Unidad 4 Conducta De Reunion

UNIDAD 4: CONDUCTA DE REUNIÓN

4.1. LA PREPARACIÓN DE UNA REUNIÓN.

Estructura de la Reunión En los procesos de Investigación Acción Crítica Reflexiva el tipo de reunión más utilizada es la de Toma de Decisiones, debiendo ser organizada por quien va a facilitar la reunión, siguiendo una estructura, que contempla dos fases:

Preparación o planificación. Por lo general las reuniones fracasan porque no se planifican de la manera adecuada, teniendo la falsa creencia de no requerir ninguna habilidad especial para conducir y facilitar el proceso, siendo la realidad muy diferente, nos atrevemos a afirmar que el 50 % del éxito de una reunión está en su preparación.

Los aspectos principales en la preparación son los siguientes:

-Elaboración de una agenda

-Elección de los participantes

-Guía para conducir la reunión

-Logística

Elaboración de la Agenda. En la agenda el tema a tratar se dividirá en partes, es conveniente que esta agenda sea dada a conocer a los participantes con anterioridad. Los participantes. Se elegirán de acuerdo a sus intereses y relación con el asunto a tratar.

Preparación de la Guía para Facilitar la Reunión. Se diseñará considerando el objetivo de la Reunión, la apertura o inicio (actividades rompe hielo), los puntos a tratar, el tiempo requerido para bajar la información, las preguntas claves, tiempo para la discusión (toma de Decisiones) y el cierre de la reunión Logística. En la preparación de la Reunión se debe considerar todos los elementos requeridos para el desarrollo de la reunión, desde los materiales de apoyo a utilizar hasta el local donde se realizara la reunión. El no darle la debida importancia, puede ocasionar que la reunión tenga hasta que cancelarse debido a la falta de algunos elementos como: audio. Luz, suficiente espacio, sillas etc.

4.2. LA DIRECCIÓN DE UNA REUNIÓN.

Dirección de Reuniones:

Es un método que permite tratar problemas o situaciones con un grupo determinado de personas de acuerdo a un objetivo y conforme a un plan preparado por un director.

TIPOS:

En toda reunión interviene tres elementos básicos: El director, el grupo y el tema. De acuerdo a la participación del grupo y al control que ejerce el Director, se describen tres tipos de reuniones:

1. Con Control del Director y Sin Participación del Grupo: El Director habla todo el tiempo. El grupo no participa en la discusión ni aporta ideas. La decisión la toma el director. Hay muy poca aceptación de las ideas por parte del grupo. Algunos autores denominan este tipo como "reunión dictatorial".

2. Sin Control del Director y Con Participación del Grupo: No existe tema específico que tratar o, el director no consigue controlar el grupo. No hay orientación en la reunión. En este tipo de reunión el Director deja que los participantes discutan entre sí, formándose subgrupos y a los pocos minutos nadie entiende nada; cada uno trata de imponer sus ideas al vecino. Algunos directores maquiavélicos utilizan este sistema para, en la confusión, imponer sus ideas.

3. Con Control del Director y Con Participación del Grupo: Este es el tipo de reunión más importante, ya que permite al grupo una mejor comprensión de los problemas que se discuten y se logra una mayor aceptación de las ideas expuestas y de las decisiones tomadas, debido a que el mismo grupo ha participado en las mismas. Este tipo de reunión es el más adecuado y a continuación se presentan sus características más resaltantes de sus tres modalidades: Modalidades de Reunión con Control del Director y con Participación del Grupo.

4.3. LA CONDUCTA DE REUNIÓN: DIFICULTADES, LÍDER, LOS PARTICIPANTES.

Fundamentos del Comportamiento Organizacional. El hombre por naturaleza es un ser inminentemente social y el cual tiende a relacionarse con otras personas estableciendo grupos en la escuela, en su zona donde vive y por supuesto en su trabajo los grupos son espacios donde interactúan dos o más personas que trazan objetivos particulares. Se denominan grupos formales a aquellos que se forman dentro de un empleo que tienen trabajos específicos a realizar y grupos informales al grupo de amigos por ejemplo con que cada quien prefiere juntarse aquí en la escuela que solo nos liga el hecho de tener cosas afines. El comportamiento de los grupos es un problema que los gerentes han buscado estudiar se ha establecido una serie de pasos donde se explica el desarrollo del grupo.

