VOCABULARIO ARCHIVISTICO

1. ADMINISTRACION DOCUMENTAL: Operaciones administrativas y Técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución.

2. FLUJO: Etapas sucesivas por la que atraviesan los documentos desde su producción o recepción y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

3. CONSERVACIÓN: Estrategias dirigidas a garantizar la integridad física y funcional de los documentos, objetivos relacionados con aspectos de orden administrativo, infraestructura y particularidades de la documentación, donde el fin es garantizar la conservación de los documentos.

4. DOCUMENTO: Información registrada cualquiera sea su formato o medio utilizado.

5. FOLIO: Hoja de Libro de cuaderno o de expediente al que corresponden dos paginas.

6. FOLIACION: Actividad de colocar el numero consecutivo a las hojas de un documento.

7. TABLAS DE RETENCION: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales alas cuales se les asigna tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

8. TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple. Unidad mínima que reúne las características para ser considerada documento. Ejm, un acta, un oficio, un informe.

9. ARCHIVO DE EGSTION: Es la documentación que esta en tramite y que esta sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.

10. DOCUMENTO: Información registrada cualquiera sea su forma o medio utilizado.

11. RADICACION: Es el procedimiento por el cual las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío con el propósito de oficializar su tramite y poder cumplir con los términos de vencimiento que estipule la ley, estos cuentan a partir de la fecha de radicación del documento.

12. PRESCRIPCIÓN: Terminación de la vigencia legal de un documento. Generalmente se toma un tiempo de acción a partir de la fecha de radicación.

13. LEGAJO: Perforación que se le hace a un documento con el fin de incorporarlo a una unidad documental mediante el uso de ganchos legajadores. Esto hace que los documentos no se salgan al manipular la unidad documental.

14. PRECLUSIÓN: Es la pérdida o extinción de una facultad o potestad procesal. El fundamento de la preclusión se encuentra en el orden consecutivo del proceso, es decir, en la especial disposición en que se han de desarrollar los actos procesales.

15. ROTULAR: Es la marcación que permite identificar una unidad de conservación, (cajas, carpeta) esta debe contener los datos mínimos que faciliten la posterior recuperación cuando se realiza una consulta.

16. ORDENACION: Es la actividad que hace referencia a ubicar de manera consecutiva de acuerdo al criterio de clasificación los documentos. Esta se puede hacer cronológica, numérica, alfanumérica. Una correcta Ordenación facilita la posterior consulta al tener un orden lógico.

17. TRASFERENCIA: Remisión de los documentos de un sitio a otro, de conformidad a las tablas de retención. Se encuentran dos tipos: 1. Transferencias Primarias: Remisión del archivo de gestión al archivo central de la misma entidad. 2. Transferencias Secundarias: Remisión del archivo central de una entidad al archivo histórico de una ciudad, distrito, departamento o nación.

18. EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados organiza y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

19. FLUJOGRAMA: Es la representación grafica de un proceso, estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos

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