Reserva Y Recepción

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Etapas del check-out: Esquema General

El Checkout es un procedimiento complejo, que requiere del recepcionista su máxima concentración, para realizarlo con rapidez, y al mismo tiempo, seguridad en las operaciones de cobro, el manejo y la custodia del efectivo y los documentos de cobro por crédito. Al mismo tiempo la atención a las preguntas y dudas de los clientes. Para este momento todo tiene que estar ordenado y listo.

Solicitud de Checkout.

El huésped solicita a la recepción que le preparen el estado de su cuenta, lo que puede hacer por vía telefónica, personalmente, o a través de otro huésped. Con el propósito de marcharse del hotel.

Inicio del Checkout.

1- Atención al pedido de Checkout.

2- Lectura de la lista de salidas previstas.

3- Búsqueda de los documentos archivados en el pick de cuentas.

4- Impresión de factura.

5- Análisis de los cargos hechos en dicha factura.

6- Explicación al cliente de los cargos o detalles de la factura, así como cualquier otra duda que el huésped tenga relacionado con ella.

Cobro del saldo total de la factura.

Una vez analizada la factura por el huésped y el recepcionista y después que el cliente manifieste que está de acuerdo con el saldo total de su factura, se procede de la siguiente forma.

1- Se pregunta al huésped de que forma hará el pago.

2- Si el pago es hecho en efectivo, esté será contado nuevamente en presencia del cliente, para asegurarnos que sea la cantidad correcta, inmediatamente se deposita el efectivo en la caja.

3- Se devuelve el cambio exacto al cliente en caso de ser necesario.

4- Se expide recibo de cobro por la cantidad abonada por el huésped con su respectivo concepto de pago(dicho recibo debe ser firmado por el huésped y el cajero que lo atienda).

5- Se cierra la factura en presencia del huésped, adosándole la copia del recibo de cobro expedido.

6- En caso de que el pago sea hecho con tarjeta de crédito, se realiza la operación de venta en el POS. Una vez realizado la operación, se obtiene el comprobante de la venta, el original con la firma del cliente para la instalación y copia para el huésped. Siempre debemos chequear el saldo del comprobante para evitar cualquier error cometido.

7- Se entrega la copia del comprobante de venta al huésped junto con su tarjeta de crédito.

8- Una vez realizada una de estas dos posibles operaciones, se prosigue la atención al huésped.

Fin del Checkout.

1- Concluida las operaciones necesarias y culminada la atención al cliente se procede a desear al huésped un feliz viaje de regreso y un rápido retorno al hotel.

2- Se solicitan los servicios del maletero para que conduzca y custodie el equipaje del huésped.

Nota: Si el cliente solicita un taxi, se realiza la gestión para que el mismo quede complacido.

Documentos más utilizados en el Checkout.

• Lista de salidas previstas del día.

• Factura de cargos incidentales.

• Factura proforma en caso de turismo individual o de grupo.

• Carta de descuento en caso de huésped con descuento asignado.

• Recibos de depósito adelantado, devolución, cheques emitido por los diferentes puntos de venta del hotel.

• Tarjeta de crédito, pagare de tarjeta de crédito.

• Pasaporte.

• Tarjeta de registro.

El Checkout a pesar de ser un momento de alto riesgo para el recepcionista y para la instalación puede convertirse en algo no tan complejo si el recepcionista, en este caso cajero, realiza diferentes acciones preparatorias antes del Checkout. Dentro de estas acciones podemos mencionar algunas que juegan un papel muy importante, estas son:

• Estar muy bien informado del estado de las cuentas de los clientes con Checkout previsto, por lo que el cajero debe realizar una labor investigativa haciendo uso de la lista de salidas previstas del día y analizando el saldo en dichas facturas.

• Hacer énfasis en los clientes directos, ya que los saldos en las facturas de estos, suele ser mucho más elevado, en comparación con otro tipo de turismo.

• Tener ordenados los cheques de los diferentes puntos de venta de las habitaciones con salida prevista, y hacer que estos coincidan con los cargos hechos en la factura.

• Chequear con antelación los cargos por concepto de alojamiento en las facturas de los clientes directos, así como que su precio sea el correcto,

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