Tecnicas De Organización

INTRODUCCIÓN

En el siguiente trabajo se hablara sobre la importancia de realizar un análisis de puesto, el cual consiste en evaluar la capacidad del empleado, sus conocimientos en la realización de una tarea encomendada según su puesto en una organización.

Los beneficios que trae un análisis de puesto en una organización, son punto clave para el mejoramiento interno, teniendo una perspectiva más amplia y conocimiento de las realizaciones de las actividades de su personal.

Para la realización de un análisis de puesto, se pueden utilizar métodos que permiten facilitar la obtención de datos que más adelante se verán más concretos, tal como las entrevistas, los cuestionarios, etc.

El objetivo principal del análisis de los puestos es el de conseguir definir y acotar las responsabilidades del trabajador para su conocimiento y el de la dirección de la empresa, establecer las relaciones entre departamentos o puestos, ubicar correctamente la categoría dentro del organigrama de la empresa, analizar las cargas de trabajo de las personas y redistribuir o reasignar contenidos entre diferentes puestos.

UNIDAD V. ANÁLISIS DEL PUESTO

5.1 Conceptualización

Proceso de determinar las actividades de un puesto, (Robbins, 1994).

Proceso para obtener información acerca de los puestos mediante la determinación de los deberes, las tareas o las actividades de los mismos, (Bohlander y Snell, 2008).

El análisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas.

A partir de dicho análisis, es posible decidir qué tipos de personas deberían ser contratadas para ocupar los puestos de acuerdo a su capacidad y experiencia. El análisis de puestos, en definitiva, no es más que la recopilación, organización y evaluación de la información referente a un puesto de trabajo.

El análisis de puestos da como resultado una descripción escrita de las actividades que abarca un puesto, determinando la relación que tiene con otros y definiendo los conocimientos, habilidades y capacidades que necesita un empleado para realizar su trabajo.

OBJETIVO DEL ANÁLISIS DEL PUESTO

El objetivo primordial del análisis de puestos es mejorar el desempeño y productividad de la organización; así como ayudar y adaptar las capacidades humanas a los requisitos del puesto.

a) El delimitar fronteras, responsabilidades y autoridades de los ejecutantes de un puesto.

b) Proporcionar datos que sirven para obtener el valor de los puestos.

c) Simplifica el trabajo, evitando duplicidad de mando y aclarando funciones.

d) Reduce el número de quejas y rotación del personal por la amplia información que representa el puesto.

5.2 Aplicaciones

Hay varias situaciones que suelen llevar a la administración a pensar en la necesidad de realizar un análisis de puesto como lossiguientes:

• Cuando se funda la organización

• Cuando se crea nuevos puestos

• Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologías o procedimientos

• Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una empresa

Igualmente, si se presenta los siguientes síntomas es necesario que la administración considere evaluar la implementación de un proceso de análisis de puesto.

• Los empleados se quejan de que no saben qué tareas específicas se les requiere cumplir; con frecuencia se producen conflictos y mal entendidos.

• La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen, lo que provoca duplicación de esfuerzos y conflictos ocasionales.

• La contratación y selección son ineficaces; se asigna a empleados tareas para las cuales no tienen las condiciones necesarias.

• La mano de obra no está adecuadamente capacitada.

• La productividad general de la organización no resulta aceptable para la administración.

• La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.

Al realizar un análisis de puesto preciso, la administración logra mejorar su gestión de los recursos humanos, ya que puede contratar o designar a los trabajadores apropiados para cada puesto y fijar las remuneraciones que merecen.

Datos que se reúnen en el análisis de puesto

La empresa puede enriquecerse con la gran cantidad de datos que se obtiene en el proceso de análisis de puesto como los siguientes:

Actividades del trabajo

• Actividades y procesos del trabajo.

• Registros de las actividades

• Procedimientos utilizados.

• Responsabilidad personal.

