Programación De Rutas

Programación de Rutas

Compañía Colgas – Asogas - Gasan – Norgas – Gases

Agencia / Planta Todas

Código del Proceso 078

Proceso Programación de Rutas

Objetivo del Proceso Garantizar el cumplimiento del nivel de servicio por medio de la programación y optimización de vehículos

Proceso anterior Administración Logística

Proceso posterior Gestión de Vehículos

Elaborado por Mario Andres Diaz Contreras

Fecha 23 Julio 2013

• El proceso que se detalla aplica para las siguientes líneas de negocio:

x Cilindro x Granel x Montacarga

El proceso que se detalla aplica para los siguientes Canales de Distribución:

x Expendio x Punto de Venta x EDS Contratista

Propanoducto Redes Privadas Mayorista x Canal Directo

Diseño Conceptual Mario Andrés Díaz Contreras

• Diseño del Proceso

En la Programación de Rutas se encuentran definidos los subprocesos de:

• Gestión de Recursos.(Vehículos, Personas, Tecnología)

• Preventa / Recepción de Pedidos / Autoventa

• Asignación de Cargas

• Seguimiento y control de Rutas

• Apertura y Cierre de rutas

• Análisis de resultados

• El Alcance de la programación de Rutas para las empresas del grupo está dado hasta la Distribución secundaria en Cilindros y Distribución a Granel en flota propia, no aplica para programación a Contratistas.

Gestión de Recursos

• Gestión de Vehículos

• El Coordinador de Mantenimiento de Flota y el Jefe de logística, deben realizar la programación de Mantenimientos Preventivos acordando las fechas para no afectar la distribución, en caso de mantenimientos correctivos se debe hacer una reprogramación para entregar el pedido que debía cubrir el vehículo fuera de servicio.

• El Jefe de Transportes reporta al área de Logística y Distribución que carros están disponibles después de realizar el mantenimiento.

• El Jefe de logística optimiza la flota de vehículos de acuerdo a las necesidades de la distribución.

• Mantenimiento de flota es responsable de ingresar al sistema los vehículos nuevos que ingresan al proceso de distribución.

• Gestión de Personas

• El Coordinador de Rutas y Despachos, identifica y conoceel personal disponible, teniendo en cuenta todas las novedades que se puedan presentar (términos de contrato, vacaciones, retiros, incapacidades, licencias, Accidentes de Trabajo, compensatorios, entre otras), con esta información el Coordinador de Rutas y Despachos puede definir cuál es el Personal disponible real para cubrir la totalidad de las rutas.

• El proveedor de personal debe realizar las pruebas de conducción, aptitud y habilidades para el personal que va a ingresar a cargos de conducción vehicular, y enviar al proceso logístico los resultados de pre-candidatos.

• El Jefe de logística y/o Administrador Logístico realiza los procesos de selección de personal de acuerdo a los informes que genera la empresa proveedora de personal para el proceso de distribución y logística.

• El Jefe de Logistica realiza requisición del personal de Distribución (Coordinadores de Ruta, Conductores y Auxiliares)

• Preventa / Recepción de Pedidos / Autoventa

*Solo aplica en caso que este implementada

• Clientes con preventa:

• El Supervisor de Ventas y el Conductor deben sensibilizar a los clientes de preventa, comunicando los acuerdos y beneficios de la preventa.

• El Jefe de Logistica y Coordinador de Rutas identifican los días de ruta por zona, y las concilia con el Supervisor de Ventas; Se debe tener en cuenta los aspectos:

• Distancias

• Rotación en Cilindros

• Inventario en Tanques y capacidad

• Inventario en Cilindros

• Acuerdos con el cliente

• El Jefe de Logistica y Coordinador de Rutas define días de visita para entregas de producto a zonas con el Supervisor de Ventas, según esta programación se realiza la preventa.

• Asignación de Cargas

• Preventa:

• El Coordinador de Ruta despacho recibe el informe de E-Solutions y asigna las cantidades a ser entregadas a los clientes por ruta.

• El Coordinador de Rutas y Despachos programa la cantidad de carga en el vehículo teniendo en cuenta los pedidos a cubrir en el día y tiene en cuenta un margen de hasta el 10 % más si la capacidad de carga del vehículo lo permite

• En el sistema E-Solutions se debe generar interfaz con el SIESA 8,5 Para la asignación de conductores zonas y clientes a los vehículos, al momento de cargar los pedidos en el E-solutions se muestra automáticamente el vehículo y conductor que está asignado a esa zona y cliente.

• El Coordinador de Rutas y despachos envía la programación

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