Procedimientos Contables

1. PROCEDIMIENTOS CONTABLES:

Son todos aquellosprocesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operacionesque realiza la empresa en los libros contables.Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros.

A continuación se establecen algunos ejemplos de procedimientos contables utilizados en cualquier organización:

 Recepción de inventarios

Como medio de control de Inventarios, se debe considerar lo referente a la contabilización de las transacciones relacionadas con la misma. El departamento de contabilidad tiene las siguientes funciones:

- Recibir la factura del proveedor.

- Chequear con la orden de compra.

- Recibir información del almacenista sobre los materiales recibidos.

- Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales.

- Recibir copia de la requisición de materiales

- Realizar el asiento contable relacionado con el uso del material en los procesos de fabricación.

- Afectar la orden de producción o los procesos productivos.

 Ventas de productos

- Recepción y Revisión de la Orden de Compra o Nota de Pedido, emitida por el cliente.

- Despacho de Mercaderías o Materiales Requeridos.

- Revisión Posterior al Despacho Realizado.

- Recepción de Ingresos de Valores Involucrados en la venta.

- Realizar el registro contable respectivo en el sistema contable.

 Fabricación de productos

A este proceso se le denomina ciclo de los costos puede dividirse en tres partes, almacenamiento de materiales, proceso productivo, y almacenamiento de productos terminados. Para estructurarlo debe calcular:

- El costo de la producción del período.

- El costo de la producción en proceso.

- El costo de la producción terminada.

- El costo de la producción terminada y vendida.

 Registro de estimaciones

Por procesos de estimaciones se entiende la determinación del importe de una partida en ausencia de normas o criterios precisos para calcularla. Como ejemplos pueden citarse los siguientes:

- Provisiones para reducir las existencias y las cuentas a cobrar a su valor estimado de realización.

- Amortizaciones que imputan el coste del activo fijo a lo largo de su vida útil estimada.

- Impuestos anticipados y diferidos.

- Provisión para cubrir una pérdida que puede surgir en un litigio.

- Pérdidas en contratos de construcción en marcha.

- Provisiones para cubrir garantías

 Destrucción de inventarios

Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros. Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables. Este primer paso del análisis ayudará a determinar e identificar en cuáles de ellos un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.

La amortización de una plusvalía por lo general, representa montos importantes. En una empresa manufacturera, se considera altamente crítico, el manejo de todos los inventarios, sean éstos de productos terminados, productos en proceso, materias primas o materiales y suministros.

El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad.

El primer paso contable que lleva a cabo cualquier negocio, es la planeación e instalación de su sistema de contabilidad, el contador estudia la naturaleza del negocio, analiza los tipos de operaciones que probablemente habrán de ocurrir, proyecta o selecciona las formas y registros necesarios para anotar las operaciones en cuestión. A medida que la organización crece, se recomienda reformar periódicamente su sistema de contabilidad y se introduzca en el mismo cualquier ampliación o modificación que se estime conveniente.

Entre los procedimientos contables más comunes podemos mencionar los siguientes:

 Cuentas

 Débitos y créditos

 Cargos y créditos a las cuentas

 Cuentas de activos

 Cuentas de pasivo y capital

 Resumen del funcionamiento de los débitos y créditos

 Registros de las operaciones

 Cuentas por cobrar y por pagar

 El diario y el mayor

 Pases al mayor

 Determinación de los saldos de las cuentas

 La balanza de comprobación

1.2 Importancia de los procedimientos contables

De acuerdo a lo expuesto anteriormente, se desprende claramente que el manejo de registros de los procedimientos de contabilidad constituye tan solo una mínima parte del manejo del campo de actividades dentro de la contabilidad. A ésta fase se le conoce frecuentemente como procedimientos de la contabilidad, se trate de una organización grande o pequeña, que los procedimientos sean simples o complejos, o que se empleen métodos manuales, mecánicos o electrónicos, el mantenimiento de los registros constituye un proceso muy importante, ya que el desarrollo eficiente de la mayor parte de las otras actividades contables depende, en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de contabilidad.

1.3 Características

 Registrar y clasificar en los registros permanentes toda la información necesaria que se encuentre en las operaciones diarias para qué puedan entenderse con facilidad.

 Provee información que permita el control de las operaciones de la empresa.

 Provee información que permita la planeación de las operaciones de las organizaciones.

