TIPOS DE PROVEEDORES Y CONTRATOS CON PROVEDORES

TIPOS DE PROVEEDORES Y TIPOS DE CONTRATOS CON PROVEEDORES

Por su función existen tres tipos de proveedores para las empresas:

Proveedor de bienes

Empresa o persona física, cuya actividad se refiere a la comercialización o fabricación de algún producto, los cuales tienen un valor monetario en el mercado, así mismo los proveedores de bienes tienen como característica principal de satisfacer una necesidad tangible del mercado. Ejemplo de proveedores de bienes: Empresas dedicadas a la venta de mercancías varias como; muebles, artículos de oficina, mercancía para la reventa de cualquier tipo, empresas dedicadas a la extracción, transformación y fabricación de objetos cuya finalidad sea la comercialización.

Proveedor servicios

Empresa o persona física, cuya actividad busca responder las necesidades del cliente, que por su característica principal de servicio es intangible, es decir que no se pude tocar, pero así mismo el servicio esta apoyado por bienes tangibles para lograr dicha actividad. Ejemplo de proveedores de servicios: Compañías telefónicas, de internet, transporte de mercancías y personal, servicios públicos y para estatales como luz, agua, así como servicios de entretenimiento, televisión, mantenimiento y otros. Es de vital importancia para las empresas establecer relaciones comerciales con este tipo de proveedores ya que una adecuada selección de estos, significara un beneficio en el funcionamiento y operación de la empresa.

Proveedor de recursos

• Proveedor interno

Un proveedor está clasificado como interno si

las mercancías que se están entregando ya han sido introducidas previamente en la gestión de stocks (es decir, si el proveedor que suministra las mercancías es un centro). El sistema trata el movimiento de mercancías en forma de pedido de traslado o de entrega.

• Proveedor externo

El escenario más común es el de un proveedor externo que tiene un surtido particular de mercancías en oferta en condiciones de set. Cuando se ofrecen condiciones diferentes para algunas partes del surtido, el surtido puede dividirse en surtidos parciales. La mercancías de un proveedor externo las pide un centro mediante un pedido de compras.

Cada proveedor puede ejecutar un número de funciones diferentes en SAPºRetail, como entregar mercancías, emitir facturas o asignar condiciones.

Normalmente, un centro sólo se actualiza como proveedor en el sistema si es un centro de distribución.

TIPOS DE CONTRATO

Hay diferentes tipos de contrato que pueden ser elegidos para adquirir los bienes y servicios que se necesitan en un proyecto. El Director de Adquisiciones seleccionará el tipo de contrato en base a las siguientes consideraciones:

- Qué está siendo comprado (un bien o servicio).

- La culminación del alcance del trabajo.

- El nivel de esfuerzo y experiencia que el comprador puede dedicar para gestionar al proveedor.

- Si el comprador quiere ofrecer incentivos al proveedor.

- El mercado o economía.

- Estándares de la industria del tipo de contrato usado.

Algunas veces se les da diferentes nombres al mismo tipo de contrato. Esto puede hacer que sea muy difícil aprender los tipos de contrato. Por eso, recuerden que sólo hay tres categorías principales de tipos de contrato, como se muestra en la siguiente lista:

- Precio Fijo (FP).

- Tiempo y Materiales (T&M).

- Costos Reembolsables (CR).

Ustedes deben conocer los tipos de contrato y ser capaces de reconocer las diferencias entre ellos. Deben ser capaces de responder las preguntas situacionales describiendo lo que harían diferente dependiendo del tipo de contrato. También podría haber preguntas que les pidan elegir el tipo de contrato más apropiado en base a una situación descrita.

Precio Fijo (FP, Suma Global, Precio Fijo Cerrado)

Se utiliza un contrato de Precio Fijo (FP) para adquirir bienes y servicios con especificaciones o requerimientos bien definidos, y cuando hay suficiente competencia para determinar un precio fijo justo y razonable antes de que comience el trabajo. Este es el tipo de contrato más común. Si los costos son más que la cantidad acordada, el proveedor debe correr con los costos adicionales. Por lo tanto, el comprador tiene el menor riesgo de costo en este tipo de contrato, ya que tiene un alcance completamente definido. En este tipo de contratos, se podría decir que el proveedor es el más preocupado con el Enunciado del Trabajo Relativo a las Adquisiciones.

