Manual de Procedimientos SGC

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Presentación

Como parte del proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad impulsado por el Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos, TRANSPORTE TRIPLEFREIGHT C.A. en el presente documento realiza la delimitación de dicho SGC, así como la adopción de los procedimientos mínimos exigidos por la norma ISO 9001:2015.

Estos procedimientos fueron diseñados por el Ing. Isaac Guillén, y fueron construidos sobre la basa de la información recopilada de una muestra de empresas del sector portuario.

Los cambios substanciales serán notorios en la fase de implementación.

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Ing. Isaac Guillén

Asesor SGC

Política de Calidad

TRANSPORTE TRIPLEFREIGHT C.A. es una organización dedicada a actividades propias del sector del comercio internacional, abarcando las operaciones de consolidación de cargas. Con una marcada orientación hacia los clientes finales, TRANSPORTE TRIPLEFREIGHT C.A. se esmera en prestar un servicio que busca la existencia, apoyados en una constante formación del personal, así como un firme apego a toda la normativa vigente. En la organización procurará la mejora continua de todos los procesos y dispondrá de los recursos necesarios para tal fin.

Objetivos de Calidad

Alcance del SGC

La norma ISO 9001:2015 y sus requisitos, serán implementados únicamente al Departamento de Operaciones, específicamente al proceso de desconsolidación de cargas marítimas.

No obstante, por las características de la empresa, quedan excluidos del SGC de la organización, los siguientes puntos:

a) 7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones. Para la Organización, la trazabilidad de las mediciones no es un requisito aplicable, por cuanto, en la prestación de sus servicios no emplean equipos de calibración.

b) 8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios. La Organización no realiza ningún proceso de diseño para la prestación del servicio de consolidación. Por lo tanto, este apartado de la norma ISO 9001:2015 queda excluido de su alcance.

Definición del proceso

1- Notificación de nuestro agente en origen por vía de correo electrónico.

2- Recepción de documentación completa concerniente al consolidado por vía de correo eléctrico.

3- Impresión de BL Master y House según sea el caso.

4- Hacer seguimiento de la mercancía por las distintas herramientas de búsqueda y seguimiento que proporcionan los operadores de transporte en línea.

5- Notificación a los agentes de aduana y/o consignatarios, según sea el caso, indicando fecha estimada de llegada.

6- Realización la Declaración anticipada de importación (DAI).

7- Una vez llegada la mercancía se comprueba con los operadores de transporte el número de registro otorgado al BL.

8- Se procede a la desconsolidación por el sistema electrónico de aduanas SIDUNEA.

9- Se entrega la documentación, así como liberaciones que corresponda a los agentes de aduana y/o consignatarios, a fin realicen el trámite de declaración de la mercancía y nacionalización de la misma.

Definición de partes interesadas y sus necesidades

Clientes

Requieren de un servicio de calidad, en el que sus requerimientos sean cumplidos a cabalidad y cuyo costo sea razonable.

Proveedores

Además de esperar el pago puntual por sus servicios, requieren el establecimiento de relaciones comerciales sólidas.

Trabajadores

El principal requerimiento de los colaboradores de la organización es la estabilidad integral, representada por una remuneración acorde a su trabajo, así como de beneficios no monetarios y un ambiente de trabajo cómodo.

Accionistas

Esperan rentabilidad para sus inversiones, así como el posicionamiento de la empresa en el mercado.

Entes Gubernamentales

Como regulador de las diferentes actividades, el Estado exige el cumplimiento de todos los deberes formales establecidos en los diferentes instrumentos normativos.

Procedimientos Básicos requeridos por la Norma ISO 9001:2015

Procedimiento de Control Documental

OBJETIVO

Establecer la metodología para llevar a cabo el control de la información documentada mínima exigida por la Norma ISO 9001:2015.

ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a toda documentación y registros del SGC:

a. Documentación externa:

- Normativas aplicables.

