Trabajo Sistema de Contabilidad.

INTRODUCCION

La contabilidad constituye el sistema de información del que dispone la gerencia, por lo tanto toda organización para un adecuado desenvolvimiento requiere de la herramienta contable. La teoría de la contabilidad por partida doble fue difundida en el 1494 por Fray Lucas Paccioli, y desde entonces son muchos los cambios que se han suscitado para la realización de los registros contables, hasta llegar hoy en día a los tan difundidos sistemas contables computarizados. Este tipo de sistemas se ha impuesto debido a que aumenta el rendimiento del trabajo, disminuye los márgenes de error, unifica las estructuras de los reportes contables y se puede obtener información rápida en varios niveles de detalle, todo esto representa para la empresa un factor altamente positivo, debido a que incrementa la eficiencia del sistema contable, lo que contribuye a que la gerencia obtenga información contable para la toma de decisiones.

El tema que abordaremos a continuación es un Ensayo de un Sistema de Contabilidad enfocado a una empresa del sector comercial, específicamente una librería.

El sistema a instalar está constituido por varios elementos: hardware, software, recursos humanos, políticas y Normas Contables, esto es para que el resultado sea óptimo.

Entre los puntos a desarrollar se pueden citar: Generalidades de Sistema Contable, Organización y Clasificación de la empresa, División Funcional y Departamental, Catálogo de Cuenta, Control Interno, Formularios y Estados Financieros.

Para la efectiva contabilización de las operaciones diarias de la empresa, se han diseñado y elaborado varios formularios, los cuales se aplican a las siguientes áreas o departamentos.

•        Área de efectivo

•        Área de compras e inventarios

•        Área de personal o de recursos humanos

•        Área de distribución y comercialización (Ventas)

En el área de efectivo se desglosan los formularios básicos para el registro, manejo y control de las entradas y salidas de dinero.

En el área de compras e inventarios los formularios se diseñaron tomando en cuenta las mejores condiciones para efectuar adquisiciones de bienes y servicios. También se elaboraron formularios para el registro y control de las entradas y salidas del almacén.

Por otra parte, en el área de personal o recursos humanos se detallan las formas necesarias para el manejo y control del proceso de reclutamiento, selección y contratación de los empleados, sus datos, su ingreso, egreso, evaluación, desembolsos y todas las actividades relacionadas.

Además, contamos con el área de ventas siendo uno de los departamentos en donde mejor debemos aplicar un adecuado control de los formularios, ya que es un punto de partida clave para la obtención de utilidades.

En toda organización el análisis, diseño y control de formularios es indispensable para garantizar una adecuada reducción del flujo de documentos en los diferentes departamentos que lo conforman. También sirven de soporte a las transacciones y como guía para la toma de decisiones.

RESEÑA HISTORICA

Librería La Económica, S.R.L. está constituida desde el 5 de abril del 1998 con una ocupación territorial aproximadamente de 400 Mt2, ubicada en la calle San Luis # 28, Santiago R.D. y se dedica a la compra y venta de materiales, papelería y útiles de oficina.

Esta empresa cuenta con 3 socios, quienes no responden personalmente de las deudas sociales y cuyo capital aportado fue de RD$ 300,000.00 en efectivo cada uno.

Hoy en día esta empresa se está adecuando a la nueva ley 479-08 sobre sociedades comerciales, que estipula que el monto del capital social no podrá ser menor de RD$ 100,000.00 y se integrará por cuotas sociales no menor de RD$ 100.00 cada una.

Hay que destacar que el capital de este tipo de sociedad no podrá estar representado por títulos negociables (acciones) sino estará dividido por cuotas sociales.

MISION

Brindar a nuestros clientes un excelente servicio y ser reconocidos como una librería seria y responsable, que ofrece soluciones de calidad y que posee la capacidad de enfrentar los cambios que demandan, la sociedad del nuevo siglo, motivando para ello a su personal a mantener un alto nivel de preparación que les permita obtener un crecimiento sostenido.

VISION

Satisfacer total y permanente a nuestros clientes, mediante la distribución y comercialización de medios informativos tales como libros, revistas, periódicos, papelería y útiles de oficina, esmerándonos por brindar un buen producto y servicio. Para lograrlo contamos con un selecto grupo del talento humano que proyectan sus esfuerzos comprometidos con los estándares de calidad y servicio requerido para la distribución y comercialización de medios informativos, papelería y útiles de oficina.

VALORES

Servicio de calidad al cliente: ser cada día más útiles, es de primordial importancia para la empresa ofrecer servicio de primera calidad.

Honestidad laboral: se deben ejecutar responsabilidades en el tiempo útil, con rectitud y lealtad en la defensa de los intereses laborales y personales.

Responsabilidad: es un valor que está en la conciencia de la persona, que le permite reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos, siempre en el plano de lo moral. Una vez que pasa al plano ético (puesta en práctica), persisten estas cuatro ideas para establecer la magnitud de dichas acciones y afrontarlas de la manera positiva e integral, siempre en Pro del mejoramiento laboral, social, cultural y natural.

Creatividad: estimular la imagen en provecho del trabajo asumido de buscar nuevos horizontes, formas y mercados.

OBJETIVOS

Objetivo General:

Ofrecer a la empresa un sistema de contabilidad que permita registrar día a día cada una de las transacciones que se realicen en la empresa, tener un control de las operaciones, así como organizar todo lo concerniente a la entidad desde el marco legal hasta los Estados Financieros de la misma, de tal forma que los mismos muestren cifras razonables, objetivas y confiables.

Objetivos Específicos:

•        Proporcionar a la empresa una visión general de lo que es un Sistema de Contabilidad.

•        Conocer acerca de las generalidades de la empresa tales como son su objeto o naturaleza (a que se dedica), misión, visión, marco legal, valores, estatutos, relación con instituciones públicas, políticas de la empresa, entre otros puntos.

•        Establecer una división definida de la empresa, mostrando su nivel jerárquico y la función de cada uno de los miembros de la empresa.

•        Ordenar de manera sistemática cada una de las cuentas que conforman la contabilidad de la empresa.

•        Establecer controles internos que permitan a la empresa realizar sus transacciones y proteger los activos de una forma segura y razonable y que permitan la elaboración de estados financieros conforme a lo establecido por los principios de contabilidad generalmente aceptados.

•        Establecer el importante papel que juegan los formularios dentro de una empresa sirviendo como evidencia de todas las transacciones que se llevan a cabo en una entidad.

GENERALIDAD Y DEFINICION DEL SISTEMA CONTABLE

Sistema:

Un sistema es un conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y métodos), relacionados entre sí, y previamente coordinados, que contribuyen a realizar una función con el propósito de obtener un objetivo común.  

Contabilidad:

La contabilidad es la ciencia que establece las normas y procedimientos para registrar, cuantificar, analizar e interpretar los hechos económicos que afecten el patrimonio de los comerciantes individuales o empresas organizadas bajo la forma de sociedades mercantiles.

Definiciones de sistema de contabilidad:

En el mundo de los negocios, la palabra sistema generalmente se refiere a todos aquellos elementos y sus relaciones, los cuales soportan y ayudan en la toma de decisiones óptima en las empresas.

Un sistema contable es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las decisiones financieras.  Un sistema contable debe enfocarse como un sistema de información que reúna y presente datos resumidos o detallados acerca de la actividad económica de una empresa a una fecha o período determinado.

Un sistema de contabilidad es una estructura orgánica mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros, etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas y procedimientos para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que nos suministren.

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