Los proveedores en algunas industrias podrían no tener los registros de contabilidad detallados de actividades de proyectos anteriores requeridos para estimar con precisión los proyectos futuros. Los compradores podrían no tener la experiencia para preparar un completo Enunciado del Trabajo Relativo a las Adquisiciones. Estos son ejemplos de casos en que es inapropiado crear un contrato de Precio Fijo.

Debido a que muchas empresas no están informadas sobre los contratos, frecuentemente piden a los proveedores que les proporcionen un precio fijo, aún cuando el alcance del trabajo esté incompleto. Piense por un minuto sobre las consecuencias de hacer esto:

- El proveedor es forzado a aceptar un alto nivel de riesgo.

- El proveedor necesitaría agregar una enorme cantidad de reservas a sus precios para cubrir sus riesgos; y el comprador, por lo tanto, pagaría más de lo que debería.

- El proveedor puede fácilmente intentar aumentar sus beneficios reduciendo el alcance o alegando que el trabajo que el comprador quiere está fuera del contrato y, por lo tanto, se requiere un cambio. Si no hay un completo Enunciado del Trabajo Relativo a las Adquisiciones, el comprador no podrá declarar con certeza si algo está dentro del alcance del trabajo como se especifica en el Enunciado del Trabajo Relativo a las Adquisiciones o si está fuera de ello (y, por lo tanto, necesitará una orden de cambio y realizar un pago adicional al proveedor).

- Si se utiliza un contrato de Precio Fijo cuando éste no debería ser utilizado, y el proveedor se da cuenta que no podrá obtener ningún beneficio del proyecto, existe el riesgo de que el proveedor intente retirar del proyecto a su mejor gente, intente recortar el trabajo que está mencionado específicamente en el contrato, no haga el trabajo que no está mencionado en el contrato pero que se necesita, disminuya la calidad, o tome cualquier otra acción para salvarse a sí mismo, todo porque se usó el tipo de contrato equivocado.

Precio Fijo más Honorarios con Incentivos (FPIF)

En un contrato de Precio Fijo más Honorarios con Incentivos (FPIF), los beneficios (o incentivos financieros) pueden estar ajustados en base al cumplimiento del proveedor de los criterios de rendimiento especificados, tales como realizar el trabajo con mayor rapidez, más barato, o mucho mejor. El precio final es calculado mediante una fórmula en base a la relación de los costos negociados finales con el objetivo de costo total. Una variación en un contrato FPIF es un contrato FPIF de objetivos sucesivos, en el cual el objetivo del incentivo se cambia después de lograr el primer objetivo.

Precio Fijo más Honorarios por Cumplimiento de Objetivos (FPAF)

En un contrato de Precio Fijo más Honorarios por Cumplimiento de Objetivos (FPAF), el comprador paga un precio fijo (que incluye honorarios) más una cantidad de incentivo (una bonificación) en base al rendimiento. Esto es muy similar al contrato FPIF, a excepción de que la cantidad total de un posible incentivo se determina por adelantado y se reparte en base al rendimiento. Por ejemplo, el comprador podría decir que hay un máximo de $50,000 de honorarios con incentivos disponibles. Éste será repartido en un monto de $5,000 por cada mes que la producción supere una cierta cantidad. Éste es un tipo de contrato con incentivo. En muchos casos, el incentivo pagado es considerado subjetivamente. Por lo tanto, se debe tener procedimientos con anticipación para dar el premio, y se debe establecer un comité para ayudar a tomar la decisión justa.

El costo de administrar un programa de honorarios con incentivos frente a los beneficios potenciales debe ser sopesado en la decisión para utilizar este tipo de contrato.

Precio Fijo con Ajuste Económico de Precio (FP-EPA)

Si hay incertidumbre sobre las condiciones económicas futuras (precios futuros) para contratos que existen por un periodo de muchos años, un comprador podría elegir un contrato de Precio Fijo con ajuste económico de precio. Los costos futuros de los suministros y equipos que el proveedor podría requerir para proveer bajo el contrato podrían no ser previsibles. Piensen en “economía” cada vez que ustedes vean esto en el examen.

Orden de Compra

Una orden de compra es el tipo de contrato de Precio Fijo (FP) más simple. Este tipo de contrato es normalmente unilateral (firmado por una de las partes) en lugar de ser bilateral (firmado

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