Sistemas De Información En Las Empresas

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS

Autor:Antonio Muñoz Cañavate

1. INTRODUCCIÓN

Durante los últimos años se han multiplicado los estudios tendentes a analizar la información como factor clave para la toma de decisiones en la empresa, clave de la gestión empresarial, y eje conceptual sobre el que gravitan los sistemas de información empresariales.

Se considera que la información es un recurso que se encuentra al mismo nivel que los recursos financieros, materiales y humanos, que hasta el momento habían constituido los ejes sobre los que había girado la gestión empresarial. Si la Teoría económica tradicional mantenía el capital, la tierra y el trabajo como elementos primarios de estudio, la información se ha convertido, ahora, en el cuarto recurso a gestionar.

Diversos autores han estudiado con profundidad los cambios socioeconómicos ocurridos en la segunda mitad del siglo XX:

Alvin Toffler en El shock del futuro (1970) y la La Tercera Ola (1981); Daniel Bell en El advenimiento de la sociedad post-industrial(1973) ; Naisbitt en Megatrends: ten new directions transforming our lives (1982); Tom Stonier en The wealth of information(1983); Masuda en Computonia 1985); Robert Reich en El Trabajo de las naciones: hacia el capitalismo del siglo XXI (1991), Peter Drucker en La sociedad postcapitalista (1993); y más recientemente por Manuel Castells [1] con su magna obra La era de la información. Economía, sociedad y cultura (1996).

Desde el punto de vista de la gestión empresarial el conocimiento del entorno, en un mundo cada vez más complejo y cambiante, origina una necesidad cada vez más acuciante de información para la toma de decisiones, tanto para atacar nuevos mercados, como para proteger a la empresa de agentes externos que puedan vulnerar su estabilidad.

El dominio de la información externa, no debe hacer olvidar el control de los flujos internos de información que la propia empresa genera derivado de su funcionamiento.

Y, finalmente, tampoco se debe olvidar la propia información que la empresa lanza al exterior, en algunos casos regulada por factores legales, como aquellos que obligan a las empresas a depositar sus cuentas anuales en los registros mercantiles. Datos, a su vez, que se convierten en información externa para otras empresas que absorben esa información.

2.-FASES DE LA GESTIÓN O ADMINISTRACIÓN.

Tradicionalmente se han considerado cuatro funciones básicas en la gestión de las organizaciones: planificación, organización, ejecución y control [6]. Consideramos, además, cuatro recursos que deben ser contemplados y sobre las que se aplican las funciones anteriormente citadas: humanos, económicos, materiales, e informativos.

Si bien, las fases aludidas son propias de la administración clásica de cualquier organización, nuestra intención, en este apartado es perfilar los aspectos que en el contexto de la administración afectan a cualquier organización, buscando un amplio nivel de generalización y transferibilidad en distintos tipos de organizaciones y situaciones en el ámbito empresarial, y para entornos de organizaciones lucrativas y no lucrativas.

Realizamos, a continuación, una breve aproximación conceptual a cada una de las fases.

2.1.-LA PLANIFICACIÓN.

Para John M. Ivancevich et al [7], la planificación es la función de gestión que determina los objetivos de la organización, y establece las estrategias adecuadas para el logro de dichos objetivos.

De esta manera, un gestor debe conocer el ámbito en el que se encuentra, conocer la finalidad de la organización, sus metas y por tanto sus objetivos, para poder llevarlos a cabo. Ivancevich et al [8] distinguen seis etapas en el proceso de planificación, aunque volveremos sobre ellas más adelante:

1.Evaluación de las condiciones actuales.

2.Determinación de los objetivos y metas.

3.Establecimiento de un plan de acción.

4.Asignación de recursos.

5.Ejecución.

6.Control.

2.2.-LA ORGANIZACIÓN.

La segunda etapa de la clasificación de la gestión científica es la organización. Esta etapa tiene como función "adecuar los recursos previstos en la planificación para conseguir los objetivos " [9]. Para Ivancevich la organización como función "implica la existencia de una estructura de relaciones de función y de autoridad. Es la etapa mediante la cual se estructuran los recursos humanos y físicos con el fin de alcanzar los objetivos que se han marcado" [10]. La organización como función implica, por tanto, a la Organización como sistema y se relaciona con la estructura organizativa, la división de puestos de trabajo, la función de cada uno de ellos, los organigramas y el logro de los objetivos.

