Toma de inventario

Toma de inventario

Toma de inventario: consiste en contar lo que existe en bodega y contrastarlo con lo que indican los sistemas de información (tarjeta de existencia, ERP, WMS u otro)

ERP: Enterprise resource planning “sistema de planificación de recursos empresariales”

Es un conjunto de módulos “programas” entrelazados entre sí, “para medianas o pequeñas empresas.

Hay 2 tipos; (nacionales; softland), (Internacionales; SAP)

WMS:  Warehouse Management System “Sistema de Administración de Inventario”

-puede medir hasta el rendimiento del personal

-si está bien implementado, es el gerente logístico.

¿Por qué inventariar?

Porque al saber lo que existe físicamente en la bodega y compararlo con lo que dice el sistema; abastecimiento y ventas pueden confiar en lo que muestra la pantalla y además nos permite saber cuan controlada esta la bodega.

Tipos de inventario

General:

• al menos una vez al año
• con supervisión externa

Rotativo: Inventario que se hace por parte

Selectivo: Mayor prioridad a los productos con mayor rotación “productos tipo A”

Sorpresivo: Se da sin previo aviso.

• externo (auditoria)
• interno (rutina diaria)

Procesos previos al día de toma de inventario

Siempre fijar fecha:

• Considerar que bodega estará cerrada (Buscar que impacto sea el menor posible tanto a cliente y proveedores)
• Informar a TODOS los departamentos
• Procurar apoyo de alta gerencia.

Definir como tomar inventario:

• Si se trabaja solo o en parejas
• Se será manual o con uso de tecnología (computadores)
• Si quedaran marcas que delaten inventario

CUAL ES EL OBJETIVO: “EL OBJETIVO ES CONFIAR EN LOS DATOS OBTENIDOS”

Controles:

• Incorporar gente de otras áreas “en lo posible con nivel necesario” (evita que personal de bodega “tapo movidas fraudulentas” pero es menos eficiente al contar).
• Recontar un porcentaje los productos (100% conteo cruzado)
• Contar en parejas: permite controlar Hurto.
• Tener personal supervisando continuamente (y/o uso de cámaras, si existen)
• Pagar en función de calidad de inventario: sirve como incentivo

Programar recursos:

• Personal (saber cuánto equipo debo considerar)
• Equipos: cuantos equipos de captura, computadores, de comunicación debo tener “1 por persona, 2 por persona… etc.”
• Considerar hasta los más pequeños implementos: lápices, etiquetas… etc.
• “detalles importantes” alimentación, movilización, alojamiento “si es necesario”

 Preparar la bodega:

• Ordenar para facilitar el conteo;

• Separar previamente productos para que no haya desorden
• Contar, sellar y anotar cifras en empaques para cantidades grandes
• Agrupar productos que se habían separado.
• Limpiar
• Aislar productos que no deben ser contados. “depende del nivel de información del sistema” no se puede contar productos que no han ingresado al sistema.

TODOS ESTO SE HACE LOS DIAS PREVIOS AL INVENTARIO MISMO

Cierre documentario: coordinarse con contabilidad e informática para que este claro cuáles fueron los últimos documentos de entrada y salida considerados en el saldo con el cual se compara el inventario físico.

Organizar trabajo:

• Dar charlas informativas (o recordativa) de cómo hacer el conteo
• Designar jefes de grupos se la gente es mucha
• Tiene que haber un líder máximo con poder de decisión y que haga un resumen final
• Planificación previa, que productos, que áreas, que zonas. etc.

CONTAR:

• Contadores deben saber en que unidad se cuenta (en par, en juegos, unitario)
• Evaluar si dejar marca a lo contado
• Hay que seguir un orden para no saltarse ubicaciones
• Grandes cantidades: chequear (demoroso y caro)

• Confiar en conteo previo y correcto armado de “patas”
• Chequear al azar un porcentaje previo

Listado registro manual:

• Encabezado: fecha, lugar, número de páginas (x de Y)
• Viene ordenado por ubicación
• Trae además código, descripción (ojalá unidad de medida) y espacio para anotar la cantidad.
• Tener espacio para productos que existen y no figuran en el listado
• Registradores deben dejar constancia de sus identificaciones en el listado.

Registro automático:

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