Actividades orientadas al trabajador

• Comportamiento humano, como acciones físicas y la comunicación en el trabajo.

• Movimientos elementales para el análisis de métodos.

Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo. Tangibles e intangibles relacionados con el puesto

• Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar.

• Habilidades requeridas

Desempeño del trabajo

• Análisis de error.

• Normas de trabajo.

• Medición del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea.

Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos)

• Condiciones físicas de trabajo.

• Requerimientos personales para el puesto

• Identidad del puesto dentro de la estructura de la organización

Usos de laInformacióndelAnálisis de Puestos.

Descripción de puestos: El análisis de puestos es útil para asegurar que todas las actividades que se tienen que realizar están asignadas en las posiciones específicas.

Reclutamiento y selección: el análisis de puestos proporciona información sobre el puesto y los requerimientos humanos necesarios para desempeñar esas actividades. Estas informaciones sirven de base para decidir qué tipos de personas reclutar y contratar.

Compensación: La compensación está vinculada con la capacidad requerida, el nivel de educación, los riesgos de seguridad y otros. El análisis de puestos ofrece los datos para determinar el valor relativo de cada puesto.

Evaluación del desempeño: Consiste en comparar el desempeño real de cada empleado con el rendimiento deseado. Es mediante el análisis de puestos que se determinan los criterios que se deben alcanzar y las actividades específicas que hay que realizar.

Capacitación: la información del análisis de puestos también se utiliza para diseñar los programas de capacitación y desarrollo que se requieren para desempeñar de manera efectiva el puesto.

MÉTODOS PARA REUNIR INFORMACIÓN SOBRE EL ANÁLISIS DE PUESTOS

Existen varias técnicas que se pueden utilizar para obtener la información sobre los deberes, responsabilidades y actividades del puesto. El analista podrá utilizar cualquiera de ellas o combinar las técnicas que se apliquen mejor a su propósito.

ENTREVISTAS: Se realiza entre el analista y el ocupante del puesto, cuyo propósito fundamental es que el trabajador narre lo que hace en el puesto.

Este sistema ofrece máxima confiabilidad, pero tiene un alto costo, debe entrevistarse tanto a las personas que desempeñan el puesto como a sus supervisores para verificar la información proporcionada por los empleados.

Ventajas:

a) Los datos relativos a un puesto se obtienen de los empleados que los ocupan, que son quienes lo conocen mejor.

b) Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las dudas.

c) Este método es el que proporciona mayor rendimiento en el análisis.

d) Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel de puesto.

Desventajas:

a) Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo, no la comprenda ni acepte sus objetivos.

b) Puede generar confusión entre opiniones y hechos.

c) Se pierde demasiado tiempo y tiene un costo operativo elevado.

COMITÉS DE EXPERTOS: aunque igualmente costoso y lento, el método de recabar la opinión de un grupo de expertos reunidos con el propósito de analizar un puesto permite un alto grado de confiabilidad. Es especialmente útil cuando el puesto evaluado es de importancia vital y es desempeñado por numerosas personas.

CUESTIONARIO:Solicitar a los empleados que respondan cuestionarios en los que describan deberes y responsabilidades relacionados con su puesto. El cuestionario puede hacerse con preguntas estructuradas y abiertas. Es una forma eficaz y rápida de obtener información de un gran número de empleados; y es menos costoso que la entrevista. Sin embargo, el desarrollo y prueba del cuestionario para asegurarse de que los trabajadores entiendan las preguntas puede ser un proceso costoso y de mucho tiempo.

Ventajas:

a) Los ocupantes del puesto y sus supervisores directos pueden llenar el cuestionario conjuntamente.

b) Es el método más económico y el que más personas abarca porque puede ser distribuido a todos los ocupantes del puesto y ser devuelto con relativa rapidez.

c) Es el método ideal para analizar puestos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades de los ejecutivos.

Desventajas:

a) No se recomienda su aplicación en cargos de bajo nivel, en

...