Toma Inventarios

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PROCEDIMIENTO N° 003 - EGASA

PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO

FISICO DE ALMACEN

1.0.- FINALIDAD

Determinar la existencia física de los suministros, insumos , repuestos y otros

bienes o materiales de propiedad de la Empresa que se encuentren

almacenados en los diferentes Almacenes o Depósitos . Dicha verificación

deberá ser contrastada con las existencias que figuran en los registros

contables de la empresa a la fecha del inventario.

2.0.- OBJETIVOS

a) Planificar la realización del inventario físico en los almacenes de la

Empresa.

b) Preparar el material necesario para la toma de inventario físico.

c) Organizar la toma de inventario físico de almacén de tal manera que el

mismo se lleve a cabo utilizando criterios de racionalidad, eficiencia y

economía.

3.0.- ALCANCE

La presente norma alcanza a los Dpto. de Contabilidad y Logística.

4.0.- BASE LEGAL

R.J. Nº 335-90-INAP/DNA

5.0.- APROBACION Y DIVULGACION

- Aprobación : Por Gerencia General

- Divulgación y actualización : Por Dpto. de Gestión e Información.

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6.0.- NORMAS

6.1.-DEFINICIONES

a) Inventario físico de almacén

Es una forma de verificación física que consiste en constatar la

existencia o presencia real de los suministros, insumos , repuestos y

otros bienes o materiales almacenados, apreciar su estado de

conservación y condiciones de seguridad.

Se tienen los siguientes tipos de inventario :

• Inventario general

Denominado también inventario masivo, incluye a todos los bienes

almacenados en los diferentes ambientes o depósitos de la empresa y

sirve de sustento a los Estados Financieros de la entidad. Este

inventario requiere de un apropiado programa y se realiza por lo

menos una vez en cada ejercicio.

El inventario general normalmente se efectúa cerrando las operaciones

del almacén por uno o varios días, pudiendo realizarse también en

movimiento tomando las precauciones que se señalan en la presente

norma.

• Inventario selectivo .-

Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se

realiza periódicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los

registros de stock se mantienen al día así como para verificar que las

existencias físicas concuerden con las tarjetas de control visible de

almacén y los registros físico - valorados correspondientes.

Se realiza sin paralizar las actividades de almacén pudiendo o no

bloquear temporalmente la documentación y el despacho del grupo de

bienes objeto del inventario por el plazo que dure el mismo.

• Inventario al barrer

Modalidad que consiste en que el equipo de verificadores procede a

efectuar el inventario empezando por un punto determinado del

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almacén efectuando el conteo de todos los bienes encontrados sin

excepción.

6.2.- NORMAS GENERALES

6.2.1 La Gerencia de Administración y Finanzas es la encargada de disponer

la oportunidad en que deba realizarse el Inventario General.

6.2.2 El Contador General es el responsable de la toma del Inventario

General de existencias de los almacenes de la Empresa .

6.2.3 Los jefes de equipo designados por el Contador general para el

inventario de cada uno de los Almacenes y/o depósitos son responsables del

cumplimiento de las normas y procedimientos de inventario a que se refiere la

presente norma .

6.2.4 La Gerencia de Administración y Finanzas en los casos que se requiera,

podrá disponer se efectúe inventarios selectivos , siguiendo las mismas

normas que se señalan para el Inventario General en la parte que le sea

aplicable.

7.0.- PROCEDIMIENTOS

7.1 PROGRAMACION DEL INVENTARIO

Paso 1-. La Gerencia de Administración y Finanzas dispondrá la

oportunidad en que deba realizarse el Inventario General , que de preferencia

deberá ejecutarse en la segunda quincena del mes de Diciembre de cada año.

Paso 2.- La Gerencia de Administración y Finanzas en función al plazo

establecido fijará el cronograma de inventario para todos los almacenes que

cuenta la empresa.

7.2 PREPARACION DE INVENTARIO

Paso 3.- El Contador General comunicará mediante Memorándum dirigido

al Dpto. de Logística la ejecución del inventario con indicación de la fecha,

hora y lugar , así como las demás instrucciones que se consideren

necesarias.