Así es que primero tenemos la formación, la tormenta (situación de conflicto debido a las restricciones de cada grupo), la normatividad (cuando se establecen correctamente las formas de actuar dentro de este conjunto), el desempeño (es cuando ya te pones a realizar el objetivo de haberse juntado con esa persona), y en algunos casos esta el movimiento (que se refiere a que hay que estar conscientes de que el grupo puede deshacerse ya que el objetivo principal ha sido resuelto y resulta poco llamativo para los demás).

En la formación de un grupo de trabajo se ven involucrados aspectos como el de la estrategia que tiene la organización para el logro de las metas deseadas; la forma que los jefes que llevaran el control de un grupo como eran informados acerca del acercamiento en el logro de los objetivos por el cual el grupo fue formado; los tipos de procedimientos, normas reglas y políticas que la empresa crea para que el comportamiento de los empleados sea la más homogénea, tiene también mucho que ver los recursos de que la empresa disponga para facilitar o complicar el logro de resultados; pero no todo está en el grupo sino también en la empresa para que escoja a los mejores recursos humanos que cumplan con las necesidades que el reto de lograr objetivos implique y cómo podemos olvidar la cultura organizacional que la organización tiene ya que la creación de un grupo es la formación de un subsistema dentro de un sistema establecido.

4.4. TÉCNICAS GRUPALES.

Definición de técnica grupal.

Las técnicas grupales son herramientas metodológicas que se desarrollan mediante la planeación consecutiva de una serie de actividades con el fin de llevar a cabo procesos de enseñanza-aprendizaje, en los que los individuos forman parte activa del proceso. Dichas técnicas son variadas según su finalidad, el contexto, las características del grupo, etc.

Es una exposición de un tema determinado que realizan generalmente 4 estudiantes: un mantenedor y 3 ponentes. Se trata de un tema dividido, por lo general en tres subtemas, pero esto no quiere decir que el número de ponentes no puede aumentar, ni que haya más subtemas.

1) El foro es una exposición de grupo.

Preparación:

Una vez conocidos los temas, se reúnen todos los integrantes del grupo y determinan, en asocio del profesor, el tiempo exacto que van a emplear, teniendo en cuenta que hay que distribuirlo en tres partes: presentación de la actividad, exposición de los ponentes 30 minutos y para la preguntas del auditorio.

Para la presentación se dedican generalmente cinco minutos.

-Exposición de ponentes 30 min.

-Preguntas de auditorio de 10 a 15 min.

-En una reunión previa del grupo debe nombrarse el mantenedor, dividir el tema en tantas partes cuantos ponentes haya, asignar un subtema a cada ponente, acordar el orden de exposición -Debe prepararse el tema estudiado y consultado libros, revistas, periódicos y toda clase de publicaciones relacionadas con el tema.

En una reunión previa los integrantes escriben la totalidad de lo que van a decir en la realización del foro. Los integrantes deberán hacer todas las preparaciones en conjunto.

2) Debate o controversia.

El debate es una actividad oral que consiste en la discusión de un tema por parte de 2 grupos: Defensores y Atacantes.

En este ejercicio se adquiere habilidades para aprender a discutir, a respetar las ideas de los demás, a encontrar la verdad y la razón donde estén sin egoísmo ni terquedad. Además se aprende a ser noble, sincero y leal. El tiempo de duración es generalmente de 60min, pero a veces puede durar más de una sesión. Debe haber un coordinador que calme los ánimos cuando los integrantes estén muy exaltados, y hagan que la discusión de desarrolle en un orden lógico y no se aparten del objetivo y del tema. Al iniciar la reunión debe hacer una presentación del tema o sea una introducción, presentar así mismo a los debatientes y explicar la técnica que se va a seguir. Al finalizar el debate o la controversia, el secretario leerá las conclusiones o las ideas más importantes expuestas por cada grupo debatiente. Generalmente los debatientes son: tres a favor del tema y tres en contra.