 Provee información que permita la toma de decisiones en la empresa. ƒ

 Resume e informa, o sea, ordena la información registradas y clasificadas en los estados financieros que muestra las utilidades del período y la situación financiera de un negocio en una fecha determinada. ƒ

 Evalúa la gestión de la organización.

2. PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES

Son aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros.En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:

 Procedimiento para cambiar datos de una cuenta correntista

 Procedimiento para contratación de empleados

 Procedimiento para cambio de horario laborable

 Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

Es importante poder identificar cuáles son aquellos procedimientos que no afectan los registros contables y analizarlos bajo distintos punto de vista, este análisis nos ayudará a determinar quién es el responsable de realizar la actividad, en que tiempo la realizará, cuánto cuesta realizar la actividad, si existen o no redundancias en los procesos, si se puede reducir tiempo ocioso, cual es el grado de procesamiento manual y mecanizado que usa el procedimiento y para finalizar que controles existen en los procedimientos que se consideran débiles y crean cuellos de botella.

El objetivo final de todo análisis, debe ser el obtener el mayor grado de información para evaluar los procesos contables y no contables, se realizan conforme lo establecen las políticas y normas de la empresa.

A continuación se expresa una secuencia de pasos para la documentación de los procedimientos antes mencionados:

2.1 Técnicas para documentar y comunicar Decisiones:

El procedo de dirigir un departamento contable requiere que se disponga de las herramientas de tipo gerencial adecuadas para poder entender como suceden o se llevan a cabo los procedimientos en el área contable. Una de las fallas máscomunes que se pueden encontrar en las empresas, es la falta de documentación de todas las actividades y tareas que se llevan a cabo de tal forma que con frecuencia se dan casos en que un empleado se vaya de las empresa y se desconozca las forma en la cual realizaba sus actividades, para prevenir estas situaciones de debe implantar técnicas para comunicar y documentar decisiones y procedimientos dentro de una empresa:

 Memorándums

 Instructivos

 Circulares

 Manuales

 Narrativos

Memorándums: son comunicaciones internas que en forma corta deben expresar una pauta, norma o decisión de algún funcionario, en todo caso nombre del anexo en el cual se quiere detallar el asunto al cual se refiere el mismo.

Instructivos:son documentos que norman en forma detallada, la forma en que se debe llevar a cabo una tarea o procedimiento específico, los mismos deben ser puntuales y específicos.

Circulares:son instrumentos que comunican a un gran número de personas, situaciones o guías de acción para casos específicos y en forma puntual, su utilización para comunicar procedimientos debe ser limitado.

Manuales:son por excelencia los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados bajo el esquema de una especie de libro actualizable.Dentro de los manuales, los procedimientos pueden ser descritos a través de narrativo, responsables/acción.

Narrativos:éstos consisten en la descripción detallada y descriptiva de un procedimiento y todos los pasos que lo componen. La técnica de responsable/acción explicada anteriormente, puede clasificarse como un documento narrativo que se encuentra inserto dentro de un manual de procedimientos. Los narrativos pueden ser utilizados para documentar información que es levantada para un sistema del cual se está realizando algún análisis.

2.2 Como graficar los procedimientos:

Un Flujograma es una herramienta y técnica para la representación de los procedimientos en forma graficar.

Ejemplo de flujograma:

3. PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

La contabilidad como disciplina del saber humano, ha evolucionado en las técnicas y procedimientos usados para el registro y control de las operaciones comerciales. A medida que el proceso productivo aumentó en complejidad y se pasó de una economía mercantil a una economía de producción, en donde todos los bienes de capital tenían cada vez mayor importancia, el proceso contable se fue enriqueciendo con mayores procedimientos, técnicas y reglas para el manejo de las transacciones.

El origen de lo que hoy es el conocimiento contable, data aproximadamente desde la mitad del siglo XIV, en donde aparece un sistema para la teneduría de libros o manejos contables de las operaciones mercantiles. Esta forma de llevar los registros hacía que se presentaran algunos problemas en el momento de elaborar la posición financiera de cada comerciante.

El primer inconveniente surgió por distinguir entre los bienes del comerciante y los bienes del negocios; es así como surge el principio de “entidad económica”, el cual establece que todo estado financiero debe estar referido a una entidad en la cual los accionistas deben ser considerados como terceras personas, es decir, se considera la empresa como una unidad económica, jurídica y social distinta de sus dueños o propietarios.

