SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN LEY 594 DEL 2.000

CIRCE  CHACÓN VILLEGA

ANDREA CAROLINA MOYA

ZAUDIT CAROLINA POLO

CENIT MÁRQUEZ CABEZA

DEISON BRITO AYALA

JORGE PAOLO MARTÍNEZ

INSTRUCTOR

COMPETENCIA: ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE  LA DOCUMENTACIÓN

SERVICIO DE APRENDIZAJE SENA – ANDINA

FICHA: 661750

VALLEDUPAR

2014

CONCLUSIÓN

Pág.

INTRODUCCIÓN        3

1. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ÓRGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES        4

1.1 ÓRGANOS ASESORES         4

1.2 COORDINADORES         4

2. CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS        4

3. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS        6

4. SALIDA DE DOCUMENTOS        7

5. GESTIÓN DE DOCUMENTOS        7                

6. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS        8

7. CONTROL Y VIGILANCIA        9

8. ARCHIVOS PRIVADOS        9

9. DONACIÓN, ADQUISICIÓN Y EXPROPIACIÓN        10        

10. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS        11

11. ESTÍMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSIÓN O INCREMENTO DEL  PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN        13        

CONCLUSIÓN        14

BIBLIOGRAFÍA        15

[pic 1]

INTRODUCCIÓN

En este contexto corresponde al Estado regular y ejercer vigilancia con el fin de velar por su cumplimiento e inviolabilidad, de modo que, para el caso colombiano, la Constitución Política establece que: es obligación tanto del Estado como de las personas proteger el patrimonio cultural de la nación. (Art. 8), de la misma forma, se “garantiza para toda persona la libertad de expresar su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información…” (Art 20).

Cuando se habla de recibir información, evidentemente se habla de accesibilidad a ella y es vigilado, controlado y organizado mediante la Ley 594 de 2000, que es contenido del presente trabajo escrito.

1. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ÓRGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES

Acorde con la Ley 594 de 2000, en el Título II, artículo 5º, se establece “El Sistema Nacional de Archivos”, definiendo el grupo de instituciones que contribuyen a “homogenizar y normalizar los procesos archivísticos con carácter metodológico”; configurándose como “centros de información” encargado de la protección del “patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos”; de esta manera mediante un entorno organizado y dispuesto para mantener resguardada los datos e información documental, se provisiona el acceso seguro y prolongado de forma adecuada a la información.

1.1 ÓRGANOS ASESORES

Dentro de este esquema del El Sistema Nacional de Archivos, existen órganos asesores, acorde con el inciso artículo 6º en el inciso b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio. Además se hacen copartícipes de la asesoría, como se dispones en el inciso c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado;  De esta manera fungen como órganos asesores, cuya finalidad de asistencia técnica provee los instrumentos necesarios para que quienes deseen tener acceso a la información a los archivos.

1.2 COORDINADORES

En concordancia al artículo 6º, en su inciso establece “d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias”. Siendo el órgano que a bien tiene la salvaguarda de los archivos e información, debe también establecer los lineamientos de coordinación y orden de manejo.

1. CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

En el Título III de la Ley 594 de 2000, implanta los siguientes lineamientos de orden clasificatorio en cuanto a los procesos de categorización de acuerdo con apoyo en la 1777 de 1990 en su Artículo 24. De conformidad con el artículo 9° de la Ley 80 de 1989, el personal vinculado legal y reglamentariamente a Colcultura y que labora en la actual División Archivo Nacional, será incorporado a la planta de personal del Archivo General de la Nación, y su sistema de remuneración, nomenclatura y clasificación será el establecido en los Decretos-ley 1042 y 1045 de 1978 y demás normas que lo adicionen, modifiquen y complementen. A partir el artículo 7º. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia.

a) Archivo General de la Nación;

b) Archivo General del Departamento;

c) Archivo General del Municipio;

d) Archivo General del Distrito.

Según el artículo  8º. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:

a) Archivos de entidades del orden nacional;

b) Archivos de entidades del orden departamental;

c) Archivos de entidades del orden distrital;

d) Archivos de entidades del orden metropolitano;

e) Archivos de entidades del orden municipal;

f) Archivos de entidades del orden local;

g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;

h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.

ARTÍCULO  9º. Los archivos según la organización del Estado.

a) Archivos de la Rama Ejecutiva;

b) Archivos de la Rama Legislativa;

c) Archivos de la Rama Judicial;

d) Archivos de los Órganos de Control;

e) Archivos de los Organismos Autónomos.

ARTÍCULO 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

En este orden de ideas la categorización define desde la Ley 80 de 1989, en el artículo 9º La actual División de. Archivo Nacional dependiente de la Subdirección de Patrimonio Cultural del Instituto Colombiano de Cultura, Colcultura, así como con las secciones, laboratorios, colecciones, documentales y biblioteca especializada que la conforman y las asignaciones presupuestales que le corresponden deberán incorporarse al ente que se crea por la presente Ley. En consecuencia, el personal vinculado legal y reglamentariamente a Colcultura y que labora en las dependencias mencionadas, será incorporado a la planta de personal del Archivo General de la Nación, y su sistema de remuneración, nomenclatura y clasificación será la establecida en los Decretos-ley 1042 y 1045 de 1978 y las demás normas que los adicionen, modifiquen y complementen.

1. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

En Título IV se define un concepto de obligatoriedad de la conformación de los archivos público en el artículo 11º, con el fin de constituir factores de organización, preservación y control de los archivos, basado como expresa en principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. Esto contribuye al acceso y conservación.

Contemplando los principios de tipo administrativos, acorde con la Ley 594 de 2000 y la Ley 80 de 1989; en su artículo 4º La dirección y administración del Archivo General de la Nación, estará a cargo de la Junta Directiva y del Director General. El Director General será agente del Presidente de la República y ejercerá la representación legal de la entidad. Además la ley 1777 de 1990 en su capítulo III artículo 8º, inciso c) Expedir normas y reglamentos generales sobre organización de los archivos, administración y gestión de documentos, descripción, investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencias, retención, selección y conservación de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional…

...