TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

TECNICAS DE ORGANIZACIÓN

ORGANIGRAMAS

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa uorganización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría [1].

Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad paraempresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas, etc., y que todos aquellos que participan en su diseño y elaboración deben conocer cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos, en el presente artículo se plantea una clasificación basada en las clasificaciones de dos autores, con la finalidad de que el lector pueda tener una idea más completa acerca de los diversos tipos de organigramas y de sus características generales.

Tipos de Organigramas:

Basándome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro "Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a la Administración de Organizaciones"), pongo a consideración del lector la siguiente clasificación de organigramas: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito, 4) por su contenido y 5) por su presentación o disposición gráfica.

1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

o Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman [2].

o Macroadministrativos: Involucran a más de una organización [2].

o Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado [2].

2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

o Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas [3]. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones [3].

o Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones [3].

o Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. [3].

o Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación [3].

3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

o Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina [2].

Ejemplo:

o Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización[2].

Ejemplo:

4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

o Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes [2].

Ejemplo:

o Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general [2].

Ejemplo:

o De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas [2].

5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

o Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo [2].

o Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente[2].

o Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base [2].

o De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos [2].

o Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras [3].

MAPAS DE PROCESOS

1. Que es un Mapa de Procesos y cuáles son sus utilidades.

El mapa de proceso contribuye a hacer visible el trabajo que se lleva a cabo en una unidad deuna forma distinta a la que ordinariamente lo conocemos, A través de este tipo de gráficapodemos percatarnos de tareas o pasos que a menudo pasan desapercibidos en el día a día, yque sin embargo, afectan positiva o negativamente el resultado final del trabajo. Los mapas deproceso nos permite identificar claramente los individuos que intervienen en el proceso, la tareaque realizan, a quién afectan cuando su trabajo no se realiza correctamente y el valor de cadatarea o su contribución al proceso. También nos permite evaluar cómo se entrelazan lasdistintas tareas que se requieren para completar el trabajo, si son paralelas o secuénciale. Losmapas de procesos se representa uno y cada uno de los procesos que componen un sistemaasí como sus relaciones principales. Dichas relaciones se indican mediante gráficos en formade mapas conceptuales los cuales representan los flujos de informaciónLos mapas de procesos son útiles para:- conocer cómo se llevan a cabo los trabajos actualmente- analizar los pasos del proceso para reducir el ciclo de tiempo o aumentar lacalidad- utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a cabo proyectos demejoramiento del proceso- orientar a nuevos empleados- desarrollar formas alternas de realizar el trabajo en momentos críticos- evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados

2. Por qué y para qué se deben realizar los Mapas de Procesos.

Para graficar un proceso nos da la oportunidad de observar su funcionamiento desde cada unode sus pasos, esto nos permite ver la secuencia de dicho proceso desde otras perspectivas locual facilita el trabajo de corrección y mejoramiento.Porque debemos a enfocarnos en la entropía de los sistemas de información que utiliza laempresa para así saber cual se debe cambiar o modificar para darle un buen uso y tenerresultados exitosos.

3. Que permite identificar los Mapas de Procesos.

Identificar en que se está fallando o en que se puede mejorar, para así tener una idea máscompleja de la solución del problema planteado. También lo podemos llamar como una guía dede procesos el cual muestra un serie de actividades.

4. Cuando se deben utilizar los Mapas de Procesos.

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Cuando se interesa automatizar la información a través de la adquisición de equipos decomputadoras y aplicaciones es indispensable preparar un mapa de los procesos. Deesta forma, pueden identificarse aquellos pasos o tareas que son críticos paracompletar el trabajo correctamente y aquellos que deberán modificarse para obtener unmayor beneficio de la nueva tecnología.

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Cuando las quejas o los señalamientos que se reciben se relacionan con el tiempo quedebe esperar el cliente

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