Ruta Critica De Un Congreso

El método de la ruta crítica consta básicamente de dos ciclos:

1. Planeación y programación

2. Ejecución y control

El primer ciclo termina hasta que todas las personas responsables que intervienen en la planeación y programación del evento están plenamente de acuerdo con el desarrollo, tiempos, costos, elementos utilizados, coordinación, etc.

Al terminar el primer ciclo generalmente hay cambios en las actividades componentes, en las secuencias, en los tiempos y en algunas veces en los costos, por lo que hay necesidad de diseñar nuevas redes de actividades hasta que exista un completo acuerdo de las personas que integran los diferentes comités.

El segundo ciclo termina al tiempo de hacer la última actividad del proyecto y entretanto existen ajustes constantes debido a las diferencias que se presentan entre el trabajo programado y el realizado.

Ruta critica para la realización de congresos

 Nombre del evento

 Lugar

 Fechas

 Nº estimado de asistentes

 Ciudad cede

 Lugar del evento

 Tiempo

 Actividad

 Responsable

18 MESES ANTES

 Integración del comité organizador local.

 Cotización de tarifas de hoteles , salones estadios, teatros etc..

 Definición del lugar y hotel sede

 Definición del tema, lema y logo del congreso

 Proyecto de presupuesto

 Apoyos del gobierno local y patrocinadores.

UN AÑO ANTES

 Presentación del lugar sede y hoteles a la Asamblea General.

 Entrega del primer aviso promocional (si es posible)

 Integración del comité organizador

 Elaboración de la agenda de reuniones del comité.

11 MESES ANTES

 Elaboración del programa académico:

 cursos pre-congresos y profesores;

 Definición de temas y conferencistas.

 Lugar para la Expo comercial y número de stands.

 Número de habitaciones para congresistas.

 Numero de salones para cursos y conferencias.

 Servicios de café y cortesías

 Afinación del presupuesto.

 Contrato de servicios.

10 MESES ANTES

 Contrato con empresa(s) para registro, inscripción, gafetes, reservación, vuelos, etc.

 Elaboración del programa social y/o cultural.

 Elaboración de programa de acompañantes

 Transportación para recorridos

 Participación de patrocinadores y expositores.

8 MESE ANTES

 Aval académico/ universitario y constancias.

 Elaboración de impresos: papelería membretada, programas, recibos, formatos de registro (congresistas, invitados especiales, expositores, conferencistas), planos, instructivos, gafetes, folletos, carteles, señalamientos, personifocadores.

 Bloqueo de habitaciones.

 Obtener clave de tarifa con líneas aéreas.

 Entrega del segundo aviso promocional.

6 MESES ANTES

 Tercer aviso: Folleto con programa académico definitivo.

 Reforzar la promoción. Envió masivo de invitaciones.

 Control de confirmaciones.

 Organización de congresos

 Nacionales de salud en el trabajo

 Ajustes y control del presupuesto: revisión de patrocinios, ingresos y egresos varios.

5 MESES ANTES

 Envió de cartas invitaciones a profesores, conferencistas, invitados especiales (gobierno, instituciones, extranjeros, etc.).

 Revisión y ajustes de contratos.

 Promoción y publicidad, apoyos y patrocinios locales.

4 MESES ANTES

 Realización de reservaciones definitivas (hoteles, salones de sesiones, salas de exhibición, transporte, recorridos, banquetes, prestadores de servicios,

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