Recepcion Y Reservas

DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

Este departamento es el encargado de captar y manejar las solicitudes de reservas. El mismo opera en estrecha coordinación con el personal del departamento de recepción y ama de llaves.

Este departamento debe determinar la disponibilidad del hotel, cotizar las tarifas de las habitaciones, tomar y confirmar las reservaciones y documentarlas.

El departamento esta compuesto por un gerente de reservaciones quien supervisa y dirige el buen desempeño del departamento y los agentes de reservaciones los cuales realizaran las funciones de atender las reservaciones que lleguen por los diferentes medios de comunicación, las reservas de grupo, las reservas de agencias de Internet o tour operadoras, manejar el dinero proveniente de los depósitos correspondientes para garantizar las reservas.

DESCRIPCION DE PUESTOS

GERENTE DE RESERVACIONES : 

- Controla y coordina todas las reservaciones

- Mantiene el control sobre la exactitud de la información dada  por los agentes de reservas

- Vigila y controla los cupos de los suplidores (agentes de viaje) para asegurarse de que no sobrepasen el numero de habitaciones contratadas en cada categoría.

- Mantiene relaciones cordiales con los suplidores

- Revisa y modifica las tarifas de las habitaciones según las instrucciones de los departamentos competentes.

- Asegura que la base de datos del centro de cómputos este actualizada

- Asegura que toda solicitud de reserva sea contestada el mismo día

- Asegura la exactitud en la preparación de los informes: forecast, ocupación, etc. dando especial atención a las tendencias del mercado para prevenir sobreventa y aprovechar la demanda.

AGENTE DE RESERVACIONES:

- Su principal objetivo es vender habitaciones

- Toma las reservas y las computa.

- Mantiene actualizado el centro de cómputos para un forecast lo mas próximo a la realidad posible.

- Elabora los reportes del departamento

- Apoya al gerente de reservaciones en sus actividades: atención de suplidores, huéspedes, etc.

- Atiende las sugerencias y quejas de huéspedes en el hotel en cuanto a la asignación de habitaciones y reservaciones.

OTRAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO :

Postear los cargos por depósitos de reservas

Monitorear la disponibilidad de habitaciones

Asistir al personal de recepción en el proceso de check in/ check out cuando sea necesario

Prepara la lista de llegadas para recepción

DEPARTAMENTO DE RECEPCION

Jefe de recepción : Encargado de este departamento y del personal subalterno. Debe supervisar el correcto uso y actualización de los racks,

asi como también el llenado de las tarjetas de registro, autorizar requisiciones a almacén, atender quejas, resolver problemas de overbooking.

Recepcionista: Entre las funciones de la recepcionista están:

-se encarga del registro de los huéspedes

-asignar cuartos

-conocer los servicios e instalaciones del hotel

-autorizar cambios de habitación

-controlar la llave maestra

-manejar la correspondencia

-verificar el reporte de ama de llaves

-registrar grupos

-manejar paquetes y planes de estancia

-recibir y entregar pendientes

Ayudante de recepción

-contestar teléfonos

-controlar llaves de cuartos

-distribuir recados y correspondencia

-dar información a huéspedes

-asistir al recepcionista en el registro de huéspedes

Aprendices de recepción

Se inician en los conocimientos del departamento para su posterior desempeño como ayudante y luego recepcionista.

Cajero

Cobra facturas, pago a proveedores, cajas de seguridad, y cambio de

moneda.

...