ADMINISTRACIÓN I

CONTROL

CONCEPTO

El control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los individuos y, más que histórico, su carácter es pronostico, ya que sirve para, medir la temperatura presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa, siendo su principal propósito, prever y corregir errores, y no simplemente registrarlos.

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la organización, si no existe un mecanismo que se cerciore o informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

A fin de poder emitir una definición formal de este concepto, se revisaran unas de las definiciones mas aceptadas:

Burt K. Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

George R. Terry. El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Henrry Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos o impedir que se produzcan nuevamente.

Elementos del concepto.

1. Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.

2. Medición. Para controlar es impredecible medir y cuantificar los resultados.

3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

4. Establecer medidas correctivas. El objeto de control es prever y corregir errores.

Con base en estos elementos, se puede definir al control como:

La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

IMPORTANCIA

El control es de vital importancia dado que:

1. Establece medidas para corregir las actividades, se alcance los planes exitosamente.

2. Se aplica a todo: a las cosas a las personas, y a los actos.

3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

4. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas

5. Proporciona información acerca de las situaciones de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecutivamente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

EQUILIBRIO

A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, a delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

DE LOS OBJETIVOS

Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se fundamente en los objetivos.

DE LA OPORTUNIDAD

El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

DE LAS DESVIACIONES

Todas las variaciones o desviaciones que se presentan en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

COSTEABILIDAD

El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que esté presente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales de este reporte.

DE EXCEPCIÓN

El control debe aplicarse, preferentemente a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando a adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control.

DE LA FUNCION CONTROLADORA

La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, y a que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

ETAPAS DE CONTROL

Control

Establecimiento de estándares

Medición de resultados

retroalimentación

corrección

ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

Ralph C. Davis dice que los estándares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, preferentemente, deben abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados:

1. Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios obtenidos por la empresa, que resultados de la comparación o relación entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones.

2. Posición en el mercado. Estándares utilizados para determinar la aceptación de algún producto en el mercado, y la efectividad las técnicas mercadológicas.

3. Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no solo para el área de producción, sino para todas las áreas de la empresa. Se determina con base en medidas, tales como horas-maquina, horas-hombre.

4. Calidad del producto. Este estándar se establece para determinar la primacía en cuanto a la calidad del producto, en relación con la competencia.

5. Desarrollo de personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia, y su efectividad.

6. Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que deben existir para que el trabajo se desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los límites de productividad del personal de la empresa.

TIPOS DE ESTANDARES

Estadísticos.

En cuanto al método Por apreciación.

Técnicamente elaborados.

Físico. Unidades de producción, unidades rechazadas, etc.

De costo. Costo de operación, costos directos e indirectos por unidad, etc.

ESTÁNDARES Cuantitativos De capital. Rendimiento de inversión, utilización de activos, razones financieras.

De ingreso. Importe de ventas, ingresos promedio por cliente.

De programas. De investigación de mercados.

Evaluación de la actuación.

Cualitativos Curvas de comportamiento.

Perfiles.

MEDICION DE RESULTADOS

Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben de ser definidas de acuerdo con los estándares.

Para llevar a cabo esta función, esta función se vale primordialmente de los sistemas de información; por tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), valida (que mida realmente el fenómeno que intenta medir), con unidades de medida apropiadas y fluida (que se analice por los adecuados canales de comunicación.

CORRECIÓN

La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los entandares. El tomar acción correctiva en función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa.

RETROALIMENTACION

Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al corre r del tiempo.

De la calidad de la información, dependerá el grado

...