VOCABULARIO ARCHIVISTICO

NOMBRES: YORLADY VALLEJO QUINTERO

FECHA: Noviembre 13 de 2012

ACTIVIDAD: 2

TEMA: VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO

a- Administración Documental: garantizar la disponibilidad de documentos nos hacía incurrir en altos costos de retención, almacenamiento, sin mencionar la logística y seguridad; hoy vemos los mismos documentos mas rápido, tenemos mas espacio en nuestra oficina y ayudamos a cuidar a nuestro planeta.

El mundo empresarial actual se enfrenta al desafío que implica manejar de manera eficiente y metódica inmensos volúmenes de información representados en papel y documentos impresos.

La solución Administración Documental brinda tecnologías avanzadas en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imágenes, archivándolos de forma digital y ofreciendo a los empleados autorizados la posibilidad de acceder on-line a contratos, estados de cuenta, reportes y facturas, de manera simple y segura.

b- Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

c- Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material acumulados, en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.

d- Archivo Público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de un Servidor Público por entidades privadas.

e- Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

f- Tabla de retención: Son instrumentos técnicos archivísticos conformados por un conjunto de series documentales a las cuales se les ha realizado el estudio de denominación, identificación y valoración, reseñando los tipos de valor, el tiempo de la custodia, el periodo de retención en años, y el basamento legal que influye sobre la disposición de las series y documentos reseñados en dicha tabla.

g- Documento: es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.

h- Foliación: acto de enumerar los folios (Hojas) solo por su cara recta, operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste

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