Procedimiento SGC
Enviado por • 9 de Marzo de 2014 • 2.037 Palabras (9 Páginas) • 266 Visitas
PROCEDIMIENTO
A continuación se presenta de manera desordenada, un Procedimiento para la Elaboración y Control de la Documentación. Junto con cada Texto, se le asocia una letra del abecedario.
A)
CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ANEXO
TRANSMISION DE DOCUMENTOS ANEXO
LISTA DE DOCUMENTOS EN VIGOR AL DIA DE LA FECHA ANEXO
B)
El Responsable de Calidad es el responsable de la custodia del original de cada documento del Sistema de la Calidad.
El Responsable de Calidad controla la documentación vigente mediante el registro Lista de Documentos en Vigor (PG-02.01.03) donde hace constar la versión vigente de los documentos del Sistema de la Calidad. Dicha lista se guardará junto con los originales de la documentación del Sistema de la Calidad.
Así mismo controlará quien tiene cada documento mediante la cumplimentación de las hojas de Control de Distribución de Documentos (PG-02.01.01), que son archivadas por el Responsable de Calidad junto con los documentos originales.
La conservación y destino final de los registros se realiza según se expone en el Procedimiento General de Control de los Registros de la calidad.
Así mismo, el Responsable de Calidad mantiene en archivo los originales de las ediciones obsoletas de los documentos del Sistema de la Calidad por un período de tres años desde su obsolescencia.
La documentación obsoleta lleva escrito en todas sus páginas la leyenda "Obsoleto".
Cada destinatario se responsabiliza de archivar adecuadamente la edición en vigor de todos los documentos que reciba del Responsable de Calidad; así como de la destrucción de la documentación obsoleta.
C)
La documentación externa que afecte al Sistema de Calidad de naturaleza legal (Requisitos Reglamentarios, Normativa aplicable, etc.), son archivadas, controladas y actualizadas por el Responsable de Calidad. Para proceder a ésta actualización el Responsable de Calidad utilizará alguna de las siguientes alternativas:
- Consulta de boletines oficiales.
- Información suministrada por asociaciones profesionales
Los requisitos legales aplicables a las actividades de la organización son recogidos en una Lista de Documentos en Vigor para el grupo de documentos “normativa legal aplicable”.
La documentación externa de naturaleza técnica necesaria para una correcta prestación del servicio de la organización, será archivada en un lugar del laboratorio convenientemente identificado. El Responsable de Laboratorio será la función de la organización responsable de mantener dicha documentación actualizada y en perfecto estado para su consulta por el personal técnico.
Los catálogos de proveedores son actualizados por el Responsable Comercial de forma continua en función de que éstos sean enviados por el proveedor. Existe una zona de catálogos, en la cual se encuentran los catálogos en vigor. El Responsable Comercial eliminará de dicha zona los catálogos obsoletos según vayan siendo enviados por el proveedor. En caso de conservar los catálogos obsoletos, estos se identificarán como tales bien mediante inscripción en el mismo de la notación “obsoleto”, bien mediante su archivo en un lugar debidamente identificado.
D)
La responsabilidad de la elaboración de los Documentos del Sistema de Calidad o, en su caso, designar la función responsable de dicha elaboración en relación al contenido del Documento corresponde al Responsable de Calidad.
La persona encargada de la elaboración de los documentos del Sistema de la Calidad recabará la información necesaria, así como la colaboración de la persona o personas que estime conveniente para la correcta elaboración de dichos Documentos. En el apartado correspondiente del Documento, el Responsable de su elaboración firmará y fechará el mismo como constancia de su elaboración.
E)
Manual de Calidad:
Consta de una portada, contraportada, y restantes páginas.
La portada consta de un encabezado y un pié de página. En el encabezado figura:
Nombre de la empresa (recuadro izquierdo)
Título del Documento (recuadro central)
Fecha de aprobación, edición y paginación (recuadro derecho.
En el pié de página figuran tres recuadros que recogen la firma, cargo y fecha de la elaboración, revisión y aprobación del documento. La firma de la aprobación del Manual en la portada implica la aprobación de todo el contenido de dicho Documento.
La contraportada consta de un encabezado igual al descrito en la portada y en ella aparecerá el CONTROL DE MODIFICACIONES del documento y el índice del mismo.
Las restantes páginas del Manual de Calidad constan de un encabezado igual al descrito en la portada y desarrollan el contenido del mismo a través de los capítulos que figuran en el índice.
