Redes Formales De La Informacion

ELEMENTO I

ELEMENTO DE COMPETENCIA:

Analizar los elementos del proceso de comunicación en la empresa para identificar las redes y canales de información en la empresa

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

A) EMISOR O FUENTE

Es la persona, grupo o entidad que tiene información que compartir con otra persona o grupo y por tanto comienza la comunicación y elabora los mensajes comunicativos.

Puede tratarse de un vendedor, un portavoz (celebridad que aparece en la publicidad) o una entidad no personal tal como una organización o la propia empresa en sí.

Dado que la percepción que el receptor tenga del emisor va a influir en la manera en la que la comunicación/mensaje es recibido, hay que tener cuidado a -la hora de seleccionar al comunicador, pues la eficacia de la comunicación va a depender en gran medida de su credibilidad.

El proceso de comunicación comienza cuando el emisor elige las palabras, los símbolos, dibujos y la forma de presentar el mensaje que recibirá el receptor. El proceso de codificación hace referencia al proceso de traducción de los pensamientos, ideas o información en una manera simbólica. El objetivo del emisor es codificar el mensaje de tal forma que garantice o asegure que será comprendido por el receptor. Esto implica usar símbolos, palabras o señales que sean familiares y comprensibles a la audiencia.

B) EL RECEPTOR

El receptor está formado por las diferentes entidades o personas que pueden recibir el mensaje, quienes comparten con el emisor el mensaje. Generalmente está formado por los consumidores que leen, ven y/u oyen el mensaje de la empresa y lo interpretan. El proceso a través del cual el receptor traduce y otorga significado a los símbolos emitidos por el emisor es lo que llamamos decodificación. Este proceso está fuertemente influido por el marco de referencia del receptor, al igual que el proceso de codificación está influido por el marco del emisor.

Para que tenga lugar una efectiva comunicación, el receptor debe haber comprendido e interpretado correctamente lo que el emisor está intentando comunicar. La comunicación efectiva es más probable cuando hay campo común entre ambas partes: cuanta más información tengamos del consumidor, más probabilidad de que conozcamos sus necesidades, gustos, etc. Esta noción de campo común entre emisor y receptor es a menudo difícil que se dé, por lo que cada vez se gasta más dinero en investigar al consumidor y comprender sus marcos de referencia.

C) CONTENIDO O MENSAJE

El proceso de codificación lleva al desarrollo de un mensaje que contiene la información o el significado que el emisor quiere transmitir. El mensaje puede ser verbal o no, escrito con palabras o con símbolos, fotos, etc.

Los mensajes deben ser puestos de tal forma que sean transmisibles a través del canal de comunicación elegido, no es lo mismo comunicar por radio que por televisión, o por prensa: para muchos productos, no son las palabras las que realmente transmiten el mensaje y las que determinan la efectividad de la comunicación sino la impresión o la imagen que la propia comunicación/publicidad crea.

D) CODIGO

Son las distintas formas y estilos que tiene el vendedor de trasmitir el mensaje. Es el sistema de señales, normas o símbolos relacionados entre sí que sirven para articular y trasmitir el mensaje, de manera que sea comprensible tanto para el emisor como para el receptor

E) EL CANAL

Es el medio o método por el cual la comunicación tiene lugar entre el emisor y el receptor. Los canales pueden agruparse en dos tipos: personales e impersonales.

Los personales son aquellos- en los que existe un contacto directo y personal entre quienes transmiten o colaboran en la transmisión y los receptores. A la vez los podemos subdividir en controlables (vendedores de la empresa y en cierta manera los distribuidores de sus productos) e incontrolables (personas u organizaciones que de manera desinteresada colaboran consciente o inconscientemente, en la comunicación (prescriptores, líderes de opinión, familia, amigos, etc.)

Los impersonales están formados por los diferentes medios de comunicación masivos en los que no existe contacto de carácter personal. En general, se trata delos medios de comunicación masivos (T.V., prensa, radio,...).

La utilización de un tipo de canal de comunicación u otro dependerá en gran medida del grado de agrupación del público, es decir, según el individuo se considere aislado, en pequeños grupos o en grupos muy numerosos. Así, los canales de comunicación personales se emplearán cuando se quiera hacer llegar el mensaje a un individuo en particular o a determinados grupos pequeños. Para grandes grupos o público en general, hay que utilizar los canales impersonales y dentro de éstos, los medios masivos principalmente.