El segundo problema fue referente a que los libros se llevaban con base en operaciones realizadas y no a periodos por los cuales se reunieran y definieran todas las transacciones económicas, esta dificultad hizo que surgiera otro principio: “periodo contable”, el cual establece que todas las transacciones deben estar identificadas con un lapso o periodo al cual están referidas las operaciones de la entidad.

La tercera dificultad se refería a la poca información que presentaban los estados financieros en general, este dio origen al principio de “revelación suficiente”, y dice que los estados financieros deben mostrar claramente la información necesaria para dar una adecuada interpretación de la situación financiera y resultados de la empresa, todo ello en razón a que el público o terceras personas y las entidades gubernamentales empezaban a tener intereses económicos en las empresas.

3.1 Objetivo y clasificación de los principios contables

Los principios contables no son más que normas y reglas de carácter general o específicos emitidos por entidades de la profesión contable y que son aplicables para el tratamiento de las transacciones financieras de una entidad. En otras palabras son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de la cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados financieros.

Su objetivo es estandarizar la elaboración de estados financieros. Cuando se habla de uniformar se debe tener presente que los estados financieros pueden ser utilizados por distintos tipos de usuarios, sean estos internos o externos a una entidad económica, los objetivos básicos de los principios contables son:

 Uniformar los criterios contables.

 Establecer tratamientos especiales a operaciones específicas.

 Orientar a los usuarios de los estados financieros.

 Sistematizar el conocimiento contable.

Cada uno de los objetivos nombrados, se materializan mediante la aplicación de principios de contabilidad.

La clasificación aplicable se muestra a continuación:

La clasificación de los principios contables anteriormente mencionados, no incluye todos los procedimientos contables que pueden ser aplicados de acuerdo a los PCGA, sin embargo presentan los de mayor usa para cualquier entidad.

3.2 Relación entre principios y procedimientos contables

Como se ha mencionado anteriormente los principios de contabilidad establecen pautas de cómo deben tratarse el registro de las operaciones y el análisis y presentación de la información en los estados financieros. Es por esto que los principios de contabilidad determinan las formas en que deben registrarse los procedimientos contables, las operaciones que se registren en los libros y su presentación en los estados financieros, de esta forma existen ciertos y determinados procedimientos que diferencian los tratamientos entre dos tipos de negocios.

4. PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y MANUALES

Toda empresa necesita en algún momento documentar el trabajo que realizan los empleados, la necesidad de establecer manuales administrativos surge por varias razones y llevan a las organizaciones a plasmar en blanco y negro todos los procedimientos que se rigen en el desarrollo del trabajo diario. Con frecuencia muchas empresas se ven en la situación del absoluto desconocimiento del trabajo que es llevado a cabo por un empleado que se enferma, es despedido o se retira de la empresa, quedando la posición sin posibilidades de ser cubierta inmediatamente, por cuanto no hay quien entrene o capacite al suplente o nuevo trabajador sobre las labores a realizar. Esta debilidad es aúnmáscrítica cuando tal situación sucede en el departamento de contabilidad, muchas empresas tienen fecha de cierre mensual o anual en donde el margen de tiempo para el cumplimiento en la entrega de cifras es corto e inflexible. Los manuales dentro de una empresa tienen una gran importancia como herramienta para el manejo y planificación de los recursos organizacionales, sean estos recursos humanos o materiales.

Los manuales de normas y procedimientos contables detallan bajo un esquema de responsable/acción todos y cada uno de los procedimientos contables, también puede especificar los asientos de tipo contable que realizan para un determinado procedimiento, determinan cómo, cuándo y por qué aplicar determinada cuenta contable en una transacción de la organización.

4.1 Importancia de la documentación

La necesidad de documentación surge como una respuesta para reflejar el trabajo realizado por los empleados en algún tipo de instrumento organizacional. Mediante el proceso de documentación, todas las actividades son plasmadas de tal forma que cualquier empleado debidamente autorizado puede tener acceso y conocer dicha información. La documentación de los sistemas se realiza por las siguientes razones:

 Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organización.

 Instruir a los empleados acerca de aspectos tales como: objetivos, políticas, normas, procedimientos, funciones y autoridad.

