TRABAJO DE INVESTIGACION “EL FRACASO O ÉXITO DEL PROYECTO Y LA GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO”

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA CENTROAMERICANA

FACULTAD DE POSTGRADO

MODULO POSTGRADO

GESTION DE PROYECTO I

TRABAJO DE INVESTIGACION

“EL FRACASO O ÉXITO DEL PROYECTO Y LA GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO”

CRISTIAN COLLIER MAYES 11813202

CATEDRATICO: ARQ. ALEJANDRA NAZAR

SECCION 10116, 2018

Índice

Introducción        2

Gestión del Alcance        4

1.1 Planificar la Gestión del Alcance        4

1.2 Recopilar Requisitos        6

1.3 Definir el Alcance        6

1.4 Crear la EDT/WBS        7

1.5 Validar el Alcance        7

1.6 Controlar el Alcance        8

Resumen        10

Conclusiones        12

Bibliografía        13

Introducción

La gestión del alcance de un proyecto incluye todos los procesos requeridos para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo requerido, para poder completar el proyecto con éxito. (Project Management Institute, Inc., editor., 2017)

Los procesos de la gestión del alcance son los siguientes:

1.        Planificar la Gestión del Alcance

2.        Recopilar Requisitos

3.        Definir el alcance

4.        Crear la EDT/WBS

5.        Validar el Alcance

6.        Control el Alcance

Todos estos procesos ayudan a poder gestionar de forma correcta el alcance de un proyecto, y tener un grado mas de posibilidad a culminar el proyecto con éxito.

En el proceso de la planificación del alcance, se hace el desarrollo del plan de administración del alcance, la definición del alcance se refiere al trabajo necesario para lograr el objetivo del proyecto, es un indicador de su tamaño y del esfuerzo necesario para terminarlo. Una vez definido el alcance del proyecto se es necesario definir cuales son los elementos o actividades necesarios para lograrlo. Con la estructura de desglose del trabajo (EDT) se dividirá el proyecto en menores partidas con el objeto de poder definir qué hay que hacer, quien lo hará, cuanto demorará y cuanto costará. (Lledó & Rivarola, 2007)

En el plan de administración del alcance se describe cuales serán los pasos que seguir en caso de que cambie el alcance del proyecto. En la practica, la utilidad y complejidad de este documento dependerá del alcance y riesgo asociado al proyecto. (Lledó & Rivarola, 2007)

En este trabajo se dará a conocer la importancia de la gestión del alcance en un proyecto y como la mala gestión puede ocasionar el fracaso en un proyecto o como la buena gestión puede causar el éxito de un proyecto. También las tareas correctas y necesarias para realizar una buena gestión del alcance.

Gestión del Alcance

1.1 Planificar la Gestión del Alcance

Es el proceso de crear un plan de gestión del alcance que documente como se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto y del producto. (Project Management Institute, Inc., editor., 2017)

La elaboración del Plan de Gestión del Alcance del Proyecto: Comienza con el análisis de la información contenida en el Acta de Constitución del Proyecto. Es un plan subsidiario del Plan para la Dirección del Proyecto: Al que se le irá agregando todos los elementos generados en los procesos de planificación del alcance. Como son definir el alcance y creación de la EDT, es decir, del enunciado del alcance, de la EDT y de su diccionario.

El Plan de Gestión del Alcance del Proyecto:

1. Se integra con los resultados de los demás procesos de planificación del Proyecto.
2. Se aprueba como un plan subsidiario dentro y, en conjunto, con el Plan de dirección del Proyecto antes de la reunión de arranque del Proyecto
3. Posteriormente y, si es necesario, el plan se actualiza con los cambios recomendados por el proceso control del alcance del Proyecto que se han aprobado en el proceso de control integrado de Cambios del Proyecto. (HMD PROJECT MANAGERS , 2016)

Las entradas de este proceso son fundamentales para la planificación de la gestión del alcance, se necesita toda la información acordada entre el director del proyecto y el cliente (patrocinador) para que al momento de definir el alcance se tomen en cuenta todos los factores que puedan ocasionar el fracaso o el éxito del proyecto. Recordemos que el acta de constitución es el documento que da inicio al proyecto y el que contiene una descripción a un muy alto nivel de detalle, es el documento que nos va a orientar para poder planificar a detalle la gestión del proyecto.