Procedimientos:
Los Procedimientos del Sistema de Calidad se elaboran en formato A-4, mecanografiado por una sola cara y constan de una portada y de las restantes páginas.
La codificación de los Procedimientos se realiza de la siguiente manera: PG-XX.YY, dónde:
PG Son las iniciales de “Procedimiento General”
XX Primer dígito de control asignado correlativamente para cubrir un requisito de la Norma de referencia
YY Segundo dígito de control asignado correlativamente según en número de procedimientos necesarios para cubrir un requisito de la Norma de Referencia.
La portada consta de un encabezado, control de modificaciones, índice y pié de página.
El encabezado de la portada consta de:
En el lado izquierdo figura el nombre de la Empresa.
En el lado derecho la codificación del documento, la edición documento (con dos dígitos), y finalmente la paginación del documento en formato “X de Y” dónde “X” indica la página actual e “Y” indica el número total de páginas de las que consta el documento (sin considerar los anexos.
En el centro el título del Documento.
Tras la cabecera se incluye una Sección de CONTROL DE MODIFICACIONES RESPECTO A LA EDICION ANTERIOR, donde se indica:
Edición: Nº de orden correlativo con dos dígitos
Fecha: Fecha en la que se efectúa la modificación.
Modificación: Se recoge el cambio efectuado respecto a la edición anterior.
Página: Número de las páginas afectadas por la modificación.
El pie de la Portada consta de tres recuadros con la siguiente distribución:
El izquierdo dispone de cuatro líneas con las leyendas “Elaborado”, función que elabora el documento y “Fecha”; así como un espacio para la firma de quién elabora el documento.
El central dispone de cuatro líneas con las leyendas “Revisado”, "Gerente" y “Fecha”; así como un espacio para la firma de quién revisa el documento
El derecho dispone de cuatro líneas con la leyenda “Aprobado”, “Gerente” y “Fecha”; así como un espacio para la firma de quién aprueba el documento.
Las fechas de elaboración, revisión y aprobación del documento; así como la de las modificaciones, se anotará en formato XX-YY-ZZ (donde “XX” es el día, “YY” es el mes y “ZZ” son los dos últimos dígitos del año.
Las Páginas presentan una distribución en la que la cabecera es igual a la de la portada y el contenido se desarrolla siguiendo los apartados siguientes que figurarán en el índice establecido en la portada del documento:
■ Objeto: se menciona el motivo por el cual se elabora el documento.
■ Alcance: se señalan sus límites de aplicación.
■ Documentación de Referencia: se señala Manual de Gestión de Calidad u otros Procedimientos, Normas, etc., a las que se hace referencia o es necesario consultar para la correcta comprensión y desarrollo del documento.
■ Generalidades: se expone la información general que ayude a una correcta comprensión del documento (ej. Definiciones)
■ Desarrollo: se describen las actividades objeto del Procedimiento, el método para llevarlas a cabo, las responsabilidades y los registros a efectuar.
■ Registros y Anexos: Se relacionan, en formato tabla, los documentos que pasan a constituir Registros de la Calidad por la aplicación del Procedimiento. Si se anexan al documento se incluye la palabra ANEXO.
Todos los apartados figurarán en el documento. En caso de que no sea necesaria su redacción se incluirá la frase “No Aplica”.
Instrucciones Técnicas
Las Instrucciones Técnicas se elaborarán cuando Gerencia o el Responsable de Calidad consideren necesaria su elaboración para el desarrollo en más nivel de detalle de alguna actividad contenida en algún Procedimiento.
Para su elaboración se seguirá el mismo formato que el descrito anteriormente para un Procedimiento.
La codificación de las Instrucciones Técnicas será: IT-XX.YY/ZZ, dónde:
IT son las iniciales de "Instrucción Técnica"
XX.YY son los dos dígitos de control del procedimiento del que deriva
ZZ es el número de orden correlativo entre las Instrucciones Técnicas que derivan de un mismo procedimiento.
Formatos:
Los formatos son documentos elaborados por la empresa que, una vez que contienen datos pasan a ser registros de calidad. Se anexan al documento en el que se generan y su diseño responde a las necesidades de la Organización.
La codificación de los formatos se realiza del mismo modo que la del documento de que deriva, añadiendo un número correlativo según el número de formatos que derivan de ese documento.
Para la asignación de la edición de los formatos se procederá del siguiente modo:
- Cuando sea necesario modificar un formato, se realizará la modificación correspondiente, asignándole una nueva edición y modificando, asimismo, la edición del documento al que se anexa dicho formato.
