Trad Infraestructura

Medellín, Junio 20 de 2002 022-2002

Doctora

BEATRIZ ELENA RAMIREZ

Almacenista General Municipal

Municipio de Copacabana

ASUNTO: PROPUESTA PARA LA ORGANIZACION Y CLASIFICACION DEL ARCHIVO CENTRAL Y ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS DE LA ALCALDÍA

Atendiendo la invitación enviada por ustedes el 19 de junio, GESDOC Y CIA. LTDA. Se permite presentar la siguiente propuesta para la ejecución de las actividades que tienen como objetivo el asunto en mención.

1. ORGANIZACION Y CLASIFICACION DEL ARCHIVO CENTRAL

 Inventariación del Archivo Central: Registro de las unidades documentales (libros, carpetas y demás) identificando los datos que describen el contenido de las mismas, este facilitará la aplicación de las Tablas de Retención Documental y se convertirá en un instrumento de recuperación.

 Clasificación y Ordenación de los documentos del Archivo Central: Identificación y agrupación de series documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad y ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden (alfabético, numérico, cronológico, entre otros) previamente acordado.

 Rotulación y almacenamiento: Luego de dar un orden lógico a los documentos y unidades de conservación se procederá a la foliación, se marcarán las carpetas y cajas de acuerdo a lo establecido previamente y finalmente se re-archivan dichas unidades de conservación en los estantes.

PERSONAL: Para la clasificación y Ordenación del archivo Central, GESDOC Y CIA. LTDA. dispondrá de 2 personas, que deberán laborar como mínimo 8 horas diarias y un coordinador.

VALOR: Ocho millones de pesos ($8’000.000) más IVA.

2. ELABORACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Para la documentación de los diferentes fondos documentales de la Alcaldía Municipal.

 Sensibilización y Capacitación: La sensibilización dirigida a todo el personal de la entidad (4 horas), capacitación inicial para el funcionario(s) lideres del proceso (15 horas), capacitación final al funcionario(s) lideres para la posterior aplicación de las Tablas de Retención Documental (15 horas).

 Recolección y análisis de información.

 Elaboración de tablas de retención documental.

 Acompañamiento para la presentación de tablas de retención ante el comité evaluador.

 Seguimiento y ajustes hasta la aprobación final por parte del comité evaluador.

PERSONAL: Para la elaboración de las Tablas de Retención Documental, GESDOC Y CIA. LTDA. dispondrá de 2 asesoras. (Ver Hojas de Vida anexas).

VALOR: Quince millones de pesos M/L ($15´000.000.00) más IVA.

3. PRODUCTO

GESDOC Y CIA. LTDA. entregará como producto final:

1. El Archivo Central debidamente clasificado, ordenado, inventariado y rotulado.

2. Tablas de Retención Documental de los diferentes fondos de la alcaldía de Copacabana, presentadas en papel y en archivo electrónico.

3. Se entregará a los funcionarios que asistan a la sensibilización y Capacitación un documento resumen sobre el contenido de las mismas.

4. Bases de datos en Excel de los inventarios documentales.

4. VALOR AGREGADO

GESDOC Y CIA. LTDA. Entregará como valor agregado:

• Manual de normas y procedimientos de archivo, elaborado de acuerdo a los procesos específicos de la alcaldía municipal de Copacabana: Es la recopilación y descripción detallada de las responsabilidades del Jefe de administración de documentos y sus auxiliares, así como las funciones que desarrolla el Archivo Central y las obligaciones de los funcionarios con referencia al tratamiento de la documentación que genere la entidad.

Presentado en papel y archivo electrónico al igual que los formatos para el debido control de los documentos (recepción, despacho, prestamos, y demás).

• Informe Final, resultado del estudio realizado durante el proceso, en el cual se harán observaciones y recomendaciones para el mejoramiento de la Gestión Documental de la Administración Municipal.

PLAZO PARA LA EJECUCIÓN

Tres (3) meses contados a partir de la firma del contrato. Se anexa cronograma.

VALOR TOTAL : VEINTITRÉS MILLONES DE PESOS M/L (23´000.000) MAS IVA.

FORMA DE PAGO: Un primer pago del 30% a la firma del contrato, y el resto en pagos mensuales una vez presentados los informes de avance de actividades así: 30% al segundo mes y 40% al finalizar el contrato.

LA ENTIDAD deberá disponer de los siguientes recursos:

• El espacio en el que serán ubicadas las 3 personas que van a realizar la Organización y clasificación del Archivo Central.

• Elementos y/o insumos necesarios para la ejecución de este proyecto (fotocopias, cajas para archivo inactivo, cosedoras, grapas, saca ganchos, ganchos legajadores, carpetas, un computador, escritorios, sillas, entre otros).

• Un líder y/o interventor, con disponibilidad para tener una activa participación en todo el proceso.

OBSERVACIONES:

 GESDOC Y CIA. LTDA. presentará informes mensuales de avance de actividades para asegurar el cumplimiento del cronograma propuesto.

 Garantizamos un acompañamiento en el proceso de aprobación de las tablas ya que este depende del comité evaluador y es posible que dichas tablas sean devueltas si es necesario realizar ajustes.

 La existencia del comité de archivo, de manuales de normas, procedimientos, funciones y de una estructura organizacional definida es fundamental para la elaboración de las tablas; por lo cual recomendamos tener en cuenta esto antes de iniciar dicho proceso.

 El éxito en este proceso depende del compromiso de la administración Municipal, la participación activa de todos los funcionarios y la capacidad de liderazgo del funcionario encargado.

Cordialmente,

LUCY ALEXANDRA VÉLEZ B.

Gerente

Anexos: Cronograma de actividades

Hojas de Vida

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ORGANIZACION Y CLASIFICACION DEL ARCHIVO CENTRAL

ELABORACION TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

MUNICIPIO DE COPACABANA

ACTIVIDADES DURACION MES 1 MES 2 MES 3

1. ORGANIZACION Y CLASIFICACION DEL ARCHIVO CENTRAL

Inventariación 8sem

Clasificación y Ordenación 8sem

Rotulación y Almacenamiento 8sem

2. ELABORACIÓN DE T.R.D.

Sensibilización (4 horas) 1 día

Capacitación Inicial (15 horas – 3/día) 1sem

Levantamiento de información 2sem

Análisis de información 3sem

Elaboración de borrador T.R.D. 4sem

Análisis y Aprobación Comité de Archivo 2sem

Ajustes y presentación final T.R.D. 2sem

Presentación ante Comité evaluador 2sem

Capacitación Final (15 horas – 3/día) 1sem

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