- Manuales Técnicos.

- Otra documentación externa: catálogos proveedores, certificados, etc.

b. Documentación interna:

- Manual de Gestión de la Calidad.

- Manual de Procedimientos.

- Instrucciones Técnicas

- Otra documentación interna.

c. Registros:

- Todos aquellos formularios que contengan información correspondiente a cada procedimiento del Sistema de Gestión de Calidad se consideran un registro.

RESPONSABLE

La Alta Dirección es responsable de cumplir y hacer cumplir este procedimiento, pudiendo delegar en la persona designada como líder del proceso de implementación del SGC.

DOCUMENTOS OBLIGATORIOS DEL SGC

Según la norma ISO 9001:2015, son los siguientes:

• El alcance del sistema de gestión de la calidad (cláusula 4.3).
• Información documentada necesaria para apoyar el funcionamiento de los procesos (cláusula 4.4).
• La política de calidad (cláusula 5.).
• Los objetivos de calidad (cláusula 6.2).
• Información documentada requerida y determinada como necesaria (cláusula 7.5.).

REGISTROS MÍNIMOS OBLIGATORIOS DEL SGC

En la norma se especifica que “la organización debe conservar información documentada”, lo que se refiere a los registros obligatorios. Estos registros mínimos necesarios, que debe ser documentalmente conservados son los siguientes:

• Información documentada en la medida necesaria para tener confianza en que los procesos se están llevando a cabo según lo planeado (cláusula 4.4).
• Pruebas de aptitud para el propósito de monitorear y medir los recursos (cláusula 7.1.5.1).
• Evidencia de competencia de la (s) persona (s) que realiza un trabajo bajo el control de la organización que afecta el desempeño y la eficacia del SGC (cláusula 7.2).
• Registros de insumos de diseño y desarrollo (cláusula 8.3.3).
• Registros de las actividades de los controles de diseño y desarrollo (cláusula 8.3.4).
• Registros de productos de diseño y desarrollo (cláusula 8.3.5).
• Cambios de diseño y desarrollo, incluyendo los resultados de la revisión y la autorización de los cambios y acciones necesarias (cláusula 8.3.6).
• Registros de evaluación, selección, seguimiento de desempeño y reevaluación de proveedores externos y cualesquiera y acciones derivadas de estas actividades (cláusula 8.4.1)
• Evidencia de la identificación única de los productos cuando la trazabilidad es un requisito (cláusula 8.5.2).
• Registros de propiedad del cliente o proveedor externo que se pierde, dañe o se encuentre que no es adecuado para el uso y de su comunicación al propietario (cláusula 8.5.3).
• Resultados de la revisión de cambios en la producción o prestación de servicios, las personas que autorizan el cambio y las acciones necesarias (cláusula 8.5.6).
• Registros de la liberación autorizada de productos y servicios para entrega al cliente, incluidos los criterios de aceptación y trazabilidad a la persona autorizada (cláusula 8.6).
• Los registros de las no conformidades, las acciones realizadas, las concesiones obtenidas y la identificación de la autoridad que decide la acción respecto de la no conformidad (cláusula 8.7).
• Resultados de la evaluación del desempeño y la efectividad del SGC (cláusula 911)
• Evidencia de la ejecución del programa de auditoría y de los resultados de la auditoría (cláusula 9.2.2).
• Evidencia de los resultados de los exámenes de la dirección (cláusula 9.3.3).
• Evidencia de la naturaleza de las no conformidades y de las acciones subsiguientes (cláusula 10.2.2);
• Resultados de cualquier acción correctiva (cláusula 10.2.2)

CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN EXTERNA

RECEPCIÓN Y APROBACIÓN.

La documentación externa es recibida por el responsable del área a la cual pertenece y aprobada por éste.

CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN.

Cada documento estará en soporte digital (en PDF) y en soporte físico sellado (cuando sea necesario). El control de la documentación externa se hará un formato adecuado.

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