VOCABULARIO ARCHIVISTICO

NOMBRES: YORLADY VALLEJO QUINTERO

FECHA: Noviembre 13 de 2012

ACTIVIDAD: 2

TEMA: VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO

a- Administración Documental: garantizar la disponibilidad de documentos nos hacía incurrir en altos costos de retención, almacenamiento, sin mencionar la logística y seguridad; hoy vemos los mismos documentos mas rápido, tenemos mas espacio en nuestra oficina y ayudamos a cuidar a nuestro planeta.

El mundo empresarial actual se enfrenta al desafío que implica manejar de manera eficiente y metódica inmensos volúmenes de información representados en papel y documentos impresos.

La solución Administración Documental brinda tecnologías avanzadas en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imágenes, archivándolos de forma digital y ofreciendo a los empleados autorizados la posibilidad de acceder on-line a contratos, estados de cuenta, reportes y facturas, de manera simple y segura.

b- Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

c- Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material acumulados, en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.

d- Archivo Público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de un Servidor Público por entidades privadas.

e- Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

f- Tabla de retención: Son instrumentos técnicos archivísticos conformados por un conjunto de series documentales a las cuales se les ha realizado el estudio de denominación, identificación y valoración, reseñando los tipos de valor, el tiempo de la custodia, el periodo de retención en años, y el basamento legal que influye sobre la disposición de las series y documentos reseñados en dicha tabla.

g- Documento: es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.

h- Foliación: acto de enumerar los folios (Hojas) solo por su cara recta, operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en enumerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental. La foliación de documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajado etc…) y controlar la calidad entendida esta ultima como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.

i- Radicación: procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas y la asignación de un numero único de radicación para su identificación dentro de l sistema.

j- Archivo Histórico: aquel conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.

k- Legajo: conjunto de hojas o documentos.

l- Perforar: sistema apara archivar documentos.

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