VOCABULARIO ARCHIVISTICO

1. ADMINISTRACION DOCUMENTAL: Operaciones administrativas y Técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución.

2. FLUJO: Etapas sucesivas por la que atraviesan los documentos desde su producción o recepción y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

3. CONSERVACIÓN: Estrategias dirigidas a garantizar la integridad física y funcional de los documentos, objetivos relacionados con aspectos de orden administrativo, infraestructura y particularidades de la documentación, donde el fin es garantizar la conservación de los documentos.

4. DOCUMENTO: Información registrada cualquiera sea su formato o medio utilizado.

5. FOLIO: Hoja de Libro de cuaderno o de expediente al que corresponden dos paginas.

6. FOLIACION: Actividad de colocar el numero consecutivo a las hojas de un documento.

7. TABLAS DE RETENCION: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales alas cuales se les asigna tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

8. TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple. Unidad mínima que reúne las características para ser considerada documento. Ejm, un acta, un oficio, un informe.

9. ARCHIVO DE EGSTION: Es la documentación que esta en tramite y que esta sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.

10. DOCUMENTO: Información registrada cualquiera sea su forma o medio utilizado.

11. RADICACION: Es el procedimiento por el cual las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío con el propósito de oficializar su tramite y poder cumplir con los términos de vencimiento que estipule la ley, estos cuentan a partir de la fecha de radicación del documento.

12. PRESCRIPCIÓN: Terminación de la vigencia legal de un documento. Generalmente se toma un tiempo de acción a partir de la fecha de radicación.

13. LEGAJO: Perforación que se le hace a un documento con el fin de incorporarlo a una unidad documental mediante el uso de ganchos legajadores. Esto hace que los documentos no se salgan al manipular la unidad documental.

14. PRECLUSIÓN: Es la pérdida o extinción de una facultad o potestad procesal. El fundamento de la preclusión se encuentra en el orden consecutivo del proceso, es decir, en la especial disposición en que se han de desarrollar los actos procesales.

15. ROTULAR: Es la marcación que permite identificar una unidad de conservación, (cajas, carpeta) esta debe contener los datos mínimos que faciliten la posterior

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