UNIDAD 5 “CONDUCTA DE REUNIÓN”

[pic 1]INSTITUTO TECNOLÓGICO DE MORELIA

“JOSE MARÍA MORELOS Y PAVÓN”

COMUNICACIÓN HUMANA

UNIDAD 5 “CONDUCTA DE REUNION”

CARRERA: CONTADOR PÚBLICO

        MORELIA, MICHOACAN AL 24 DE MAYO DE 2014

Contenido

4. Conducta de reunión

4.1. La preparación de una reunión o sesión.

4.2. La dirección de una reunión.

4.3. La conducta de una reunión: Dificultades, líder, los participantes.

4.4. Técnicas grupales.

4.5. Niveles de observación de un grupo.

        4.5.1. Observación de los miembros.

        4.5.2. El líder, el grupo.

        4.5.3. La producción.

        4.5.4. La relación con el exterior.

4.6. Cómo estructurar la sal según el tipo de reunión o de participantes.

4. Conducta de Reunión

4.1. La preparación de una reunión o sesión.

Una reunión es el agrupamiento de dos o varios individuos de forma voluntaria en un espacio, esta puede llevarse a cabo de forma planificada que sirve  para lograr un objetivo, aunque en ocasiones se puede dar de forma espontánea por causas informales y sin finalidad alguna, es una de las expresiones más características del ser humano, las personas que pertenecen a la reunión por lo general se conocen previamente.

La reunión puede ser cara a cara o virtualmente, un ejemplo seria la videoconferencia, a veces el término es usado para referirse a las conferencias o congresos, ya sean comerciales, sociales o científicas.

Cuando en la reunión se alcanzan los resultados que se esperaban y se llenan las expectativas de los que participan en ella, se dice que es una reunión efectiva.

Existen diversos tipos de reuniones que se pueden clasificar en categorías:

1. Reunión Informativa

• Objetivo dar un mensaje o idea.
• Énfasis centrado en un contenido.
• El líder habla la mayor parte del tiempo con turno de preguntas para el grupo.
• Se hace la invitación a aquellas personas que requieren conocer la información.

1. Reunión para toma de decisiones

• Clasificadas según sus objetivos.
• Número de participantes limitado.
• Interacción de todos los participantes.
• Hincapié en fundar un ambiente adecuado y promover la participación.

1. Reunión de Formación

El propósito es conformar a los integrantes de la reunión y proveer la información que  les capacitará para trabajar con los conocimientos para lograr el objetivo.

1. Reunión Creativa

Este tipo de reunión trata de alentar a los miembros a ser innovadores, crear métodos y soluciones.

1. Reunión de Consulta

El objetivo de esta reunión es que el líder o el responsable solicitan  consejos y sugerencias.

Ahora bien para preparar una reunión se deberían de seguir una serie de pasos, el primero de ellos es establecer  dos aspectos, ¿cuál ha de ser el propósito que ha de tener la reunión?  y ¿cuáles son los medios para poder conseguirlo?, para realizar una reunión se debe determinar si es necesario que se lleve a cabo, se dice que:

Se puede ELIMINAR LA REUNION mediante el uso de….

• Una llamada.
• Correo electrónico o conferencia.
• Fusionar con una reunión futura.

Puede ELIMINAR EXCESO DE ASISTENCIA a la reunión mediante….

• Una agenda de lo miembros que realmente sean necesarios.
• Enviando a un representante.

Ya que está decidido  si se llevara a cabo la reunión se debe saber cómo convocar a los miembros y cuál es el numero al que se le hará llegar la invitación, para esto es necesario establecer primero que nada el o los objetivos, es decir, una idea general que señale la finalidad,  pues para que tenga éxito la reunión se debe de tener un propósito claro.

¿Cómo se prepara?

1. Creación de la Agenda:

La creación de la agenda es un aspecto clave en la reunión ya que sirve para estar preparado ante cualquier situación además que prevé  que se obtenga mayor utilidad y una respuesta favorable. En ella debe de estar plasmado el propósito u objetivo, ya sea que sirva para tomar una decisión o aportar ideas para la realización de un plan o proyecto.

