QUIMICA

Durante mucho tiempo, se consideró que lo importante era realizar acciones y hacerlas de manera eficaz; hoy, nos damos cuenta de que estas acciones deben estar orientadas hacia un objetivo, y que la efectividad de las acciones no es producto intrínseco de estas, sino que se encuentra definida por la meta que se deseaba lograr al realizarla.

En el cuento Alicia en el país de las maravillas nos acordamos de aquel fragmento donde Alicia le pregunta al gato qué camino debe tomar, él le responde que a dónde quiere llegar, a lo que Alicia contesta que no sabe, entonces el Gato —muy acertadamente— le dice que cualquier camino que decida es bueno.

Para elegir el lugar a donde se quiere llegar, se requiere tener una misión bien establecida, y para elegir el camino, se deberá contar con una planeación que permita llegar al final esperado.

Taboada, en su libro Leadership Plus, nos dice:

Son escasos los fracasos de proyectos o las malas decisiones derivadas de una seria planeación;

los errores casi siempre se derivan del ego de caer en la tentación de decir:

¡No necesito planear, estoy seguro que lo puedo manejar como venga!

Referencias bibliográficas:

Taboada, A. (2009). Leadership Plus - El buen inicio empresarial. México: Ed. Alfaomega.

6.1 ¿Qué es?

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En sentido práctico, los tres conceptos que nos atañen se pueden definir de la siguiente manera:

Planeación: es el proceso de establecer objetivos, desarrollar estrategias, delinear tareas y calendarios, para concretar los objetivos. Exige agudeza mental para pasar de una idea intangible a un resultado concreto que conjugue los recursos previamente disponibles (Taboada, 2009).

El proceso de la planeación, según Taboada (2009):

Consiste en buscar y alcanzar el óptimo balance entre las necesidades o demandas, y los recursos existentes. El proceso de planeación consiste en identificar las metas y objetivos a alcanzar, formular estrategias para lograrlos, definir y asignar los recursos necesarios e implementar, dirigir y monitorear cada uno de los procesos necesarios para cumplir el propósito o meta.

Control de puestos son:

Las actividades propias del desempeño de las funciones del día con día, y aquellas que se presentan en el proceso. La clave es combinar las actividades definidas en la planeación estratégica, para avanzar en el logro de los objetivos estratégicos con las responsabilidades cotidianas, que son necesarias para la sobrevivencia de la organización (Taboada, 2009).

Sin embargo, en la realidad nos damos cuenta de que estos conceptos van más allá de la simple realización de funciones, pues se establecen como procesos determinantes de la organización; a través de ellos, se logra definir cómo se llegará a cumplir la misión organizacional, qué recursos se requieren y cómo, al final del día, se cumple el objetivo propuesto (Universidad de Navarra, 2007).

Por su parte, Anzola (2006), Koontz y Weihrich (2007) coinciden en definir el control como “la medición y corrección del desempeño con la finalidad de asegurarse de que se cumplen los objetivos de la empresa y los planes para lograrlos”.

Viéndolo así, podrás visualizar la manera en que ambos conceptos se relacionan, pues así como la planeación nos indica a dónde queremos llegar y qué camino seguiremos, el control nos permite asegurar que estamos cumpliendo con el camino trazado.

6.2 Beneficios de la planeación y control de puestos

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Sin duda alguna, son muchos los beneficios que conlleva una buena planeación, entre los principales se encuentran:

Cumplir con los objetivos propuestos: durante el proceso de desarrollo de una empresa, deberá cumplir con objetivos precisos. Por ejemplo, una universidad deberá cumplir, además de con su objetivo de educar, con el objetivo de ser autosuficiente y de brindar a sus profesores capacitación constante; una adecuada planeación en el área financiera le permitirá cumplir con su objetivo de rentabilidad, mientras que la planeación de recursos humanos le permitirá cumplir con la capacitación de sus docentes.

Incrementar la productividad y la motivación del personal: una ventaja que tiene la planeación es romper con la incertidumbre que existe en los diferentes procesos. Así, cuando trabajas con objetivos bien establecidos y tiempos bien planeados, es más fácil que el personal se concentre en las actividades prioritarias. Además, un seguimiento más cercano permite que, como líder, también te asegures de que los tiempos para lograr el objetivo se estén cumpliendo. La motivación del personal, por otro lado, se incrementa al ver que los objetivos se cumplen y que los recursos que requieren para realizar sus actividades les son proporcionados.

