PLANIFICACION ALCANCE DEL PRODUCTO Y DEL PROYECTO - GESTION Y DIRECCION
Omar OrozcoApuntes22 de Septiembre de 2020
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Introducción
La ejecución exitosa de un proyecto depende en gran medida de su planeación. En ella se deben considerar las actividades que serán necesarias para realizarlo, su duración y los recursos que se necesitarán, ya que esto permitirá hacer la programación de manera óptima.
En esta primera Unidad estudiarás una perspectiva general de la planeación de proyectos, la programación de tiempos y recursos para la realización de sus actividades y el diseño de indicadores de avance, entre otros.
Durante este Módulo se busca que desarrolles la capacidad para estructurar un proyecto en una serie de actividades observables y medibles, en donde utilices las herramientas y metodologías de la planeación de proyectos.
En esta Unidad se incluyen, entre otros elementos, lecturas sobre los principios y herramientas de la planeación de proyectos, ejercicios de práctica para que verifiques tu comprensión sobre los materiales de estudio y recursos interactivos que te servirán para aplicar y evaluar tus conocimientos.
Glosario
En esta lista puedes consultar las definiciones de los conceptos más utilizados en planeación de proyectos.
Concepto | Definición |
Actividad | Son los pasos necesarios para realizar una tarea. |
Control | Es el proceso que se encarga de verificar que las actividades se lleven a cabo como fueron planeadas y en caso contrario, definir medidas correctivas. |
Control concurrente | Este tipo de control administrativo se realiza durante la ejecución de las actividades. |
Control preliminar | Al tipo de control administrativo que se lleva a cabo por medio de los manuales de organización se le conoce como… |
Costo | Requerimiento del recurso para considerarlo dentro del presupuesto asignado. |
CPM (Critical Path Method) | Método de la Ruta Crítica. |
Entregable | Es el producto ya sea medible, tangible o verificable que debe realizarse para completar un hito. |
Hito | Es un evento que representa la terminación de un entregable o la serie de entregables relacionados. |
Holgura | Es la diferencia entre la terminación más tardía y más temprana de una tarea. |
Horizonte de planeación | Es el periodo durante el cual se mide y se evalúa el desempeño económico de una inversión. |
ID | Identificador de cada actividad, con el que podrás verificar su información en los diagramas. |
PERT (Program Evaluation and Review Technique) | Técnica de Evaluación y Revisión de Programas. |
Plan | Es el producto terminado del proceso de planeación. |
Planeación | “Es el proceso de prever el futuro y proponer estrategias para desarrollarse y crecer en el contexto futuro” (Garza, 2008, p. 86). |
Planes estratégicos | Este tipo de planes son generalmente a largo plazo e involucran a toda la organización. |
Planes operativos | Este tipo de planes se orientan a actividades específicas y generalmente son a corto plazo. |
PMI (Project Managment Institute) | Organización internacional que se conforma de miembros especialistas en Dirección de Proyectos. |
Predecesor | Actividad que se debe realizar antes de empezar la siguiente. |
Situación actual | Se plantea para realizar un diagnóstico inicial, donde se requiere conocer la situación presente, los recursos de los que dispone así como sus limitaciones. … |
Situación deseada | Implica identificar el objetivo y alcance del proyecto, conocer los recursos disponibles (tiempo, dinero, capital humano, entre otros) y con base en éstos desarrollar un plan del proyecto. |
Tarea | Son los pasos necesarios para la terminación de un hito. Los pasos para completar una tarea deben estar comprendidos por una serie de actividades. |
Tiempo | Duración estimada en unidades que la actividad tardará en realizarse. |
Velocidad | Tiempo en la que estará atendiendo a la actividad. |
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Considera que es práctico conocer o clasificar los tipos de proyectos para tener un enfoque sistémico de lo que es un proyecto y tomar en cuenta aquellas herramientas o metodologías utilizadas en éstos.
De acuerdo con el PMBok (Project Management Institute, 2004), la dirección de cualquier tipo de proyectos se puede llevar a cabo al administrar los procesos que se listan con base en las Áreas del Conocimiento de la figura 5.
[pic 4]
PLANIFICACION
ALCANCE DEL PRODUCTO Y DEL PROYECTO - GESTION Y DIRECCION
PLAN DE GESTION DEL ALCANCE- DEFINIR- DESARROLLAR-MONITORIZAR Y CONTROLAR
DICCIONARIO DE LA ESTRUCTURA DESCOMPOSICION DE TRABAJO (EDT)
METODO DE LA RUTA CRITICA -OPTIMIZACION DE RECURSOS-COMPRENSION DEL CRONOGRAMA https://youtu.be/CoDUMAUJAlg
Luego de ver el video, te invitamos a revisar la siguiente lectura, que contempla los procesos de planeación de acuerdo con el PMI.
En esta lectura identificarás el concepto de presupuesto y los aspectos involucrados a su alrededor:
2. Administración del horizonte de planeación
La planificación de un proyecto implica diversos procesos en los que se deben considerar varios factores, tales como la programación de actividades, estimación de duración y la asignación de recursos involucrados en el proyecto.
La programación de las actividades de un proyecto se realiza mediante la construcción de un cronograma del proyecto, que puede ser presentado en forma de tabla o mediante métodos gráficos. [pic 5]
Figura 6. GanttProject (GanttProject, 2016).
Para que la programación sea más eficiente, algunas organizaciones han implementado la utilización de herramientas que apoyan el registro y documentación de las actividades, con lo que generan una visión más amplia del proyecto, la cual permite establecer las condiciones en que éste se llevará a cabo. A continuación se presentan más ampliamente dos de las herramientas más usadas.
Project Charter
El Project Charter asegura para un administrador de proyectos que los clientes tengan las mismas expectativas del proyecto y no podrán agregarse o quitarse tareas que no estén contempladas en el documento, con lo que se formalizará la calidad del proyecto.
El proyecto puede realizarse sin la elaboración de un formato, ya que también existe la posibilidad de generar contratos formales o firmar las propuestas de los proyectos. Sin embargo, es importante, al menos, establecer con el cliente lo que sigue (UC Berkeley, 2016):
- Los objetivos del proyecto.
- Los recursos con los que se contará.
- Lo que el equipo del proyecto entregará al final del mismo.
- Los roles de las personas y las responsabilidades.
- Los riesgos de mayor impacto al proyecto.
Project Work Schedule
La agenda de trabajo del proyecto, o como se le conoce en inglés Project Work Schedule, es la herramienta para comenzar la planificación a detalle, ya que comprende la información principal del proyecto y las actividades necesarias para llevarlo a cabo. Posterior a este formato, para dar seguimiento y control al proyecto es importante manejar más formatos que lo complementen; los primeros a recomendar serían el software para administrar proyectos o una hoja de cálculo donde se plasma la gráfica de Gantt.
La agenda de trabajo del proyecto se encargará de asignar responsabilidades y fechas límite para el trabajo (UC Berkeley, 2016), lo cual le permite al equipo de trabajo constatar ¿qué se realizará?, ¿cuándo será necesario comenzar o terminar?, y lo más importante ¿qué necesitan hacer primero?
Un hito es un evento que representa la terminación de un entregable o la serie de entregables relacionados.
Los hitos marcan eventos importantes que resaltan fases o divisiones tangibles del proyecto, generalmente no tienen duración o se contempla una duración de cero. Por ejemplo, en la construcción de una casa los hitos son el colado, la obra negra, la conclusión de los acabados.
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