Unidad 4 Conducta De Reunion

UNIDAD 4: CONDUCTA DE REUNIÓN

4.1. LA PREPARACIÓN DE UNA REUNIÓN.

Estructura de la Reunión En los procesos de Investigación Acción Crítica Reflexiva el tipo de reunión más utilizada es la de Toma de Decisiones, debiendo ser organizada por quien va a facilitar la reunión, siguiendo una estructura, que contempla dos fases:

Preparación o planificación. Por lo general las reuniones fracasan porque no se planifican de la manera adecuada, teniendo la falsa creencia de no requerir ninguna habilidad especial para conducir y facilitar el proceso, siendo la realidad muy diferente, nos atrevemos a afirmar que el 50 % del éxito de una reunión está en su preparación.

Los aspectos principales en la preparación son los siguientes:

-Elaboración de una agenda

-Elección de los participantes

-Guía para conducir la reunión

-Logística

Elaboración de la Agenda. En la agenda el tema a tratar se dividirá en partes, es conveniente que esta agenda sea dada a conocer a los participantes con anterioridad. Los participantes. Se elegirán de acuerdo a sus intereses y relación con el asunto a tratar.

Preparación de la Guía para Facilitar la Reunión. Se diseñará considerando el objetivo de la Reunión, la apertura o inicio (actividades rompe hielo), los puntos a tratar, el tiempo requerido para bajar la información, las preguntas claves, tiempo para la discusión (toma de Decisiones) y el cierre de la reunión Logística. En la preparación de la Reunión se debe considerar todos los elementos requeridos para el desarrollo de la reunión, desde los materiales de apoyo a utilizar hasta el local donde se realizara la reunión. El no darle la debida importancia, puede ocasionar que la reunión tenga hasta que cancelarse debido a la falta de algunos elementos como: audio. Luz, suficiente espacio, sillas etc.

4.2. LA DIRECCIÓN DE UNA REUNIÓN.

Dirección de Reuniones:

Es un método que permite tratar problemas o situaciones con un grupo determinado de personas de acuerdo a un objetivo y conforme a un plan preparado por un director.

TIPOS:

En toda reunión interviene tres elementos básicos: El director, el grupo y el tema. De acuerdo a la participación del grupo y al control que ejerce el Director, se describen tres tipos de reuniones:

1. Con Control del Director y Sin Participación del Grupo: El Director habla todo el tiempo. El grupo no participa en la discusión ni aporta ideas. La decisión la toma el director. Hay muy poca aceptación de las ideas por parte del grupo. Algunos autores denominan este tipo como "reunión dictatorial".

2. Sin Control del Director y Con Participación del Grupo: No existe tema específico que tratar o, el director no consigue controlar el grupo. No hay orientación en la reunión. En este tipo de reunión el Director deja que los participantes discutan entre sí, formándose subgrupos y a los pocos minutos nadie entiende nada; cada uno trata de imponer sus ideas al vecino. Algunos directores maquiavélicos utilizan este sistema para, en la confusión, imponer sus ideas.

3. Con Control del Director y Con Participación del Grupo: Este es el tipo de reunión más importante, ya que permite al grupo una mejor comprensión de los problemas que se discuten y se logra una mayor aceptación de las ideas expuestas y de las decisiones tomadas, debido a que el mismo grupo ha participado en las mismas. Este tipo de reunión es el más adecuado y a continuación se presentan sus características más resaltantes de sus tres modalidades: Modalidades de Reunión con Control del Director y con Participación del Grupo.

4.3. LA CONDUCTA DE REUNIÓN: DIFICULTADES, LÍDER, LOS PARTICIPANTES.

Fundamentos del Comportamiento Organizacional. El hombre por naturaleza es un ser inminentemente social y el cual tiende a relacionarse con otras personas estableciendo grupos en la escuela, en su zona donde vive y por supuesto en su trabajo los grupos son espacios donde interactúan dos o más personas que trazan objetivos particulares. Se denominan grupos formales a aquellos que se forman dentro de un empleo que tienen trabajos específicos a realizar y grupos informales al grupo de amigos por ejemplo con que cada quien prefiere juntarse aquí en la escuela que solo nos liga el hecho de tener cosas afines. El comportamiento de los grupos es un problema que los gerentes han buscado estudiar se ha establecido una serie de pasos donde se explica el desarrollo del grupo.

Así es que primero tenemos la formación, la tormenta (situación de conflicto debido a las restricciones de cada grupo), la normatividad (cuando se establecen correctamente las formas de actuar dentro de este conjunto), el desempeño (es cuando ya te pones a realizar el objetivo de haberse juntado con esa persona), y en algunos casos esta el movimiento (que se refiere a que hay que estar conscientes de que el grupo puede deshacerse ya que el objetivo principal ha sido resuelto y resulta poco llamativo para los demás).

