UNIDAD 6. FUNDAMENTOS DE LA PLANIFICACION.

UNIDAD 6. FUNDAMENTOS DE LA PLANIFICACION:

6.1. Definición de Planificación

La planeación es el proceso para decidir qué objetivos perseguir durante un periodo futuro, que hacer para lograr esos objetivos; por ello el proceso se compone de dos segmentos:

1. Definir objetivos y metas
2. Establecer el curso de acción para lograr esos objetivos mediante:  Establecer estrategias,  Desarrollar planes para coordinar actividades, es el inicio para distribuir recursos y orientar al control

Definiendo: ¿Dónde estamos? ¿A dónde queremos llegar? Y ¿Cómo podemos llegar allí?

“La planificación es el proceso metódico diseñado para definir objetivos y metas determinadas.”

Otras definiciones, más precisas, incluyen "La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos"

"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996).

"Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998).

En prácticamente todas las definiciones es posible hallar algunos elementos comunes importantes: el establecimiento de objetivos o metas, y la elección de los medios más convenientes para alcanzarlos (planes y programas).

ESCOGEREMOS EL CONCEPTO MAS AMPLIO QUE LO EXPONE ROBBINS EN SU LIBRO ADMINISTRACION: LA PLANIFICACION ES UN PROCESO QUE CONSISTE EN DEFINIR METAS DE LA ORGANIZACIÓN, ESTABLECER UNA ESTRATEGIA PARA ALCANZARLAS Y TRAZAR PLANES EXHAUSTIVOS PARA INTEGRAR COORDINAR EL TRABAJO DE LA ORGANIZACIÓN. LA PLANEACION SE OCUPA TANTO DE FINES (QUE HACER) COMO DE MEDIOS (COMO HACERLO)”

6.2 PROPOSITOS DE LA PLANIFICACION.

 La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada, lo que influye en la reducción de la incertidumbre, permite mirar hacia adelante y anticipar los cambios. Cabe anotar que la planificación no suprime los cambios y la incertidumbre pero prepara mejora a la administración para dar respuesta más eficaz ante ellos.

El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional, mediante la reducción de superposición y desperdicio de actividades, pues el trabajo se coordina de acuerdo con planes establecidos, y la redundancia también disminuye.

Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización, la dirección y el control. Tiene una vinculación sumamente fuerte con el control, pues establece las metas a o criterios que el medirá, el control mide el cumplimento de las metas e identifica las desviaciones importantes, permitiendo la toma de acciones.

Por otro lado, se puede considerar a la planificación como el tronco fundamental de un árbol imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control. Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas.

PORQUE PLANEAR

Entre las miles de razones que existen para planear podemos señalar como las más importantes las siguientes

La planeación marca la dirección para todos en la empresa, ¿Cómo saber cuándo voy a llegar si no sé adónde voy? Cuando los empleados saben adónde se dirige la organización, queda más claro lo que debe ser su aporte para alcanzar los objetivos, quedan claras las actividades y esto permite evitar las superposiciones y desperdicios o redundancias, pues coordina los trabajos y recursos ya que mediante planes se aclaran los medios y esto permite observar ineficiencias.

La planeación, cumple con su propósito protector al reducir incertidumbre, pues obliga a los gerentes a mirar hacia adelante y anticipar los cambios mediante planteamiento de escenarios y a observar impactos posibles preparándose en cualquier situación pues previene las reacciones posibles con respuestas eficaces.

La planeación establece metas y criterios de control. Si no sabemos que queremos conseguir ¿Cómo sabremos si de verdad lo conseguimos? La planeación es el inicio del control.

Los Administradores que no planean estarán siempre reorganizando, ninguna actividad administrativa, podrá partir eficientemente, sin un plan; por ejemplo cuando un administrador trata de realizar capacitaciones sin planes es imposible conseguir resultados eficientes. La planeación afecta positivamente a la eficiencia administrativa; estudios demuestran que los empleados que están involucrados con la planeación son mucho más rendidores y son mejor evaluados, además la planeación muestra resultados más positivos en cuanto a la calidad, las organizaciones que usan planes sobrepasan ampliamente en resultados económicos a aquellas que no planean

La planeación proporciona mejores resultados en cuanto al personal, pues en primer lugar COMPROMETE A LOS EMPLEADOS, al cumplimiento de metas con su participación y este compromiso se traduce en una multitud de beneficios organizacionales. Además dentro de este mismo tema al participar todas las áreas dentro de la planificación, se permite entender la organización como un todo, minimiza las fricciones, ya que todos los departamentos entienden y aprecian las metas organizacionales y se conjugan y coordinan las metas departamentales, se completa el proceso así de la elaboración de “NUESTRO PLAN”.

¿CUAL ES LA DIFERENCIA ENTRE LA PLANEACION FORMAL E INFORMAL?

Todos los administradores planean. La diferencia radica en los métodos que se usen y la extensión del tiempo para la que se planea. La mayor parte de la planeación se lleva a cabo sobre bases informales o casuales. Esto sucede cuando el que planea no registra sus pensamientos, sino solo los lleva en la memoria.

Un plan formal es un registro escrito y documentado, desarrollado a través de un proceso identificable.

La ausencia de un sistema de planeación formal resulta a menudo en un comportamiento de lucha continua de los administradores. A menos que se haya establecido un sistema formal con objetivos y programas, los problemas diarios reciben generalmente prioridad sobre la planeación.

Adicionalmente, la planeación formal mejora la integración de la actividad administrativa en las organizaciones. Un proceso de planeación formal fuerza la colaboración entre subunidades organizacionales, como las áreas funcionales mercadotecnia, producción, finanzas y contabilidad.

LAS CARACTERISTICAS DE ESTAS PLANIFICACIONES SON:

METAS Y PLANES

Planear consta de dos elementos importantes: metas y planes. Las metas son los resultados deseados para individuos, grupos y organizaciones enteras, en este documento entenderemos por metas y objetivos como términos iguales indistintos; y los planes son los documentos en los que se explica cómo se van a alcanzar las metas y como se asignaran los recursos y calendarios y otras acciones necesarias para concretar las metas. Los gerentes planean para establecer metas y planes

Si definimos de manera general pensaríamos que los únicos objetivos de las organizaciones en caso de ser empresas comerciales serían las utilidades y para las organizaciones sin fin de lucro, satisfacer necesidades de los grupos. Sin embargo toda organización tiene varios objetivos. Una empresa puede desear aumentar participación en el mercado y fomentar entusiasmo en los empleados de su organización. Una iglesia prestar un lugar de ceremonias religiosas, incrementar sus fieles, lograr asistencia económica para los marginados, etc. Pensar en un solo objetivo dejaría de lado otras metas que también deben alcanzarse para el éxito de largo plazo. Por ello las empresas presentan objetivos económicos y estratégicos, los primeros relacionados con sus cuentas contables y sus ingresos y los segundos con el mercado, sociedad y competencia (calidad, RSE, imagen, etc). Incluso el supervivir es una meta de largo plazo de las empresas.

Qué importancia tiene la declaración de las metas en la organización: Las metas se declaran como anuncios oficiales que la organización dicta y con esto se busca que los involucrados las consideren como sus objetivos primordiales.

Otras herramientas de la planeación son las políticas, que son guías generales de acción que dirigen las actividades de la organización hacia el logro de las metas y ayudan a manejar el comportamiento organizacional para este fin.

Finalmente y también como elementos de la planificación están las estrategias, cuya forma más fácil de definir es el COMO ALCANZAR LOS OBJETIVOS.

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