Tecnicas Y Herramientas De La Organizacion

Técnicas y herramientas de la planeación

2.1 Conceptos generales

Existen diversas herramientas o técnicas que auxilian al ejecutivo, administrador o empresario para efectuar el proceso de planeación con bases científicas, lógicas y racionales. Las técnicas de planeación son imprescindibles para anticiparnos al futuro, minimizar riesgos y optimizar recursos, además de que pueden utilizarse en todas la etapas el proceso administrativo, específicamente en el momento de tomar decisiones. Las técnicas de planeación pueden ser generales, cuando apoyan la planeación y la toma de decisiones a nivel general o corporativo, y funcionales o especificas cuando se utilizan en cada área de la organización. Las técnicas de administración pueden ser cuantitativas cuando se aplican métodos matemáticos o estadísticos, y cualitativas cuando se utilizan métodos no matemáticos, el criterio y/o la experiencia.

2.2 Métodos matemáticos o estadísticos

Arboles de decisiones o cadena de fines o medios

Este modelo consistes en una representación de los sucesos posibles que pueden influir sobre una decisión. Su forma es diagramática; se inicia con un punto de decisión donde surgen varias acciones o sucesos posibles y de los cuales pueden surgir otros; la diagramación se representa con líneas rectas que llegan a un punto del cual salen otras líneas rectas, de tal forma que el efecto total parece un árbol.

Los arboles de decisiones presentan, bajo la forma “árbol”, los puntos de decisiones, los acontecimientos fortuitos y las posibilidades existentes en los diversos cursos que se podrán seguir. El árbol de decisiones hace posibles observar las principales alternativas y el hecho de que las decisiones y repercusiones de estas dependen de acontecimientos en el futuro. Al incorporal el árbol las posibilidades de varios sucesos se puede comprender la variabilidad de posibilidades de que una decisión conduzca a los resultados deseados. Los arboles de decisiones reubican criterios amplios un con un centro de atención sobre los elementos importantes, hacen resaltar las premisas que con frecuencia están escondidas y muestran el proceso de razonamiento mediante el cual se toman las decisiones bajo incertidumbre.

Con este método es posible identificar las principales alternativas y se muestra como las decisiones que siguen dependen de sucesos futuros. En el árbol se anotan las posibilidades de cada uno de los hechos, por lo que puede observarse claramente cuáles son los resultados y cuál de las alternativas es la más conveniente y la que produce un mayor rendimiento. Sus componentes son:

• “Alternativas de decisiones en cada punto de decisión.”

• “Eventos que pueden ocurrir como resultado de cada alternativa de decisión”

• “Probabilidades de que ocurran los eventos posibles como resultado de las decisiones.”

• “Resultados (casi siempre expresados en términos económicos) de las posibles interacciones entre las alternativas de decisión y eventos.

Grafica de Gantt

La grafica de Gantt es uno de los métodos más utilizados en la planeación de proyectos y en la planeación y el control de actividades para lograr un objetivo y los tiempos (semanales, meses o días) necesarios para realizarlas, así como los responsables. Se utilizan una línea de distinto color o punteada para señalar el tiempo real en el que se realizó la actividad. Esta información se muestra mediante un par de corchetes, uno de los cuales indica la fecha de inicio y el otro de la terminación para cada tarea. La grafica de Gantt permite al gerente tomar decisiones basándose en los tiempos planeados de terminación.

El método del camino crítico (CPM, Critical Path Method)

El método del CC es una herramienta que facilita la función de planeación. Un proyecto está formado por un objetivo y el conjunto de actividades que deben realizarse para lograrlo. Para efectos de este método, es necesario conocer, además de la lista de actividades, las fechas de terminación, el tiempo necesario para realizarlas, su interdependencia y la secuencia u orden de ejecución. Lo anterior constituye las características del proyecto. El método del CC consta de dos partes: la construcción de la gráfica del proyecto y el cálculo del camino crítico y de los tiempos libres de las actividades.

De esta forma, a través del camino crítico se determina el tiempo óptimo para realizar un proyecto mediante la determinación de las actividades que pueden realizarse simultáneamente, los márgenes de holgura y las actividades críticas o de mayor relevancia.

Una vez que se determina la lista de actividades con sus duraciones y secuencias, es conveniente elaborar una gráfica, la cual sirve para demostrar la secuencia de actividades. Los símbolos que se usan son:

• Un círculo para representar cada actividad. Anotando dentro la clave de la actividad y su duración.

• Una flecha para señalar la secuencia de las actividades. A continuación se definen los términos necesarios para el cálculo del CC y el tiempo de holgura de cada actividad.

• Duración (D). Tiempo necesario para realizar una actividad dada.

• Tiempo próximo de iniciación (TPI). Momento más cercano al inicio de un proyecto, en el que ya se puede iniciar una actividad.

• Tiempo lejano de terminación (TLT). Momento más lejano en que se puede terminar una actividad, sin retrasar el proyecto.

• Tiempo próximo de terminación (TPT). TPI+D.

• Tiempo lejano de iniciación (TLI. TLT—D.

• Tiempo de holgura (TH). Resultado de:TLI – TPI o TLT – TPT.

Las ventajas del método de camino crítico son:

• Permite tener una gráfica que señala la secuencia y la relación entre las actividades.

• Se determina el tiempo necesario para terminar el proyecto, así como el tiempo de holgura de actividades, lo cual facilita la toma de decisiones para reducir los costos del proyecto,

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