- Cuando sea necesario modificar un documento, si la modificación no afecta al formato o formatos anexados al mismo, se realizará una nueva edición del documento, no modificándose la edición del formato/s anexados al mismo.
La edición en vigor de los formatos será siempre la que figura en los documentos en vigor a los que se anexa.
F)
Todos los documentos del Sistema de la Calidad son revisados antes de su aprobación por el Gerente, figurando como constancia de dicha revisión y posteriormente su aprobación mediante su firma en la casilla correspondiente de la portada del documento.
La aprobación conlleva el fechado y numeración de la Edición del documento y la firma del Gerente en la casilla correspondiente de la portada del documento.
G)
Este Procedimiento es aplicable a los documentos principales del Sistema de Gestión de Calidad
- Manual de Calidad.
- Procedimientos.
- Instrucciones Técnicas.
- Formatos
No se aplica pues, a los Registros de la Calidad generados en el desarrollo de las actividades, cuyo control se realizará según lo recogido en el Procedimiento de Control de los Registros de Calidad (PG-03.01)
H)
El Responsable de Calidad lleva a cabo la distribución de las copias de los Documentos del Sistema de Calidad. Dicha distribución quedará registrada en el formato Control de Distribución de Documentos, existiendo uno por cada documento que se distribuya.
En dicho formato se cumplimentarán los siguientes datos:
- Documento difundido
- Código del documento
- Edición del mismo
- Nº de copia
- Destinatario
- Fecha de envío
- Acuse de Recibo (firmado, salvo que exista transmisión de documentos, en cuyo caso se indicará el número de la misma)
- Observaciones
Cuando un documento del Sistema de la Calidad es enviado como copia controlada a una Empresa u Organismo externo, el envío se realiza adjuntando al documento el formato de TRANSMISION DE DOCUMENTOS (PG-02.01.02) debidamente cumplimentado. Este, a su vez, es devuelto firmado por el destinatario como acuse de recibo.
La documentación sometida a control lleva escrito “COPIA CONTROLADA Nº” en la primera página del documento. La documentación no sometida a control no lleva ningún tipo de sello.
I)
Establecer la sistemática a seguir para controlar la elaboración, revisión, aprobación, control, distribución y modificación de los Documentos del Sistema de Gestión de Calidad de forma que se asegure la disposición de las ediciones actualizadas de todos los documentos aplicables en los lugares de empleo.
J)
Toda persona perteneciente a la estructura de la organización puede sugerir modificaciones de los documentos justificándolas a la persona que los ha elaborado, argumentando las razones que aconsejan el cambio.
La propuesta es estudiada por el Responsable de Calidad. El documento modificado sigue los pasos definidos anteriormente para su revisión y aprobación y es finalmente impreso al completo con una nueva edición superior en una unidad a la anterior.
En la portada del documento modificado se hace constar, dentro del CONTROL DE MODIFICACIONES RESPECTO A LA EDICION ANTERIOR, los siguientes datos:
- Edición (la correspondiente a la nueva edición)
- Fecha de realización de la modificación.
- Modificación efectuada (respecto a la edición anterior)
- Páginas a las que afecta la modificación.
El Responsable de Calidad distribuye la nueva edición del documento a todos los destinatarios del mismo incluidos en la hoja de CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS y actualizando ésta. Los destinatarios de la nueva edición son responsables de destruir la edición obsoleta al recibir el nuevo documento.
K)
Edición Fecha Modificación Página
00 08-04-08 Creación del documento Todas
L)
- Manual de Calidad de EMPRESA
- Procedimiento de Control de los Registros de Calidad.
M)
No Aplica
PREGUNTAS DEL TUTOR
A continuación se presenta, a modo de Plantilla, un Índice detallado del Procedimiento para la Elaboración y Control de la Documentación.
Asocia cada una de las letras anteriores, con la parte del índice correspondiente, indicándolo en la parte derecha de la Plantilla.
Envía la respuesta al Tutor en este mismo archivo.
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN PG-02.01
Edición: 00
Página AA de BB
CONTROL DE MODIFICACIONES:
K
INDICE:
1. OBJETO I
2. ALCANCE G
3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA L
4. GENERALIDADES M
5. DESARROLLO E
5.1 Elaboración. D
5.2 Revisión y aprobación F
5.3 Control. B
5.4 Distribución. H
5.5 Modificación. J
5.6 Documentos externos. C
6. REGISTROS Y ANEXOS A
ELABORADO REVISADO APROBADO
Respo Responsable de Calidad Gerente Gerente
Fecha: Fecha: Fecha:
...