 Servir de guía para la ejecución de las tareas de los empleados.

 Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operacional.

 Sistematizar los procedimientos que se emplean en la organización.

 Normalizar el desarrollo de las tareas.

 Servir de guía para el entrenamiento del personal.

4.2 Tipos de manuales

Dentro de las técnicas para documentar una empresa se pueden encontrar distintos tipos de manuales, cada uno para un determinado fin. Una clasificación de los manuales en el contexto de la organización es la siguiente:

a) De sistemas, métodos y procedimientos manuales.

Bajo este esquema se pueden dividir los manuales en:

1- Manuales técnicas.

2- Manuales de actividad.

3- Manuales de organización.

4- Manuales de políticas.

5- Manuales de normas y procedimientos.

b) De sistemas computarizados.

Su función es documentar los sistemas que contemplan el uso significativo de un computador en un alto número de operaciones y procedimientos. Dentro de esta clasificación podemos encontrar manuales de:

1- Usuario.

2- Operación.

3- Documentación de sistemas, que a su vez se dividen en: diseño físico, procesos y salidas.

4.3 Manuales de contabilidad

Dentro del área contable los manuales tienen una aplicación sumamente amplia ya que permiten llevar el trabajo que debe llevar a cabo el personal del departamento de contabilidad. Los manuales aplicados en esta área son:

 De políticas contables.

 Del código contable o de cuentas contables.

 De normas y procedimientos contables.

Manuales de políticas contables: detalla todas y cada una de las políticas que se siguen en la entidad respecto a los registros contables. Las políticas deben estar siempre de acuerdo con los principios de contabilidad de aceptación general y ello debe ser declarado en los manuales. Preferiblemente deben ser organizadas enunciadas y detalladas en el orden que son presentadas las partidas en los estados financieros y a las que son asociadas. Estos manuales se subdividen en:

1- Políticas generales de contabilidad: son declaraciones que se encuentran en los principios de contabilidad generalmente aceptados.

2- Políticas específicas de contabilidad: se refiere a los tratamientos especiales y aplicables a ciertas operaciones o transacciones de partidas dentro de los estados financieros. Estas políticas pueden ser enunciadas con base en la presentación de las partidas en los estados financieros.

Manual del código contable: este tipo de manual también es denominado manual de decodificación de cuentas, clasificador o sencillamente manual de cuentas.

Manual de normas y procedimientos contables: detalla todos los procedimientos contables que se realizan en cada organización bajo la normativa específica. Estos manuales también especifican los asientos de tipo contable que se realizan bajo un determinado procedimiento, igualmente este tipo de manuales debe establecer las normas que sean aplicables a cada uno de los procedimientos previamente definidos.

CONCLUSIÓN

Los procedimientos contables comprenden el plan de organización, todos los métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables. Estos pueden ser clasificados de acuerdo a los grupos generales de cuentas y los no contables que no afectan las cifras de los estados financieros.

Los manuales son por excelencia documentos organizativos y herramientas utilizadas para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables, cada una posee su ventaja y su desventaja, por lo que deberá ser tomado en cuenta a la hora de decidir cuál usar.Una vez descritos deben graficarse a fin de ser usados como herramientas de apoyo para los empleados y la gerencia.

Para que exista una elaboración adecuada de cada proceso dentro del área de contabilidad los mismos deben haber estado apegados dentro de la normativa establecida en los Principios de Contabilidad, ya que los datos suministrados por este departamento ofrecen información financiera que es de interés tanto para los accionistas del negocio como para agentes externos al mismo, como lo son inversionistas o entes gubernamentales. La información contable es también de mucha utilidad para la administración y la toma de decisiones sobre políticas comerciales, tales decisiones no se toman sin antes haber consultados los datos de contabilidad, por consiguiente mientras más información justa y verás tengan los estados financieros mayores serán los beneficios para la organización.

Para concluir se ha determinado que es de suma importancia para cualquier organización documentar de forma detallada todos y cada uno de los procedimientos contables realizados en la empresa, para esto contamos con herramientas como los manuales de procedimientos, siendo estos un apoyo que sirve para sistematizar las labores entre los integrantes, instruir a los empleados en las distintas áreas, servir de guía en la ejecución de sus tareas y por ultimo guiar en la evaluación de la eficiencia operacional.

...