UNIDADES ASESORAS

ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

INTRODUCCIÓN

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Para funcionar correctamente, todas las organizaciones, independientemente de su naturaleza, cam¬po de operación o ambos, requieren de un marco de actuación. Este marco lo constituye la estructura organizacional, que no es sino una división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo con base en el objeto de su creación traducido y concretado en estrategias.

Su representación gráfica también se conoce como organigrama, que es el método más senci¬llo de expresar la estructura, jerarquía e interrelación de los órganos que la componen en términos concretos y accesibles.

Pese a que es un instrumento altamente utilizado, ya que todas las organizaciones cuentan por lo menos con un organigrama general, es sorprendente percibir la gran diferencia de criterios y enfo¬ques considerados en su preparación. Ello pone de manifiesto la importancia de contar con una base de información homogénea, que permita dar unidad y cohesión a este tipo de recursos.

Concepto

El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.

• Objeto

Es el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.

• Utilidad

•Proporciona una imagen formal de la organización.

• Facilita el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía y coor¬dinación.

• Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.

• Constituye una fuente autorizada de consulta.

CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA su PREPARACIÓN

• Precisión

En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones.

• Sencillez

Debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente. Para ello, se recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o una nomenclatura compleja o poco clara.

• Uniformidad

Para facilitar su interpretación conviene homogeneizar las líneas y figuras que se utilicen en su diseño.

• Presentación

En gran medida, su funcionalidad depende de su formato y estructura; por ello, en su preparación deben considerarse criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo.

• Vigencia

Para conservar su vigencia el organigrama debe mantenerse actualizado. Cuando se elabora es reco¬mendable que en el margen inferior derecho de la gráfica se anote el nombre de la unidad responsa¬ble de prepararlo y la fecha de autorización y actualización.

CLASIFICACIÓN

Los organigramas pueden clasificarse según cuatro grandes criterios:

1. Por su naturaleza.

2. Por su ámbito.

3. Por su contenido.

4. Por su presentación.

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• POR SU NATURALEZA Microadministrativos

Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma general o mencionar algu¬na de las áreas que la conforman.

Macroadministrativos

Contienen información de más de una organización.

Mesoadministrativos

Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado.

• POR SU ÁMBITO

Generales

Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características (figura 4.1).

En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

Específicos

Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización (figura 4.2).

• POR SU CONTENIDO

Integrales

Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus rela-ciones de jerarquía o dependencia (figura 4.3).

Es conveniente anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.

Funcionales

Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones (figura 4.4).

Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organi-zación en forma general.

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