Los roles que incluye la agenda deben de tener una secuencia y un tiempo, este tiempo puede variar según sea el tipo de reunión e incluso los temas a tratar, por lo regular una reunión no puede durar más de una hora, por el contrario se tornara aburrida y molesta.  

Asimismo los roles se deben de separar por intercambio de información, solución de problema, toma decisiones y preguntas.

Ejemplo:

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1. Determinación de los invitados y lugar de la reunión.

Para determinar quiénes van asistir a la reunión se debe de tener en cuenta si son parte clave para la toma de decisiones, si aportar información relevante o si tienen un rol importante, compromiso o interés en el tema. Aquí es donde incluso se toma la decisión del lugar en donde se llevará a cabo la reunión.

1. Tener aclarados los roles

Ya determinados lo invitados o miembros, se debe de pensar en la función que cumplirá cada uno de ellos, algunas  que pueden existir son:

• Líder
• Facilitador
• Secretario
• Colaborador
• Experto
• Miembros

1. Enviar convocatoria

La convocatoria se puede hacer llegar individualmente a los miembros de la reunión o mediante un circular, debe incluir fecha de la reunión, hora de inicio y de finalización, la agenda u orden del día y el lugar en donde se efectuará la reunión.

4.2. Dirección de la reunión

Para que la reunión cumpla con las expectativas de los miembros y de los organizadores, como se dijo anteriormente se debe de tener planteado un objetivo o idea general, que sirva para fijar criterios, homogeneizar ideas, compartir opiniones, intercambiar puntos de vista, ayudar a crear una fin en común que favorezca al contacto personal, la comunicación, ayuda entre los miembros y resolución de la problemática en caso de que exista.

El clima que exista entre los miembros también influye para que la dirección de la   reunión vaya por un buen o mal camino, es el que permite una comunicación libre, espontánea y confiada, aquel que reduce la intimidación  a través de la expresión de sentimientos propios y la aceptación de los sentimientos de los demás.

Otros factores son la motivación de los miembros, la aceptación y el intercambio de opiniones tanto positivas como negativas así como el respeto y aceptación de todas.

4.3. La conducta de una reunión: Dificultades, líder y los participantes

El hombre por naturaleza es un ser social el cual tiende a relacionarse con otras personas creando grupos, ya sea en la escuela, en la zona donde vive y por supuesto en su trabajo, la conducta del hombre dentro de estos es un problema pues cada uno tiene una forma de pensar muy diferente y no todos están de acuerdo con lo que piensa el otro, estas dificultades son las  pueden ocurrir dentro de la reuniones que al tener un punto de vista diferente nunca se llegue a una conclusión o una solución.

Las dificultades dentro de la reunión pueden ser variadas desde que los miembros no tomen en serio la reunión, lleguen tarde, la reunión sea demasiado prolongada hasta que no mejore, que siempre ocurran los mismos errores, que no haya una orden del día, que todos quiera hablar y para esto debe de haber un líder que los guie y los corrija.

El líder es aquel que inspira confianza, que toma decisiones, que es capaz de dirigir la reunión, que aclara los objetivos y alcance de autoridad, que puede reunir un equipo, disipar y lograr que se trabaje un una misma sintonía, aquel que es fundamental para que se cumpla el objetivo y la reunión tenga el éxito que se espera.

Pero que va a ser un líder en una reunión sino tiene participantes que son las personas que son realmente necesarias, que pueden aportar cosas buenas.

4.4. Técnicas grupales

Las técnicas grupales son aquellas actividades grupales, cuyo objetivo es realizar una tarea, resolver un problema o desarrollar un proyecto contando con la colaboración de todos los integrantes del grupo. Las técnicas de grupo son, por tanto, ejercicios que van dirigidos a la tarea del grupo, a la consecución de los mismos objetivos que reúnen a las personas.

Las técnicas grupales se usan dependiendo de las necesidades que el coordinador  perciba en el grupo. Para elegirlas hay que tener en cuenta los siguientes factores:

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