F) RESPUESTA/ FEEDBACK O RETROALIMENTACIÓN

El conjunto de reacciones del receptor tras ver, oír, o leer el mensaje es conocido con el nombre de respuesta, feedback o retroalimentación. Estas respuestas pueden variar desde acciones no observables tales como guardar esa información o mensaje en la memoria, hasta .reaccionar inmediatamente y comprar el producto. Este aspecto es interesante para las empresas ya que proporciona información acerca de cómo, el consumidor/receptor está recibiendo, descodificando e interpretando el mensaje. La recepción de esta respuesta dependerá del tipo de canal utilizado. Por ejemplo, en una venta personal, el vendedor, recibe de forma instantánea dicha respuesta, mientras que los medios de comunicación masivos plantean más dificultades, con lo que se hace necesario diseñar otros medios para descubrir la forma en que el receptor está interpretando el mensaje.

REDES DE INFORMACIÓN

En todas las organizaciones, salvo en las más pequeñas, las personas necesitan un sistema que administre el flujo de información para comunicarse.

Si cada individuo fuera libre de pasar información a todos los demás, cada trabajador estaría enviando y recibiendo información de los otros.

Ante este grado de complejidad debe existir un sistema para estructurar a quien se comunicara con quien. Este sistema constituye las llamadas Redes de Comunicación; es decir, patrones regulares de las relaciones entre una persona y otra, por medio de los cuales la información fluye en una organización. Las redes son de dos tipos: formales e informales.

Redes formales de comunicación

Las redes formales de comunicación son sistemas diseñados por la gerencia que dictan quien debe hablar con quien para realizar una tarea. En una organización pequeña las redes son tan sencillas que prácticamente no se notaran; en una organización mas grade se tornan mas intrincadas.

TIPO DE

COMUNICACIÓN DEFINICIÓN

Descendente La comunicación descendente se presenta siempre que los superiores envían mensajes a sus subordinados.

Ascendente A la forma de los mensajes que fluyen de los subordinados a los superiores se lo llama comunicación ascendente. Casi toda organización asegura que pretende contar con mensajes que fluyan hacia arriba, pero la realidad es que muchas no están tan abiertas a las opiniones de los empleados.

Horizontal El tercer tipo de interacción en la organización es la comunicación horizontal a veces llamada comunicación lateral, que está compuesta por mensajes entre individuos que tienen el mismo poder.

Redes informales de comunicación

Toda organización tiene redes informales de comunicación, es decir, patrones de interacción basados en amistades, proximidad e interés de tipo personal o profesional.

Cómo escoger el canal óptimo de comunicación

Decidir cuál canal de comunicación se usará para enviar un mensaje en una compañía no es un asunto trivial. En ocasiones un mensaje escrito tiene éxito y uno oral fracasa, pero en otras al hablar con el receptor obtendrá los resultados que la palabra escrita no puede igualar. Conocer bien estas dos vías le ayudará a elegir debidamente cómo enviar sus avisos importantes.

Comunicación frente a frente

La comunicación frente a frente se da de muchas maneras. Algunas son las juntas de dos personas, programadas o que se producen en el momento. Otras son grupos pequeños de personas que se reúnen en forma espontánea o en juntas formales. También una comunicación frente a frente ocurre en grupos grandes, cuando uno o varios oradores hacen presentaciones en público. Sea cual fuere el marco y la cantidad de gente, todos los tipos de comunicación frente a frente tienen las mismas cualidades.

Una ventaja potencial de la comunicación frente a frente es la velocidad. Otro beneficio de la comunicación frente a frente es el control que le proporciona como orador. Permite la retroalimentación inmediata. La última ventaja de la interacción frente a frente es su calidad.

La comunicación frente a frente tiene muchas ventajas, pero no siempre es la mejor opción.

Teleconferencias

Las juntas frente a frente tal vez sean deseables, pero la distancia hace que sean poco prácticas. Los promotores de las teleconferencias aseguran que, después de las juntas en persona, éstas son la mejor alternativa. Esta tecnología permite que participantes que se encuentran en dos o

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