En la formación de un grupo de trabajo se ven involucrados aspectos como el de la estrategia que tiene la organización para el logro de las metas deseadas; la forma que los jefes que llevaran el control de un grupo como eran informados acerca del acercamiento en el logro de los objetivos por el cual el grupo fue formado; los tipos de procedimientos, normas reglas y políticas que la empresa crea para que el comportamiento de los empleados sea la más homogénea, tiene también mucho que ver los recursos de que la empresa disponga para facilitar o complicar el logro de resultados; pero no todo está en el grupo sino también en la empresa para que escoja a los mejores recursos humanos que cumplan con las necesidades que el reto de lograr objetivos implique y cómo podemos olvidar la cultura organizacional que la organización tiene ya que la creación de un grupo es la formación de un subsistema dentro de un sistema establecido.

4.4. TÉCNICAS GRUPALES.

Definición de técnica grupal.

Las técnicas grupales son herramientas metodológicas que se desarrollan mediante la planeación consecutiva de una serie de actividades con el fin de llevar a cabo procesos de enseñanza-aprendizaje, en los que los individuos forman parte activa del proceso. Dichas técnicas son variadas según su finalidad, el contexto, las características del grupo, etc.

Es una exposición de un tema determinado que realizan generalmente 4 estudiantes: un mantenedor y 3 ponentes. Se trata de un tema dividido, por lo general en tres subtemas, pero esto no quiere decir que el número de ponentes no puede aumentar, ni que haya más subtemas.

1) El foro es una exposición de grupo.

Preparación:

Una vez conocidos los temas, se reúnen todos los integrantes del grupo y determinan, en asocio del profesor, el tiempo exacto que van a emplear, teniendo en cuenta que hay que distribuirlo en tres partes: presentación de la actividad, exposición de los ponentes 30 minutos y para la preguntas del auditorio.

Para la presentación se dedican generalmente cinco minutos.

-Exposición de ponentes 30 min.

-Preguntas de auditorio de 10 a 15 min.

-En una reunión previa del grupo debe nombrarse el mantenedor, dividir el tema en tantas partes cuantos ponentes haya, asignar un subtema a cada ponente, acordar el orden de exposición -Debe prepararse el tema estudiado y consultado libros, revistas, periódicos y toda clase de publicaciones relacionadas con el tema.

En una reunión previa los integrantes escriben la totalidad de lo que van a decir en la realización del foro. Los integrantes deberán hacer todas las preparaciones en conjunto.

2) Debate o controversia.

El debate es una actividad oral que consiste en la discusión de un tema por parte de 2 grupos: Defensores y Atacantes.

En este ejercicio se adquiere habilidades para aprender a discutir, a respetar las ideas de los demás, a encontrar la verdad y la razón donde estén sin egoísmo ni terquedad. Además se aprende a ser noble, sincero y leal. El tiempo de duración es generalmente de 60min, pero a veces puede durar más de una sesión. Debe haber un coordinador que calme los ánimos cuando los integrantes estén muy exaltados, y hagan que la discusión de desarrolle en un orden lógico y no se aparten del objetivo y del tema. Al iniciar la reunión debe hacer una presentación del tema o sea una introducción, presentar así mismo a los debatientes y explicar la técnica que se va a seguir. Al finalizar el debate o la controversia, el secretario leerá las conclusiones o las ideas más importantes expuestas por cada grupo debatiente. Generalmente los debatientes son: tres a favor del tema y tres en contra.

3) Simposio.

Se denomina simposio a un grupo de charlas, discursos o exposiciones verbales presentados por varios individuos sobre las diversas fases de un solo tema. El tiempo y el tema los controla a menudo un moderador. Si el método es empleado correctamente, las charlas deberán limitarse a no más de 20 min y el tiempo total del simposio no deberá exceder de una hora. Esta forma de expresión oral es muy parecida al foro.los integrantes del simposio exponen individualmente y en forma sucesiva durante unos quince minutos o veinte.

Sus ideas pueden coincidir o no, lo importante es que cada uno de ellos ofrezca un aspecto particular del tema de modo que al finalizar este, quede desarrollado en forma relativamente integral y con la mayor profundidad posible.

4) El Phillips 6.6

Esta técnica de trabajo en grupo, llamada algunas veces Técnica de Fraccionamiento consiste es un intercambio de ideas, en pequeños grupos de 6 personas, durante

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