3) Simposio.

Se denomina simposio a un grupo de charlas, discursos o exposiciones verbales presentados por varios individuos sobre las diversas fases de un solo tema. El tiempo y el tema los controla a menudo un moderador. Si el método es empleado correctamente, las charlas deberán limitarse a no más de 20 min y el tiempo total del simposio no deberá exceder de una hora. Esta forma de expresión oral es muy parecida al foro.los integrantes del simposio exponen individualmente y en forma sucesiva durante unos quince minutos o veinte.

Sus ideas pueden coincidir o no, lo importante es que cada uno de ellos ofrezca un aspecto particular del tema de modo que al finalizar este, quede desarrollado en forma relativamente integral y con la mayor profundidad posible.

4) El Phillips 6.6

Esta técnica de trabajo en grupo, llamada algunas veces Técnica de Fraccionamiento consiste es un intercambio de ideas, en pequeños grupos de 6 personas, durante 6 minutos de un tema escogido de antemano por un mismo moderador que puede ser el profesor. El panel.

Un grupo de personas expone en forma de dialogo un tema frente a un auditorio; su duración es de 60 min. Esta técnica se emplea cuando las personas son versadas en el tema y están dispuestas a informar al auditorio. Cuando el auditorio tiene iguales experiencias a las de los expertos. Cuando en un grupo surge la necesidad de escuchar a otras personas con experiencia sobre el mismo tema. Los integrantes son: un coordinador, un secretario relator y de 4 a 6 debatientes. El secretario debe hacer el resumen de todo lo expuesto. De este resumen parte la discusión del auditorio con los expositores. El tiempo de intervención es de uno a dos minutos.

5) Seminario.

Estudio sistemático de un tema planteado por un grupo.ES la reunión de un número pequeño de miembros que se unen para efectuar la investigación de un tema elegido. Se trata de lograr el conocimiento completo y especifico de una materia. Los miembros se subdividen para el trabajo concreto y la exposición del tema . Estos deberán adquirir por fuera los conocimientos de una forma individual u luego compartirlos con sus compañeros de trabajo. La investigación va asesorada por un especialista en la materia escogida.

La labor de un seminario consiste, en investigar, buscar información, discutieren colaboración, analizar hechos, exponer puntos de vista, reflexionar sobre los problemas suscitados, confrontar criterios en un ambiente de ayuda reciproca para poder llegar a las conclusiones del tema.

Los integrantes son no menos de 5 ni más de 12. El director es un miembro que coordina la labor pero no la resuelve personalmente. Un secretario toma notas de las conclusiones parciales y finales. Las sesiones de los seminarios suelen de dos a seis horas, hasta que la exposición quede clara y el dialogo sea sin presión de tiempo. El seminario se puede trabajar durante días y meses hasta dar por terminado su labor.

6) Congreso.

Su finalidad es la de impartir información, intercambia opiniones, averiguar hechos, identificar situaciones, resolver problemas, planear toma de decisiones, etc. Un congreso es contacto e intercambio de experiencias y opiniones entre el grupo de personas calificadas en determinadas esferas, donde se analizan problemas basándose en la información proporcionada por conductores competentes. Los congresos son variantes del simposio. Puede también exponer ideas fundamentales de las nuevas investigaciones o descubrimientos ya que en realidad es un contacto entre especialistas con frecuencia de nivel internacional. Los integrantes son los delegados de grupos, asociaciones, etc. Todos estos delegados deben ser participantes y no únicamente oyentes. El tiempo es uno o varios días.

7) Conferencias.

La conferencia es una disertación hecha ante un público. Tiene como fin informar, explicar, persuadir, etc. Toda conferencia exige un tratamiento detenido y más o menos profundo.