Potencializar el talento y esfuerzo de los miembros: como en toda buena planeación, parte de lo que se debe asignar son los recursos, entre ellos está el capital humano. Contar con una adecuada planeación implica designar al personal adecuado para la tarea, donde puede desarrollar mejor sus talentos y ver sus esfuerzos rendir frutos de manera adecuada.

Usar adecuadamente los recursos con los que cuenta la organización: en la medida que dentro de la planeación se establecen los recursos que se requieren, es posible llevar un control de los mismos. Un ejemplo típico es el relacionado con los recursos financieros, donde se trabaja con base en un presupuesto, y el líder de la planeación y los ejecutores se deben asegurar de cumplir con el mismo o informar los desvíos que harán cambiar lo planeado; de esta manera, la empresa puede tener mayor control de estos y del uso que se les está dando.

Permitirá que logres visualizar y aprovechar mejor las oportunidades: en la medida que se ha planeado con base en un escenario, es posible visualizar cuando las condiciones del mercado o del contexto han cambiado; la planeación, al ser flexible, nos permite adaptar nuestros planes para aprovechar estas coyunturas, y maximizar así nuestras oportunidades.

Minimizar los riesgos que se pueden presentar: dentro de la planeación, debes visualizar algunos escenarios que harían que la misma cambiase, dando por consecuencia que los riesgos se minimizaran; además, detectar los cambios en las condiciones del mercado o del contexto permite visualizar también los riesgos que se corren en el mismo y adaptar la planeación para evitarlos o minimizarlos.

En pocas palabras, para asegurar el éxito, es imprescindible realizar una planeación adecuada. Las actividades del personal estarán orientadas a la meta en común. Se dice que, por cada hora dedicada a la planeación, una organización puede ahorrarse incluso varios días, pues la ejecución que realiza se encuentra enfocada y con menos posibilidades de errores o confusión, además de minimizar el riesgo de que dos o más personas realicen la misma actividad sin coordinarse.

Se considera que la planeación es uno de los principales secretos que permiten lograr más con menos.

Así como en la planeación existen muchos beneficios, realizar un eficaz control del puesto también permitirá al líder enfocarse en lo verdaderamente importante, pues se tendrá control de todas las actividades propias del puesto, y de las que se requieren en los procesos que se desarrollan, con el objetivo de cumplir la meta. Se considera que una de las principales ventajas se encuentra relacionada con el manejo adecuado del tiempo, pues al controlar las actividades, también podrás cumplir los objetivos trazados.

6.3 Introducción a la planeación

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La clave de la planificación es saber administrar: recursos y tiempo. En este sentido, se otorgan algunos consejos que te ayudarán a realizar una mejor gestión del tiempo:

A lo largo de este tema, has tenido la oportunidad de conocer el significado de planeación y control de puestos; ambos se encuentran interrelacionados y forman parte integral de una buena organización.

Has descubierto que no es un trabajo sencillo, que se requiere mucho análisis, pero que su desarrollo es muy importante, pues te permitirá cumplir con los objetivos propuestos, incrementar la productividad y la motivación del personal, logrando aprovechar el mayor talento de tus colaboradores; todo esto y más te servirá para lograr la realización de tus objetivos.

Recuerda que cada hora dedicada a la planeación te ahorra incluso varios días de ejecución, en tanto que el control le permitirá, al líder y a su equipo, concentrarse en lo verdaderamente importante y, por tanto, cumplir con los objetivos del día, al destinar el tiempo a las actividades que se encuentran planeadas. Como ves, estas dos funciones te acercarán al éxito de tu misión.

En los siguientes temas, podrás visualizar información más detallada de estos.

Referencias bibliográficas:

• Anzola, S. (2010). Administración de pequeñas empresas. México: McGraw-Hill Interamericana.

• Koontz, H., y Weihrich, H. (2007). Elementos de administración. Un enfoque internacional. México: McGraw-Hill Interamericana.

• Taboada, A. (2009). Leadership Plus – El buen inicio empresarial. México: Alfaomega.

• Universidad de Navarra. (2007). Tema 1. El problema de la planificación de la producción. Recuperado de http://www.unav.es/ocw/orgproduccionII/pagina_7.html

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