Vocabulario Archivistico

VOCABULARIO ARCHIVÌSTICO.

ADMINISTRACIÒN DOCUMENTAL:

Es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsqueda, facilitación y conservación.

CASILLEROS:

Muebles con varias divisiones, para tener clasificados papeles u otros documentos.

CLASIFICACIÒN:

Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o si se trata de un fondo particular con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.

CONSERVACIÒN:

Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

CRONOLÒGICO:

Tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho orden es la fecha o data.

DOCUMENTACIÒN:

Es la recolección, almacenamiento, clasificación, selección, difusión y actualización de todos los tipos de información.

DOCUMENTO:

Registro de la información recibida o producida por una entidad o persona en razón de sus funciones o de sus actividades que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico, cultural y técnico.

EPISTOLAR:

Carta o misiva que se escribe a una persona.

ESTRUCTURA FUNCIONAL:

Es la que determina la existencia de diversos supervisores cada cual especializado en diferentes áreas. Proporciona el máximo de especialización a los diversos órganos, lo cual permite que cada cargo se concentre exclusivamente en su trabajo o función. La especialización en todos los niveles, permite la mejor supervisión técnica posible, pues cada cargo responde ante “expertos” en su campo de especialización. Desarrolla la comunicación directa sin intermediarios, más rápida y con menos interferencias.

EXPEDIENTE:

Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

FACSÌMIL:

Reproducción fiel de un documento logrado a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.

FILATELIA:

Es la afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales. En los cuales en los sellos queda representada parte de la historia nacional o regional de los países mediante figuras de personajes ilustres, monumentos, pinturas, flora, fauna, historia postal, etc.

FLUJO:

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza. Clasificación de piezas en el interior de un fondo.

FLUJOGRAMA:

Es una representación grafica de la secuencia de actividades de un proceso. Además de la secuencia de actividades el flujograma muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso, las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas.

FOLIACIÒN:

Es la numeración de todas y cada una de las hojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.

FRANQUEADORA:

Las máquinas franqueadoras son dispositivos que estampan signos distintivos tales como sellos postales o cualquier forma autorizada por una marca establecida.

FRANQUICIA:

Es un derecho o privilegio otorgado a una persona o corporación, para ejercer ciertos derechos. Por analogía en comercio se aplica al privilegio otorgado a terceros por un producto en un área determinada.

GESTION DE DOCUMENTOS:

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

MINUTA:

Escrito preparatorio similar al borrador, Borrador: Pre-redacción del documento, de donde se cogen los datos imprescindibles para la posterior confección definitiva del documento.

ORIGINAL:

Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

RADICACIÒN:

Es la encargada de integrar los documentos entrantes y salientes, para garantizar un adecuado manejo en términos de acuerdo al servicio, control de vencimiento de términos, conocimiento inmediato de los interesados, búsqueda, ubicación y control de la distribución y entrega.

REGISTRAR:

Es cuando se controla el ingreso de un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

PRESCRIPCIÒN:

Es una institución jurídica de regulación legal, en virtud de la cual, se adquieren o se extinguen derechos por haberse agotado un termino de tiempo fijado por la ley.

PRECLUSIÒN:

Es el principio procesal donde un acto carece de validez cuando se realiza fuera del plazo o momento procesal que marca la ley.

PLAZO PRECAUCIONAL:

Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el archivo de concentración.

ARCHIVO:

Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

ARCHIVO DE GESTION:

Es la que comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO HISTORICO:

Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.

ARCHIVO INTERMEDIO:

Es aquel que nace a raíz de la división en etapas o edades de los documentos y contiene los que corresponden a la segunda etapa o edad. Son erróneamente denominados Centrales y siguen siendo archivos administrativos, no son de consulta frecuente. Evalúa los documentos, planifica y efectúa la selección documental. Emite pautas de normalización en los archivos que de él depende. Reúne la información de los documentos de las dos primeras edades y la pone a disposición de todo el sistema de archivos. Lo esencial del archivo intermedio es que exista un equipo de profesionales, aunque carezca de grandes salas de depósitos, los documentos deben expurgarse y descartarse en los archivos centrales y sectoriales, con la única condición de que el archivo Intermedio sea quien establezca las reglas de estas operaciones.

LEGAJO:

Es el conjunto de documentos que forman una unidad documental, conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

PERFORAR:

Procedimiento empleado para facilitar la separación de los sellos de una hoja o tira, consistente en una sucesión de orificios o incisiones. Medio de separación de las estampillas mediante la práctica de pequeños orificios en la hoja de papel que los contiene, por medios mecánicos.

ROTULAR:

Es el letrero o inscripción con que se indica o da a conocer el contenido, objeto o destino de algo, o la dirección a que se envía.

MARBETE:

Letrero central que sirve para identificar lo que contiene cada gaveta.

USUARIO:

Es aquella persona que asimila, transforma, transfiere y genera algún tipo de información. Es un elemento fundamental en todo sistema de información y debe verse como un agente que desarrolla un papel protagónico en el accionar global de la unidad de información. Estos se pueden clasificar como internos los cuales son el personal de las diversas áreas de la organización y los externos, son los tradicionales usuarios de los archivos.

ORDENACIÒN:

Actividad que se desarrolla dentro del proceso de organización y consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series documentales, puede ser cronológica, alfabética o numérica.

EXPURGO:

Consiste en retirar de los expedientes los documentos sin firma, contra-recibos, copias de nóminas, vales de mercancía, contraseñas de los usuarios, solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros de correspondencia y de llamadas telefónicas, tarjetas de presentación y cartas de recomendación, acuses de recibo, resguardos, listas de asistencia, invitaciones, felicitaciones personales, tarjetas informativas y de recordatorio, información de acontecimientos luctuosos o cívicos, tarjetas navideñas, hojas y tarjetas en blanco, formatos y papel que no contengan alguna inscripción. Retirar, además, las grapas, clips, broches, ligas, carpetas de plástico, y todos aquellos elementos que pueden ser perjudiciales para la conservación del papel. Esta tarea se lleva a cabo después de la selección, en el momento en que la documentación es transferida al archivo histórico.

TRASFERENCIA:

Procedimiento archivístico a través del cual y conforme al ciclo

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