4.5. NIVELES DE OBSERVACIÓN DE UN GRUPO.

4.5.1. OBSERVACIÓN DE LOS MIEMBROS.

La observación científica se denomina sistematizada y continua o constante o también de acuerdo a un plan, y ésta sistematización ha de estar planificada de antemano. Veremos la observación como una técnica de recogida de datos. Problemas de la observación

• El problema central de observación es sin duda el observador, porque debe asimilar la información derivada de sus observaciones y después sacar conclusiones acerca de sus construcciones hipotéticas. Puede hacer inferencias por completo erróneas. Por el contrario, si el observador es por completo objetivo y no conoce el tema de la observación puede que lo observado no sea lo adecuado. La observación exige un conocimiento competente de los observados y de su significado.

• •Otro problema es que el observador puede influir en los objetos de su observación por el sólo hecho de que él forma parte de la situación , efecto de reactividad, (p.e. inspectores que observaban conductas de maestros pensaban que éstos trabajarían mejor en su presencia, sin embargo una persona no puede hacer lo que no sabe hacer) Las observaciones ejercen poca influencia en las situaciones que presencian, los individuos y los grupos parecen adaptarse con rapidez a su presencia y se portan en la forma acostumbrada. El investigador a de procurar tan sólo no entrometerse y no comunicar a las personas la sensación de ser juzgadas.

Características de las observaciones. Qué, cuándo, dónde y cómo. La primera y más importante consideración en cualquier observación consiste en determinar con exactitud lo que se va a observar, delimitar con precisión y sin ambigüedades lo que se va a observar. Definir el constructo a valorar en términos de conductas observables. Por ejemplo, si queremos medir la “curiosidad” hemos de determinar en qué consiste esa conducta. Por lo tanto, la principal tarea práctica del observador consiste en asignar conductas a las categorías al describir la participación de las categorías deben ser exhaustivas y excluirse mutuamente y es preciso definir el universo de conductas que se pretende observar.

4.5.2 EL LÍDER, EL GRUPO.

Liderazgo: Según Pichón Rivière, los roles no son fijos o estereotipados, sino funcionales y rotativos. Un individuo tomará tal o cual rol según su situación individual, y la situación generada en el aquí y ahora grupal. En el interjuego de roles propiamente dicho, destaca especialmente tres roles que se podrían presentar como prototipos: el portavoz, el chivo emisario, y el Líder, agregando un cuarto que es el Saboteador, que será aquel que en determinado momento asuma el liderazgo de la resistencia al cambio.

•En el grupo observado: hay un líder formal, impuesto por la organización, con carácter autoritario. Utiliza un sistema de premios y castigos en función de la producción. Por lo que respecta a la calidad y efectos del ejercicio de la autoridad, es un líder coercitivo: castiga al que no cumple lo ordenado. Es quien prepara y guía la reunión. Si es necesario les llama la atención a los vendedores.

Comunicación: Resulta fundamental en todo proceso grupal. Esta puede ser verbal o pre verbal, manifestándose a través de gestos, posturas, o palabras.

•En el grupo observado: según lo observado, la comunicación en este grupo aparenta ser polarizada en la figura del supervisor; no está democratizada, sino que cada integrante se dirige directamente a él. Homogeneidad / Heterogeneidad Son los atributos que caracterizan a un grupo, siendo homogéneo cuando las partes integrantes son de una misma naturaleza; y heterogéneos, cuando su naturaleza es diferente. Es importante resaltar que cuanto más heterogéneo sea un grupo, mayor será su creatividad, y logrará mejores resultados.

4.5.3 LA PRODUCCIÓN.

Tamaño del Grupo

Es un conjunto de personas, a partir de tres, que unidas por u objetivo en común, pueden interaccionar entre sí, aceptando ciertas normas y compartiendo emociones pero, sobre todo, participando de un sentimiento común: el "nosotros" grupal.

Pueden clasificarse en:

•Pequeños: Hasta 12 personas;

•Medianos: Hasta 40 personas;

•Grandes: Más de 40 personas.

Normas del Grupo

Son las reglas de funcionamiento del grupo, por las que se regulan las conductas y padecimientos. Generalmente conocidas y aceptadas, al menos en cierto grado, por todos los miembros. Estas pueden ser básicas, formales e informales.

•Básicas: Son las que determinan el ser del grupo y lo distinguen de los demás.