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Paso 4.- El jefe de Logística procederá a :

• Dispondrá se preparan los almacenes para la toma de inventario

poniendo especial énfasis en el orden y limpieza.

• Designará al personal que deberá atender al equipo de inventario.

• Adoptara las acciones pertinentes para contar con medios adecuados

para la realización eficiente del inventario.

Paso 5-. El Dpto. de Contabilidad, teniendo en cuenta la planificación

efectuada sobre los inventarios a realizarse dispondrá :

• El nombramiento de los jefes de equipo por Almacén así como la

conformación de los grupos para el proceso de inventario.

• Entregará al personal de inventario la Hoja de Instrucciones para la Toma

de Inventario (Ver anexo 1 )

• Entregará al equipo de inventario las fichas de toma de Inventario (Ver

anexo 2)

• Coordinará con el Dpto. de Logística la movilidad y la entrega de útiles

de inventario y otros elementos necesarios para efectuar la labor.

Paso 6.- El jefe del Dpto. de Contabilidad cursará con la anticipación

pertinente, un memorándum de nombramiento y notificación a los jefes de

equipo con la finalidad de que estos se encuentren listos para efectuar la

labor requerida.

Paso 7.- El jefe de equipo verificará que el proceso mecanizado de

información del almacén a su cargo, se encuentre debidamente al día , lo que

permitirá verificar la existencia de los ítems de almacén según registros.

Paso 8.- El Contador general y los jefes de equipo se reunirá con el personal

que efectuará la toma de inventario y explicará los mecanismos,

procedimientos y demás instrucciones necesarias para efectuar la labor

debiendo absolver las dudas que pudiera tener el equipo de inventario. En

esta reunión previa se designará los grupos de trabajo así como la estrategia

y forma de efectuar la labor en el almacén indicado. Se entregará asimismo

el material de trabajo necesario para la labor de campo a realizar.

7.3 EJECUCION DE INVENTARIO

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Paso 9.- En el día, lugar y hora señalados se reunirán el jefe de equipo con el

personal a su cargo presentándose ante el titular del almacén por

inventariar, con la autorización correspondiente, dejando copia de la misma

al encargado de dicho almacén.

Paso 10.- El jefe de Inventario o el jefe de equipo en su caso dará las

instrucciones necesarias sobre el movimiento de almacén al almacenero con

el objeto de poder efectuar la labor sin ningún tipo de complicaciones. En

este paso el almacenero deberá transportar los materiales pendientes de

entrega a la zona de despacho debiendo estos corresponder a los de las notas

de salida del corte documentario.

En el caso de los materiales pendientes de ingreso a la fecha del corte

documentario, deberán ser internados y ubicados en el lugar que les

corresponda.

En caso de que el inventario se efectúe en movimiento antes de proceder al

ingreso o salida de un material, el almacenero deberá comunicar al jefe de

equipo para que este proceda a controlar e inventariar los materiales que se

procesan, debiendo este, en todos los casos anotar su visto en los

documentos de almacén y anexo de corte documentario.

El almacenero y su personal intervendrán en el inventario solo para indicar

el lugar donde se encuentran ubicados los bienes y para aclarar aspectos

requeridos por el equipo inventariador.

Paso 11.- Seguidamente se procederá a efectuar el corte documentario

debiendo firmar el jefe de equipo todas las notas de ingreso y salida que se

encontrasen en proceso de trámite anotando en un documento denominado

Corte de Inventario la relación de los documentos antes señalados y demás

ocurrencias necesarias previas al inicio de la labor de conteo. Dicho

documento será suscrito por el Contador general , jefe de equipo y

encargado del almacén.

Paso 12.- Una vez concluido el corte documentario, el encargado del

almacén procederá a ingresar al sistema mecanizado las notas de ingreso y

salida de almacén por tramitar que figuran el en documento Corte de

Inventario. El jefe de equipo procederá a verificar el ingreso de esta

información en el aplicativo de inventario, procediéndose a imprimir el

listado oficial de toma de inventario el cual será emitido en los siguientes

ejemplares :

Original : Jefe de equipo

Copia : Encargado de cada Almacén.

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Los listados en mención serán desglosados una ves concluido el proceso

físico de inventario.

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