Sistemas De Información Dentro De La Empresa

SISTEMAS CONTABLES

Los sistemas contables son normas, pautas, procedimientos y/o modelo de estructura organizada que controlan y analizan las operaciones, suministran y valoran los resultados económicos o información financiera de una empresa, mediante la recolección, organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros, etc., y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de información contable es la combinación del personal, los registros y los procedimientos que se utiliza en una empresa para el total cumplimiento de sus necesidades rutinarias de información financiera. Para dicho sistema funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible la realización de la toma de decisiones o cualquier actividad importante de la misma. Debido a que cada negocio tiene necesidades de información diferentes cada uno usa un sistema de información contable distinto.

Funciones que debe cumplir un sistemas contable:

 Reunir y distribuir información (contable evidentemente), organizar y almacenar datos para su uso futuro, procesar e integrar la información almacenada para los usuarios finales, que pueden ser muchos: clientes, proveedores, inversionistas, analistas financieros, gobierno y en realidad cualquier grupo de interés.

 Su estructura y funciones deben ser coherentes con la estrategia competitiva de la empresa.

 Su planeación y el diseño deben servir a los objetivos estratégicos de la empresa.

 Se debe planear, diseñar e implantar para guardar un equilibrio con el resto de los sistemas integrantes de la infraestructura de la organización.

 Se debe evaluar y revisar desde una perspectiva amplia, es decir, con la colaboración de la alta gerencia de la compañía.

 Preparar y analizar la información referente a la razón social, ubicación física, actividad, cantidad de empleados, equipos, capital etc.

 Elaborar un informe preliminar de la situación de la empresa.

 Verificar la aplicación de las normas legales

 Buscar que la información se aproxime lo mayor posible a la realidad económica de la empresa

 Registrar las operaciones en los libros correspondientes y elaborar los informes financieros

Los Sistemas Contables se pueden clasificar en:

 Sistema contable financiero: es la combinación del personal, los registros y los procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información financiera. Debido a que cada negocio tiene necesidades de información diferentes cada uno usa un sistema de información contable distinto.

 Sistema contable de Costos: Es un sistema de información que clasifica, acumula, controla y asigna los costos para determinar los costos de actividades, procesos y productos y con ello facilitar la toma de decisiones, la planeación y el control administrativo. Los informes de costos son muy útiles también para la planeación y selección de alternativas ante una situación dada.

 Sistema contable Administrativo: Es una estructura de relaciones formales que requiere normalizar el tratamiento de la información de manera que el mismo presente un proceso de integración análogo al requerido para tomar decisiones en las organizaciones.

 Sistema contable Tributario: Sistema de información orientado a dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones.

Características de un sistema de información contable efectivo:

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. Este debe ser:

1. Exportar reportes: Además de la impresión de los trabajos, debe ser compatibles con otros tipos de documentos para su mejor presentación ya sea en Excel, Word o PDF.

2. Cobertura e Integralidad del Registro: el sistema comprende a todas las áreas responsables de la contabilidad, ubicadas en cada una de las entidades de la Administración Central, registra todas las operaciones que tienen efecto económico - financiero, ya sea que deriven de la ejecución presupuestaria o tengan un origen extra- presupuestario.

3. Descentralización operativa y centralización normativa: el sistema contempla una descentralización, a nivel de los organismos e instituciones de la Administración Pública, de las funciones de registro e información contable institucional y una centralización, de las funciones normativas, de consolidación y preparación de estados e informes económico - financieros de carácter general y de supervisión y capacitación

4. Uniformidad: debe hacer factible la consolidación, análisis e interpretación de los informes y estados financieros que emitan los organismos e instituciones, las transacciones se registran sobre la base de una normativa común y uniforme.

5. Marco doctrinario: simplifica la operatoria del sistema y optimiza la obtención de información, se establecen elementos doctrinarios como principios, normas, plan de cuentas y procedimientos técnicos, conformes con la teoría y los principios de contabilidad generalmente aceptados, y son de aplicación obligatoria para todas las entidades que conforman su cobertura

SISTEMAS DE COSTOS

Son el conjunto de procedimientos, técnicas, registros e informes estructurados de manera metodológica que rigen la planificación, determinación y análisis del costo, así como el proceso de registro de los gastos de una o varias actividades productivas dentro de una empresa, sobre la base de la teoría de la partida doble y otros principios técnicos, que tienen por objeto la determinación de los costos unitarios de producción y el control de las operaciones fabriles, de forma interrelacionada con los subsistemas que garantizan el control de la producción y de los recursos materiales, laborales y financieros

...