•Formales: Son las dirigidas hacia la eficacia y el logro de los objetivos.

•Informales: Son las que se orientan hacia la satisfacción y los aspectos emocionales.

4.5.4. RELACIÓN CON EL EXTERIOR.

Es necesario constatar el funcionamiento de un grupo para tomar decisiones que incidan sobre sus dinámicas y sobre su propio funcionamiento (por ejemplo a través del cambio de normas grupales). Una de las técnicas más importantes de la evaluación es la observación sistemática, que requiere una concretización de lo que se quiere observar, para ser llevada a cabo de una forma efectiva. Para realizar una observación grupal (que no tiene por qué ser sistemática) podemos utilizar los siguientes instrumentos de evaluación: el diario de sesiones (una vez terminada la sesión se recogen los datos más interesantes de la misma), los protocolos de observación (seguir un pequeño guión de aspectos que se quieren observar), los registros de observación sistemática (es un registro muy estructurado en el que se recoge la información en el momento en que se produce, lo observable está explicitado en el registro) y los anecdotarios (se recoge la información en el mismo momento en que acontece el hecho). Los datos obtenidos deben originar un informe que contenga un análisis de la situación y una propuesta de mejora. Cuadernillo de Comunicación Humana Se dice que la observación es interna cuando es realizada por personas que pertenecen al grupo. Se puede rotar en cada sesión la persona que tiene que evaluar al grupo, realizando el registro de información una persona diferente por cada sesión.

La observación es externa, cuando una persona exterior al grupo pero implicada con él realiza la recogida de datos. Cuando es necesario constatar la información de varios observadores, se usa la técnica de triangulación, en la que se conjugan diferentes puntos de vista en un informe unitario. En ocasiones, una persona que observa puede distorsionar la dinámica grupal habitual, para evitarlo, la observación se puede realizar a través de una grabadora o por una cámara de video, siempre pidiendo el permiso a los integrantes del grupo a la hora de utilizarlas.

4.6. COMO ESTRUCTURAR LA SALA SEGÚN EL TIPO DE REUNIÓN O PARTICIPANTES.

La disposición de la sala puede alentar la discusión grupal o fomentar el trabajo en equipo. Opte por la distribución de elementos que mejor se adapte a las metas formativas de la reunión, el número de participantes, contenido, y elementos visuales del programa, y los materiales o recursos didácticos.

Aula

Esta configuración permite que entre 10 y 150 participantes Tomen notas e intervengan en ejercicios de grupo. Tenga en cuenta, asimismo, que esta configuración requiere mucho espacio y se utiliza, principalmente, para disertaciones, Presentaciones o demostraciones.

FIG No- 12

Semicírculo

Esta disposición, recomendable para las discusiones con moderador, es más informal y permite la participación de 30 personas cómodamente sentadas. Los participantes pueden tomar notas e intervenir en discusiones grupales y se ven estimulados a participar más. Asimismo, el dirigente de capacitación puede desplazarse libremente entre los participantes.

FIG No-13

Cuadernillo de Comunicación

Mesa redonda

Esta modalidad depende de las dimensiones de la sala y del número de mesas disponibles. Se utiliza efi cazmente en las sesiones de grupos de discusión que requieren interacción Grupal y en las de lluvia de ideas. Esta confi guración resulta útil, también, cuando se utiliza la misma sala para la sesión plenaria y las sesiones de grupos de discusión (varios grupos en distintas mesas).

FIG No-14

Disposición rectangular Propicia la discusión en grupos con menos de 30 integrantes y el contacto directo entre ellos.

FIG No- 15

Teatro o salón de actos

Adecuado para disertaciones ante grupos numerosos o sesiones plenarias, para un público de 150 personas o más. Es ideal para reuniones o sesiones con varios oradores, porque la atención se centra en el frente del recinto.

FIG No- 16

Semicírculo abierto Resulta ideal para clases o eventos de discusión para un máximo de 50 participantes en los cuales no se requiera tomar muchas notas. Permite a los participantes sentados al fondo de la sala ver el recinto desde una perspectiva general y hace posible que se identifica quien aún más con la capacitación.

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