TECNICAS DE LA ORGANIZACION

1.1 METODOLOGIA DE TRABAJO PARA NORMAR LAS TAREAS ORGANIZACIONALES

Cuando elaboramos un estudio de la organización, ES DECIR, se va a realizar una transformación y tomamos una decisión apoyada en una mecánica de pensamiento. Esta decisión debe estar acorde a la realidad y tener expectativas de éxito y larga duración.

Las variables de la decisión deben analizarse cuantas veces sea necesario, sin importar que la idea original se retome en muchas ocasiones, ya que su propósito es madurar para alcanzar una meta e3specifica.

Evolución de una idea

Generalmente, las investigaciones de una organización se originan a partir de ideas o necesidades concretas, que se alimentan de diferentes fuentes y se trasforman. La evolución de la idea es el desarrollo conceptual y visual de pensamiento. En este orden, la idea se somete a un proceso de percepción (captación), depuración y fortalecimiento (consolidación), donde madura y se convierte en un producto realizable.

Percepción de la idea

Las buenas ideas no son necesariamente nuevas, pero pueden llevar a ser novedosas. Por eso, requieren un análisis cuidadoso para ser transformadas en un planteamiento más preciso y estructurado, tomando en cuentas puntos clave que servirán como marco de referencia para su proyección y alcance.

Al percibir la idea, debemos hacernos una serie de preguntas que nos ayuden a valorar su eficacia y cercanía a un concepto original que nos conduzca a alcanzar los objetivos. Este paso está ligado a la creatividad y se considera el primer punto para comenzar cualquier estudio.

Depuración de la idea

Es un proceso de búsqueda que permite ordenar las ideas y conceptos para tener una composición definida. Consiste en eliminar errores, confrontando ideas y realidades en una dinámica de retroalimentación, que nos hará conocer y asimilar diferentes puntos de vista que enriquecerán nuestro estudio.

Consolidación de la idea

Es la estructuración de la idea central a través de una selección de pensamientos, que resumirán los hechos sobre los que se fundamenta el estudio. Los hechos se registraran en forma de borrador, considerando las ideas relevantes, para después vender la principal.

1.2 PLANEACION DEL ESTUDIO ORGANIZACIONAL

Antes de empezar con cualquier estudio de cualquier índole es necesario realizarla justificación necesaria del mismo es decir fundamentar los motivos del mismo, aunque sean rutinarios, es indispensable sustentar dichos estudios ya que de este modo se especificaran los objetivos a evaluar ya sea para obtener un diagnóstico, áreas de oportunidad o bien buscar soluciones a problemáticas suscitadas dentro de la organización. Cualquier mejoramiento o racionalización administrativa debe comenzar con cuidados y preparación, así como:

a) Reconocimiento del problema y autorización para realizar el estudio.

b) Ubicación precisa del área en que se presente el problema.

c) Tipificación del problema.

d) Investigar sobre las causas del problema.

e) Definición del objetivo del estudio.

f) Formulación del plan del trabajo.

Otro punto a tomar en cuenta dentro de la planeación del estudio es la aplicación de los recursos que tendremos a nuestro alcance es decir las herramientas que serán necesarias para la aplicación y realización de nuestro estudio organizacional, estos dependerán de la complejidad de nuestro estudio en relación al tamaño y giro empresarial en el cual nos desenvolvamos, estas herramientas pueden ser los modelos de diagnóstico y evaluación organizacional estudiados en la unidad anterior. Es este punto igual cabe mencionar que la realización de estos estudios puede ser particular o general es decir podemos realizar un estudio aislado en un área en específico dentro de la organización, por ejemplo: una auditoria en el departamento de contabilidad, dicho estudio tendría su metodología y objeto de estudio específico, otro ejemplo podría ser el inventario de almacén de productos terminados, en este caso realizaríamos un estudio en el área de producción, o bien podríamos referirnos a un estudio en general como por ejemplo las certificaciones ISO en las cuales se evalúa a la empresa como un todo, y claro antes de que lleguen los auditores, el área encargada, que en este último caso podría ser el departamento de calidad sería la encargada de realizar los estudios correspondientes dentro de la organización para verificar que todo se esté realizando de acuerdo con los parámetros estandarizados de las certificaciones ISO. Podríamos enfocar todo lo anterior a los 4 pasos de la administración y nos situaríamos en este punto al igual que en los siguientes tres en el proceso de planeación, creo que igual vale la pena hacer uso de otras herramientas que hemos conocido a lo largo de nuestra preparación académica en este caso creo que la implementación de una análisis FODA nos serviría para poder determinar de mejor manera nuestro objeto de estudio.