Las herramientas y técnicas que se utilizan son las siguientes en este proceso:

El juicio de expertos generalmente es usado para identificar las entradas necesarias en la elaboración del plan de gestión del alcance. Se aplica también, a la evaluación de todos los detalles técnicos y de gestión de dicho proceso. Esta experiencia es proporcionada por cualquier persona o grupo de personas con conocimientos y/o formación especializados y puede obtenerse de numerosas fuentes. (Gbegnedji, 2017)

Las reuniones son las que realiza el equipo de dirección del proyecto, expertos y/o interesados.

Las salidas del plan de gestión del proyecto (Plan de gestión del alcance y Plan de gestión de requisitos) dependen de que las entradas y herramientas utilizadas en este proceso, sean utilizadas de manera eficiente porque son las que ayudaran a definir el alcance del proyecto, en muchos proyectos el problema principal es que no esta bien definido el plan del proyecto o en otras palabras el plan del plan, también se tiene problemas con la falta de información en el acta de constitución, esta falta de información puede ocasionar el fracaso del proyecto, ya que con estos documentos se define el alcance del proyecto y puede ocurrir que en principio se defina el alcance y una vez culminado el proyecto nos demos cuenta que el alcance definido no fue el correcto, porque no se genero un cambio positivo, mas bien un cambio negativo en la empresa u organización. El mejor consejo que muchos PMP comentan, es utilizar la información histórica contenida en los activos de los procesos de la organización y considerar la influencia de cualquier factor ambiental relevante de la empresa para la elaboración del plan.  

1.2 Recopilar Requisitos

El proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto. (Project Management Institute, Inc., editor., 2017)

En la recopilación de requisitos se determinar como serán analizados, documentados, y gestionados todos los requisitos necesarios a lo largo de todo el proyecto. Esta recopilación se vuelve muy importante porque nos ayudara a definir el alcance del proyecto y el alcance del producto. En este proceso es donde se definen y se documentan todas las necesidades de todos los interesados del proyecto con el fin de cumplir con los objetivos del proyecto. Cabe mencionar que es muy importante definir y gestionar todas y cada una de las expectativas del cliente.

1.3 Definir el Alcance

Es el proceso de desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. (Project Management Institute, Inc., editor., 2017)

La definición del alcance en un proyecto es una de las partes mas importantes del proceso inicial y para poder elaborarlo se necesita tener información objetiva y de calidad acerca de los entregables y sus condiciones, las limitaciones que se tienen del proyecto en relación a los recursos disponibles para llevar a cabo de proyecto. Nos ayudara a tener bien definido lo que se incluye en el ámbito de proyecto y todo lo que queda fuera de él.

Siempre es muy importante tomar en cuenta la gestión del cambio en el proyecto, las responsabilidades del director y de consecuencias que puede implicar hacer o no hacer un cambio.

Como lo dice el articulo de OBS Business School “Cada proyecto debe tener un proceso para gestionar el cambio con eficacia”. La identificación de los cambios necesarios, la determinación del valor de negocio del cambio, el cálculo de su impacto en el proyecto, la toma de información resultante para su evaluación y determinación de conveniencia. Actuando de esta forma se garantiza la eficacia y a la eficiencia en la gestión del alcance de proyecto en la práctica y se reducen al máximo las posibilidades de fracaso de proyecto relacionado con esta materia. (OBS Business School, 2018)

1.4 Crear la EDT/WBS

Es el proceso de subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes mas pequeños y mas fáciles de manejar. (Project Management Institute, Inc., editor., 2017)

La EDT es una representación del proyecto, en forma gráfica descriptiva, que subdivide las actividades en varios niveles llegando al grado de detalle necesario para un planeamiento y control adecuado, ayuda a la definición del alcance y a la estimación, también a tener una comprensión mas profunda del proyecto a medida que va avanzando. Tenemos que tener claro que una EDT no lleva actividades a realizar, estas actividades están representadas en cada uno de los entregables que compone la EDT, también hay que estar claros que no es un plan y cualquier actualización en la EDT requiere un control de cambios, que se debe de incluir en la recopilación de requisitos una vez efectuado. Muchas empresas hoy en día tienen claro de la importancia que tiene realizar una EDT, porque de aquí se van a definir las actividades a realizar en el cronograma para cumplir con cada uno de los entregables definidos.

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