2.3.-LA DIRECCIÓN.

Esta fase ha sido identificada en ocasiones como la de ejecución. En cualquier caso, viene referida a la etapa que debe llevar a la práctica el plan diseñado. Esta fase debe conseguir un líder capaz de articular al conjunto de componentes que forman la estructura organizativa.

Hay varios aspectos que debe tratar esta etapa del proceso, aunque las resumiremos en tres:

•Las funciones del líder,

•la comunicación,

•y las necesidades de los usuarios (marketing)

2.4.- EL CONTROL.

Finalmente, como control deben entender aquellos procedimientos destinados a evaluar el rendimiento real, comparar ese rendimiento con los objetivos fijados, o corregir las diferencias entre los resultados y los objetivos [11]

Esta etapa es esencial, ya que de no existir, no podría conocerse si lo planificado, organizado y ejecutado se ha realizado correctamente, y por tanto ha funcionado bien.

3.-LA INFORMACIÓN COMO RECURSO INTANGIBLE.

Si bien hemos mencionado antes los distintos tipos de recursos a la manera clásica (recursos humanos, financieros, materiales e informativos), Hiroyuki Itami introduce en 1987, a través de su obra Mobilizing Invisible Assets [12] una clasificación distinta que distingue los recursos de la organización en dos grandes tipos: los recursos tangibles o visibles y los recursos intangibles o invisibles.[13]

Los primeros aluden a los recursos financieros, o los recursos materiales y técnicos; y los intangibles, a la imagen de marca, la investigación, los procesos de interacción con los consumidores, o el mismo capital intelectual derivado de los recursos humanos; activos, todos ellos, que para Itami son los que generan el auténtico valor en una organización, y en particular en una empresa. Si bien, los activos visibles son necesarios carecen de valor sin los invisibles.

A su vez, los activos invisibles se clasifican según el flujo de información que impliquen, ya sea entrada de información del exterior, movimiento de la misma dentro de la organización; o salida de información al exterior. Esta clasificación -información externa, interna y corporativa-, será la que mencionaremos a continuación.

3.2. LA INFORMACIÓN AMBIENTAL.

Distinguiremos entre dos tipos de información ambiental, la información crítica y la información externa.

3.2.1 Información crítica (modelo de jakobiak).

Alfons Cornella cita a Jakobiak cuando establece una tipología de la información que denomina crítica, y que está formada por los siguientes tipos: científica, técnica, tecnológica, técnico-económica, jurídica y reglamentaria, de entorno y seguridad, e información cualitativa y general. [14]

3.2.2. Información externa (modelo de laudon y laudon).

Entre los estudios para clasificar la información del entorno de la empresa destaca, también, la clasificación de Laudon y Laudon [15] que sirve, además, para estructurar la captura y absorción de información (volveremos sobre estos conceptos al identificar en un apartado posterior el contexto en el que se mueve una empresa).

Así, identifican dos entornos, inmediato y remoto:

1.El entorno inmediato, lo conforman los activos [16] que una empresa trata a diario, como clientes, distribuidores, competidores, proveedores, financiadores y reguladores.

2.El entorno remoto, está formado por aquellos elementos que una empresa debe tener en cuenta para controlar el entorno en el que se encuadra, y que está formado por la información sobre la situación política, la sociedad, los cambios tecnológicos o la evolución económica.

3.2. LA INFORMACIÓN INTERNA.

En todo proceso de toma de decisiones se necesita información externa. Sin embargo para que dicha información pueda ser dirigida por los gestores requiere que sea tratada internamente. Además, es necesario que la información pueda fluir por los canales de la empresa para que obtenga el máximo provecho por parte de la organización. Nos referimos, también, a la información formal y a la informal.

Cornella [17] diferencia entre dos tipos de información interna: los conocimientos y la información operacional. La información operacional es la generada por la organización debido al funcionamiento rutinario de la empresa [18]; mientras el conocimiento es el resultado de la fusión de la información interna y externa, que genera beneficios para las empresas.

3.3. LA INFORMACIÓN CORPORATIVA.

Entendemos como información corporativa aquella que una empresa lanza al exterior, de manera que le permita controlar sus canales y sus contenidos.

Siguiendo de nuevo a Cornella [19] éste diseña un modelo general que representa los canales hacia los que emite información, y que resume en un entorno inmediato en el ámbito empresarial (clientes, distribuidores,

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