegar la Solicitud de Material al Director Administrativo y Financiero a la oficina principal tan pronto como sea posible (vía fax), con el fin de que este le de visto bueno.

2.7. Montos y niveles de autorización

2.7.1 Montos y niveles de autorización en obra

Nº MONTOS (Antes de IVA ) Nivel de Autorización

1 Hasta 2 SMMLV Residente de obra con visto bueno del Director de Obra

2 De 2 SMMLV a 5 SMMLV Director de Obra con visto bueno del Gerente Técnico

3 De 5 SMMLV a 10 SMMLV Gerente Administrativo y Financiero con visto bueno del Gerente General

4 De 10 SMMLV a 20 SMMLV Gerente General con visto bueno de la Junta de socios

5 De 20 SMMLV en adelante Junta de Socios

2.7.2 Montos y niveles de autorización Oficina

Nº MONTOS (Antes de IVA ) Nivel de Autorización

1 Hasta 1 SMMLV Asistente Administrativo

2 De 1 SMMLV a 2 SMMLV Gerente Administrativo y Financiero con visto bueno del Gerente General

3 De 2 SMMLV en adelante Gerente General con visto bueno de la Junta de Socios

2.8. Solicitud de Cotización para la compra o subcontratación

MONTOS FORMA DE COTIZAR DOCUMENTOS GENERADOS

Hasta 0.5 SMMLV a 1 SMMLV. No se cotizan los insumos que no afecten la calidad del producto terminado, según listado de insumos principales que afecten la calidad , entrada de planeacion Comprobante de Egreso.

De 1 SMMLV en adelante 2 o 3 cotizaciones escritas (vía fax, e-mail, escritas) Anexando fotocopia de las cotizaciones recibidas.

3. Aprobaciones

ELABORO REVISÓ APROBÓ

ANA MARIA BENITEZ C.

ASISTENTE DE CALIDAD

ADRIANA BENITEZ C.

DIRECTOR DE CALIDAD

TEODULO BENITEZ C.

GERENTE

4. Bitácora de Actualización

Número Fecha Aprobación Ítem Alterado Motivo Realizado por

01 25-10-2006 Todos Aprobación inicial del documento DIRECTOR DE CALIDAD

02 30-10-2006 Todos Análisis y revisión de los procedimientos aplicables según Norma ISO-9001 DIRECTOR DE CALIDAD

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