Procedimientos Contables

1. PROCEDIMIENTOS CONTABLES:

Son todos aquellosprocesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operacionesque realiza la empresa en los libros contables.Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros.

A continuación se establecen algunos ejemplos de procedimientos contables utilizados en cualquier organización:

 Recepción de inventarios

Como medio de control de Inventarios, se debe considerar lo referente a la contabilización de las transacciones relacionadas con la misma. El departamento de contabilidad tiene las siguientes funciones:

- Recibir la factura del proveedor.

- Chequear con la orden de compra.

- Recibir información del almacenista sobre los materiales recibidos.

- Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales.

- Recibir copia de la requisición de materiales

- Realizar el asiento contable relacionado con el uso del material en los procesos de fabricación.

- Afectar la orden de producción o los procesos productivos.

 Ventas de productos

- Recepción y Revisión de la Orden de Compra o Nota de Pedido, emitida por el cliente.

- Despacho de Mercaderías o Materiales Requeridos.

- Revisión Posterior al Despacho Realizado.

- Recepción de Ingresos de Valores Involucrados en la venta.

- Realizar el registro contable respectivo en el sistema contable.

 Fabricación de productos

A este proceso se le denomina ciclo de los costos puede dividirse en tres partes, almacenamiento de materiales, proceso productivo, y almacenamiento de productos terminados. Para estructurarlo debe calcular:

- El costo de la producción del período.

- El costo de la producción en proceso.

- El costo de la producción terminada.

- El costo de la producción terminada y vendida.

 Registro de estimaciones

Por procesos de estimaciones se entiende la determinación del importe de una partida en ausencia de normas o criterios precisos para calcularla. Como ejemplos pueden citarse los siguientes:

- Provisiones para reducir las existencias y las cuentas a cobrar a su valor estimado de realización.

- Amortizaciones que imputan el coste del activo fijo a lo largo de su vida útil estimada.

- Impuestos anticipados y diferidos.

- Provisión para cubrir una pérdida que puede surgir en un litigio.

- Pérdidas en contratos de construcción en marcha.

- Provisiones para cubrir garantías

 Destrucción de inventarios

Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros. Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables. Este primer paso del análisis ayudará a determinar e identificar en cuáles de ellos un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.

La amortización de una plusvalía por lo general, representa montos importantes. En una empresa manufacturera, se considera altamente crítico, el manejo de todos los inventarios, sean éstos de productos terminados, productos en proceso, materias primas o materiales y suministros.

El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad.

El primer paso contable que lleva a cabo cualquier negocio, es la planeación e instalación de su sistema de contabilidad, el contador estudia la naturaleza del negocio, analiza los tipos de operaciones que probablemente habrán de ocurrir, proyecta o selecciona las formas y registros necesarios para anotar las operaciones en cuestión. A medida que la organización crece, se recomienda reformar periódicamente su sistema de contabilidad y se introduzca en el mismo cualquier ampliación o modificación que se estime conveniente.

Entre los procedimientos contables más comunes podemos mencionar los siguientes:

 Cuentas

 Débitos y créditos

 Cargos y créditos a las cuentas

 Cuentas de activos

 Cuentas de pasivo y capital

 Resumen del funcionamiento de los débitos y créditos

 Registros de las operaciones

 Cuentas por cobrar y por pagar

 El diario y el mayor

 Pases al mayor

 Determinación de los saldos de las cuentas

 La balanza de comprobación

1.2 Importancia de los procedimientos contables

De acuerdo a lo expuesto anteriormente, se desprende claramente que el manejo de registros de los procedimientos de contabilidad constituye tan solo una mínima parte del manejo del campo de actividades dentro de la contabilidad. A ésta fase se le conoce frecuentemente como procedimientos de la contabilidad, se trate de una organización grande o pequeña, que los procedimientos sean simples o complejos, o que se empleen métodos manuales, mecánicos o electrónicos, el mantenimiento de los registros constituye un proceso muy importante, ya que el desarrollo eficiente de la mayor parte de las otras actividades contables depende, en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de contabilidad.

1.3 Características

 Registrar y clasificar en los registros permanentes toda la información necesaria que se encuentre en las operaciones diarias para qué puedan entenderse con facilidad.

 Provee información que permita el control de las operaciones de la empresa.

 Provee información que permita la planeación de las operaciones de las organizaciones.

 Provee información que permita la toma de decisiones en la empresa. ƒ

 Resume e informa, o sea, ordena la información registradas y clasificadas en los estados financieros que muestra las utilidades del período y la situación financiera de un negocio en una fecha determinada. ƒ

 Evalúa la gestión de la organización.

2. PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES

Son aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros.En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:

 Procedimiento para cambiar datos de una cuenta correntista

 Procedimiento para contratación de empleados

 Procedimiento para cambio de horario laborable

 Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

Es importante poder identificar cuáles son aquellos procedimientos que no afectan los registros contables y analizarlos bajo distintos punto de vista, este análisis nos ayudará a determinar quién es el responsable de realizar la actividad, en que tiempo la realizará, cuánto cuesta realizar la actividad, si existen o no redundancias en los procesos, si se puede reducir tiempo ocioso, cual es el grado de procesamiento manual y mecanizado que usa el procedimiento y para finalizar que controles existen en los procedimientos que se consideran débiles y crean cuellos de botella.

El objetivo final de todo análisis, debe ser el obtener el mayor grado de información para evaluar los procesos contables y no contables, se realizan conforme lo establecen las políticas y normas de la empresa.

A continuación se expresa una secuencia de pasos para la documentación de los procedimientos antes mencionados:

2.1 Técnicas para documentar y comunicar Decisiones:

El procedo de dirigir un departamento contable requiere que se disponga de las herramientas de tipo gerencial adecuadas para poder entender como suceden o se llevan a cabo los procedimientos en el área contable. Una de las fallas máscomunes que se pueden encontrar en las empresas, es la falta de documentación de todas las actividades y tareas que se llevan a cabo de tal forma que con frecuencia se dan casos en que un empleado se vaya de las empresa y se desconozca las forma en la cual realizaba sus actividades, para prevenir estas situaciones de debe implantar técnicas para comunicar y documentar decisiones y procedimientos dentro de una empresa:

 Memorándums

 Instructivos

 Circulares

 Manuales

 Narrativos

Memorándums: son comunicaciones internas que en forma corta deben expresar una pauta, norma o decisión de algún funcionario, en todo caso nombre del anexo en el cual se quiere detallar el asunto al cual se refiere el mismo.

Instructivos:son documentos que norman en forma detallada, la forma en que se debe llevar a cabo una tarea o procedimiento específico, los mismos deben ser puntuales y específicos.

Circulares:son instrumentos que comunican a un gran número de personas, situaciones o guías de acción para

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