1.3 RECOPILACIÓN DE DATOS

Luego de la parte preparatoria de datos se inicia la fase de recopilación de datos, que se dirige hacia los hechos que permiten conocer y analizar lo que sucede en la organización; de lo contrario se obtiene una impresión errónea e inoperante.

Requisitos básicos que deben reunir los datos.

Para que los datos aporten elementos de decisión con lo real y se eviten problemas y un uso irracional de recursos, tienen que ser los siguientes:

• Específicos

• Completos

• Correctos

• Pertinentes

• Congruentes

• Susceptibles de validarse

Asimismo debe aplicarse un criterio de discriminación que tenga presente el objetivo de estudio y proceder a su revisión y evaluación, para mantener una línea de acción uniforme.

Actitud del equipo responsable de la recopilación.

El personal destinado a llevar a cabo la labor de investigación sin prejuicios ni opiniones preconcebidas.

Técnicas de recopilación de datos

Recabar los datos de las siguientes técnicas: investigación documental, observación directa, consulta a sistemas de información, entrevista y cuestionario.

Investigación documental

Se deben seleccionar y analizar los escritos que contienen datos de interés relacionados con el estudio, para lo cual deben revisarse estudios previos, información técnica, normas nacionales e internacionales, bases jurídicas administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todo documento que aporte información relevante a la investigación.

Observación directa

Permite conocer la cultura organizacional predominante en las áreas físicas donde se desarrolla el trabajo.

Consulta a sistemas de información

Recabar información interna o externa a la organización enlazados por medios de redes o satélite, para ampliar y fortalecer los contenidos del estudio.

Entrevista

Consiste en reunirse con una o varias personas con el fin de interrogarlas en forma adecuada para obtener la información; este brinda la información más completa y precisa.

Cuestionario

Permite ahorrar recursos y tiempo, y la calidad de la información depende de la estructura y forma de presentación como de la forma en la que se aplique.

Cedulas

Representan un recurso valioso para recopilar y ordenar datos, ya que están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis, además de que abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta.

Integración de la información.

La información deben ordenarse y sistematizarse los datos a efecto de preparar su análisis.

Resguarde

Para la integración es recomendable que la información obtenida se incorpore a equipos de cómputo para salvaguardarla y facilitar su manejo, se puede hacer lo siguiente:

a) Establecer directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en función de la división del trabajo.

b) Crear bases de datos o programas específicos.

c) Utilizar paquetes acordes con las necesidades específicas del proyecto.

d) Combinar recursos (a, b y c) para optimizar resultados.

Clasificación

Para facilitar su análisis, la información puede dividirse en dos gracias rubros:

Antecedentes

Se debe tomar en cuenta las reglas jurídico administrativas que regula la realización del trabajo, como la han aplicado las unidades responsables de hacerlo y que efecto ha tenido en otras unidades, organizaciones, clientes o usuarios. También es conveniente considerar la evolución o desarrollo de las estructuras organizacionales anteriores, así como los resultados y las condiciones en que se obtuvieron, lo cual permitirá contar con una referencia histórica para comprender mejor la situación actual.

Situación actual.

Por lo que toca a este punto es recomendable considerar los siguientes aspectos:

• Objetivos

• Estructura orgánica

• Recursos presupuestados asignados por la estructura orgánica

• Normas y políticas administrativas

• Funciones

• Procedimientos

• Procesos

• Instrumentos jurídico

• administrativos

• Infraestructura tecnológica

• Equipo

• Condiciones de trabajo

• Ambiente laboral

• Relaciones con el entorno

1.4 ANÁLISIS

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